Gut organisiert

Aufgaben anlegen

Das Anlagen von Aufgaben erfolgt ebenfalls über einen ausführlichen Dialog, der schon andeutet, welche Stärken Task Coach besitzt (Abbildung 2). Über die einzelnen Buttons passen Sie die Eigenschaften der Aufgabe an. Zu Anfang nutzen Sie voraussichtlich am ehesten die Schalter Beschreibung und Termine, über die Sie die Basiseigenschaften der jeweiligen Aufgabe definieren.

Abbildung 2: Über die Buttons rufen Sie verschiedene Eigenschaften der Aufgaben ab. Bei Bedarf bearbeiten Sie in diesem Dialog mehrere Aufgaben parallel.

Um später die angelegten Aufgaben in der Ansicht Aufgaben nach Kategorien zu filtern, müssen Sie die entsprechenden Rubriken mithilfe des Schalters Kategorien ankreuzen. Gerät im Laufe der Zeit die Kategorienliste zu umfangreich und damit unübersichtlich, filtern Sie die Einträge über das Suchfeld.

Über die Buttons Budget und Aufwand stehen Funktionen zum Verwalten von Stundensätzen und Festhonoraren bereit (Abbildung 2). Unter dem Begriff Budget fassen Sie die beiden Ressourcen Zeit und Geld zusammen. Dort ordnen Sie einer Aufgabe ein bestimmtes Zeitkonto zu. Mit dessen Hilfe halten Sie fest, wie lange Sie wahrscheinlich für eine Aufgabe brauchen. Ob Sie das Zeitbudget tatsächlich einhalten, messen Sie mit der Stoppuhr-Funktion.

Alternativ starten Sie die Zeitmessung über den entsprechenden Schalter in der Button-Leiste: Klicken Sie hier auf den Button Stoppuhr starten, erscheint direkt darunter eine Liste mit allen Aufgaben, aus denen Sie eine auswählen. Dass das Programm gerade eine Dauer misst, signalisiert ein Stoppuhr-Symbol vor der jeweiligen Aufgabe.

Abbildung 3: Über den Stoppuhr-Schalter starten Sie die Zeitmessung. Ein passendes Symbol kennzeichnet die derzeit von Ihnen bearbeitete Aufgabe.

Beenden Sie die Arbeit an einer Aufgabe, zeigt Ihnen deren Eigenschaftsdialog die aufgewendete Zeit und die verfügbare Restzeit an. Falls Sie hier allerdings das Zeitbudget erhöhen, aktualisiert die Software die Restzeit nicht automatisch: Sie müssen erst den Dialog einmal schließen und dann erneut öffnen, um die korrekten Daten zu sehen. Haben Sie einen Stundensatz vereinbart, errechnet Task Coach anhand der aufgewendeten Zeit die bislang entstandenen Kosten.

Zwar erfordert es einige Disziplin, die Stoppuhr-Funktion konsequent zu nutzen, doch erhalten Sie schon nach kurzer Zeit unter Aufwand die erste Belohnung dafür: Hier fasst das Programm alle gemessenen Zeiten zusammen (Abbildung 4). Haben Sie einmal versäumt, eine Zeit zu stoppen, tragen Sie diese hier manuell nach. Zur besseren Übersicht fassen Sie über das Ausklappmenü die Aufwände nach Tag, Woche und Monat zusammen, etwa um zu sehen, wie lange Sie pro Tag an einer Aufgabe gearbeitet haben.

Abbildung 4: Mithilfe des Schalters Aufwand verschaffen Sie sich einen Überblick über Zeitaufwand und entstandene Kosten.

Haben Sie erstmal einige Aufgaben angelegt und den entsprechenden Kategorien zugeordnet, können Sie diese bei Bedarf über die Kategorienansicht filtern, um eine bessere Übersicht über die anstehenden Vorgänge zu erhalten. Stellen Sie dabei fest, dass Sie eine Aufgabe falsch zugeordnet haben, ändern Sie dies über die Aufgabeneigenschaften, die Sie per Doppelklick aufrufen. Um mehrere Aufgaben auszuwählen, halten Sie beim Markieren [Strg] beziehungsweise [Umschalt] gedrückt, dann öffnen Sie die Eigenschaften über das Kontextmenü. Task Coach verfrachtet nun alle markierten Aufgaben in separate Reiter.

Zusammenarbeit

Obwohl Task Coach nicht zu einer PIM-Suite gehört, brauchen Sie nicht ganz auf ein Zusammenspiel mit Mailclients verzichten: Task Coach erlaubt, mittels Drag & Drop Nachrichten aus Thunderbird durch Hineinziehen in die Aufgabenansicht als Aufgaben zu übernehmen. Die Aufgabe erhält dabei automatisch den Mail-Betreff als Namen und den Mail-Inhalt als Beschreibung.

Anders herum versenden Sie Aufgaben per Mail direkt aus der Applikation. Allerdings verschickt die Software nur die Beschreibung der jeweiligen Aufgabe im Mail-Text. Weitere Informationen wie der Beginn bleiben dem Empfänger vorenthalten.

Dennoch verkommt Task Coach nicht zum einsamen Außenseiter: Über SyncML [3] gleichen Sie die Aufgaben zum Beispiel mit Evolution oder Pocket-PCs ab. Eine Anleitung dazu findet sich in der Online-Hilfe. Jedoch gehen aufgrund des Übertragungsformats einige Informationen verloren. So verschwinden zum Beispiel Informationen über die Verschachtelungen von Aufgaben, so dass Sie in der Zielanwendung nur noch eine Aufgabenliste und keinen Aufgabenbaum mehr sehen.