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Gut organisiert

Aufgaben effizient verwalten mit Task Coach

11.01.2010
Gelbe Klebezettel sind von gestern – Aufgaben verwalten Sie am besten digital. Statt einer umfangreichen PIM-Suite genügt dazu auch der effiziente Task Coach.

Es gibt viele Möglichkeiten, anstehende oder sich wiederholende Aufgaben zu dokumentieren und zu planen. Trotz aller moderner Technik gehören gelbe Klebezettel an vielen Schreibtischen immer noch zum Alltag und sorgen irgendwann für das organisierte Chaos. So gut wie jeder Personal Information Manager (PIM) – so auch Kontact oder Evolution – bietet eine digitale Alternative in Form einer Aufgabenverwaltung, die sich sauber in das Look & Feel des Programms integriert.

Allerdings handelt es sich bei PIMs um umfangreiche Anwendungen, deren Funktionen häufig nur zu geringen Teilen zum Einsatz kommen. Als Alternative bieten sich schlankere Programme an, die für einen bestimmten Zweck konzipiert sind – beispielsweise Thunderbird für E-Mails anstatt Evolution, der zusätzlich noch einen Kalender und eine Aufgabenliste mitbringt.

In diese Kerbe schlägt auch Task Coach. Allerdings enthält das Programm einige weitere Funktionen, die Sie vielleicht von einer einfachen Aufgabenverwaltung nicht erwarten würden – zum Beispiel Funktionen zum Verwalten von Budgets. Damit steht Task Coach zwischen den Aufgabenverwaltungen in PIM-Anwendungen und umfangreichen Projektplanungstools wie zum Beispiel Planner [1]. Darüber hinaus lässt sich mit entsprechenden Funktionen ermitteln, wie viel eine Aufgabe gekostet hat.

Installation

Fertige Pakete für Task Coach laden Sie direkt von der Projekt-Webseite [2] herunter. Dort finden Sie passende Varianten für alle gängigen Distributionen. Liegt das jeweilige Paket erstmal auf der lokalen Festplatte, installieren Sie es bequem über den Paketmanager Ihrer Distribution der Wahl, der gegebenenfalls noch erforderliche Pakete nachzieht. Hartgesottene oder Anwender von Nischendistributionen holen die Quellen und kompilieren die Software einfach selbst.

TIPP

Task Coach steht nicht nur für Linux bereit, sondern gibt sich plattformunabhängig: Auf den Downloadseiten des Projekts finden sich Versionen für die Betriebssysteme Windows und Mac OS X sowie Varianten für das iPhone und den iPod Touch.

Der erster Start

Nach dem ersten Start präsentierte sich Task Coach zunächst in englischer Sprache, obwohl die Systemsprache im Test auf Deutsch voreingestellt war. Sie ändern die Lokalisierung der Software unter Edit | Preferences | Language. Das erfordert allerdings einen Neustart.

Die Anwendungsoberfläche gliedert sich übersichtlich in drei Bereiche: Die Menü- und Schalterleiste erlaubt den Zugriff auf Programmfunktionen, die Ansicht Kategorien zum Auswählen und Verwalten von Kategorien sowie die Ansicht Aufgaben für das Verwalten der anstehenden Tätigkeiten (Abbildung 1).

Abbildung 1: Aufgaben kennzeichnet Task Coach dem Status entsprechend farbig: Grün bedeutet abgeschlossen, Rot markiert überfällige Termine.

Für die ersten Schritte empfiehlt es sich, zunächst einige Kategorien anzulegen. Beginnen Sie gleich mit dem Anlegen von Aufgaben, steht Ihnen später noch eine lästige Arbeit ins Haus: Das Nachpflegen fehlender Kategorien gestaltet sich relativ mühsam. Bereits vorhandene Kategorien dagegen wählen Sie beim Anlegen einer Aufgabe direkt aus.

Zum Anlegen einer Kategorie verwenden Sie in der gleichnamigen Ansicht das entsprechende Symbol. Alternativ nutzen Sie den Menü-Eintrag Kategorie | Neue Kategorie.... Beide Wege führen zu einem Dialog, in dem Sie Name, Beschreibung, Notizen und Anhänge für die Aufgabe eintragen beziehungsweise hinzufügen.

Eine Besonderheit von Task Coach liegt in der Tatsache, dass sich sowohl Kategorien als auch Aufgaben hierarchisch verwalten lassen. So dürfen Sie zum Beispiel einer Kategorie beliebig viele Unterkategorien hinzufügen, um eine bessere Strukturierung zu erzielen. In ähnlicher Manier fassen Sie auf diese Weise voneinander abhängige Aufgaben übersichtlich zusammen.

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