Schritt für Schritt

Ressourcenplanung

Zur Planung eines Projekts gehört auch, Ressourcen festzulegen, die zur Verfügung stehen. Projektprogramme ermöglichen das Verwalten von Ressourcen über entsprechende Ansichten (Abbildung 3). Bei der Ressource kann es sich um die Arbeitskraft eines Mitarbeiters handeln oder um Material, das für das Projekt benötigt wird. Sie ordnen die Ressourcen mithilfe entsprechender Funktionen den einzelnen Vorgängen zu, wobei Sammelvorgängen keine Ressourcen erhalten, da diese ansonsten doppelt vergeben würden. Die an einem Sammelvorgang beteiligten Ressourcen teilen Sie stets direkt den untergeordneten Vorgängen zu.

Abbildung 3: Über die gleichnamige Ansicht bearbeiten Sie Ressourcen. Wie bei Vorgängen erreichen Sie über einen Dialog detaillierte Einstellungen.

Natürlich können Sie einem Vorgang auch mehrere Ressourcen zuordnen (Abbildung 4). Dies hat oft zur Folge, dass der Vorgang schneller abgeschlossen werden kann, sofern er die Eigenschaft Feste Arbeit besitzt: Ein Monteur wechselt vier Autoreifen in einer Stunde, vier Monteure brauchen dazu nur 15 Minuten – sofern ausreichend Materialressourcen zur Verfügung stehen.

Abbildung 4: Der Vorgang mit der Nummer 1.4 besitzt mehrere Ressourcen. Er hat trotzdem eine feste Dauer von 4 Stunden, lässt sich also nicht schneller abarbeiten. Das Wäre auch nicht sinnvoll: Es handelt sich um eine Besprechung.

Die benötigte Arbeit unterscheidet sich also von der Dauer, in der sich ein Vorgang abschließen lässt. Beide Größen misst man aber in Zeitstunden. Die meisten Projektprogramme bieten im Eigenschaftsdialog eines Vorgangs Optionen, um zu bestimmen, ob ein Vorgang eine feste Dauer oder eine feste Arbeit erfordert – voreingestellt ist meist letzteres.

Steht für ein Projekt ein begrenztes Budget zur Verfügung, ist eine Kostenplanung unabdingbar. Daher lassen sich in Projektprogrammen die Ressourcenkosten eintragen – im einfachsten Fall der Stundensatz für einen Mitarbeiter. In ausführlicheren Programmen können Sie darüber hinaus auch zusätzliche Kosten für Überstunden eintragen. Über die Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen lässt sich daher unter Berücksichtigung der Dauer und der Arbeit berechnen, wie viel ein Vorgang kostet.

Zur Berechnung der Arbeit, die eine Arbeitskraft leisten kann, gilt es noch zu wissen, wann und wie lange sie arbeiten und welchen Anteil ihrer Arbeitszeit sie mit Projektaufgaben verbringen kann. Bei vielen Projektmanagementprogrammen können Sie einen entsprechendem Prozentwert in den entsprechenden Ressourceneigenschaften eintragen.

Mit Hilfe von Kalendereditoren legen Sie Arbeitszeitpläne fest, über die die Anwendung berechnet, mit welchem Einsatz sich eine Arbeitskraft an einem Vorgang beteiligt. Dazu legen Sie die Arbeitstage und -zeiten fest (Abbildung 5). Oft lässt sich jeder Arbeitskraft ein eigener Kalender zuweisen, wobei die meisten Anwendungen in der Vorgabe von einer 40-Stunden-Woche ausgehen.

Abbildung 5: Die Kalenderfunktion in Planner: Mithilfe dieser Funktion und der Zuweisung von Arbeitskalendern zu Ressourcen lassen sich die genauen Kosten eines Vorgangs sowie des gesamten Projekts bestimmen.

Als Standard-Visualisierung für den Projektverlauf hat sich das so genannte Gantt-Diagramm durchgesetzt (Abbildung 6). Es stellt Vorgänge und Meilensteine samt deren Start- und Endzeitpunkten als Zeitbalken dar. Pfeile kennzeichnen Abhängigkeiten sowie Vorgänger und Nachfolger. Meilensteinen erscheinen als schwarzes Symbol. Je nachdem den Darstellungsmöglichkeiten des jeweiligen Projektprogramms erkennt man auch die zugeordneten Ressourcen und den Bearbeitungsstand von Vorgängen.

Abbildung 6: Meilensteine erscheinen in diesem Gantt-Diagramm als kleine Kästchen. Das hier abgebildete Projekt enthält als Sammelvorgang alle anderen Vorgänge.

Aus dem Gantt-Diagramm ersehen Sie leicht Abweichungen und den Status des Projekts. Darüber hinaus lässt sich der Gesamtplan über diese Art der Visualisierung leichter überprüfen: Die Zusammenhänge zwischen den Vorgängen springen anders als in einer Tabelle sofort ins Auge. Zudem stellt ein Gantt-Diagramm – sofern diese Funktion in der Anwendung zur Verfügung steht – den "kritischen Pfad" dar. Dabei handelt es sich um die Folge aller Vorgänge, bei denen zeitliche Änderungen den Termin der Projektfertigstellung direkt beeinflussen. Verzögert sich ein Vorgang, der einen Teil des kritischen Pfads bildet, so verschiebt sich auch der Termin der Projektfertigstellung nach hinten. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad bestimmen also die Projektdauer, und Sie müssen sie genau im Auge behalten.

Gerade bei diesen Vorgängen auf dem kritischen Pfad ist es wichtig, Puffermöglichkeiten einzuplanen. Planen Sie also, sofern möglich, einen Vorgang etwas länger ein, als er vermutlich tatsächlich dauern wird. Bei einem Puffer kann es sich nicht nur um Zeit, sondern auch um eine Ressource handeln: etwa eine zusätzliche Arbeitskraft. Das klappt aber natürlich nur, wenn der zu unterstützende Vorgang keine feste Dauer hat und außerdem das Budget mitspielt.

Fazit

Auf Basis des hier beschriebenen Grundwortschatzes eines Projektmanagers lassen sich Projektmanagement-Tools effektiv bedienen. Allerdings sollen Sie das hier vermittelte Grundwissen auf jeden Fall vertiefen und sich mit Techniken zur Projektplanung auseinandersetzen [1]. Der schwierigste Teil der Planung ist der Anfang: Ziele festlegen und Vorgänge definieren. Steht der Projektplan erst einmal, kommt der zweite schwierige Teil in Form der Nachverfolgung des Projektverlaufs.