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Projektmanagement für Einsteiger

Schritt für Schritt

Projekte wollen gut organisiert sein. Wie man optimal mit Projektmanagement-Tools arbeitet und was man dabei beachten muss, lesen Sie hier.

Projekte zu planen, erweist sich oft als undankbare Aufgabe: Meist ist die Zeit für die Realisierung knapp und das Budget stark begrenzt. Mithilfe des Projektmanagements will man trotzdem ein qualitativ zufriedenstellendes Ergebnis. Unter Linux gibt es mittlerweile zahlreiche Programme, die es dem Nutzer leicht machen wollen, Projekte zu organisieren, wie etwa Planner aus der Gnome-Ecke oder das "etwas andere" Taskjuggler. Für das effektive Nutzung dieser Programme braucht man jedoch ein wenig Hintergrundwissen.

Aller Anfang ist schwer

Mit einem Projekt will man immer ein oder mehrere Ziele erreichen, und zwar innerhalb eines zeitlich abgegrenzten Rahmens. Außerdem steht für ein Projekt meist nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, was es zu berücksichtigen gilt.

Um mit der Planung zu beginnen, müssen Sie an erster Stelle die Ziele und den Zeitrahmen festlegen, die das Projekt ausmachen. Gerade letzterer ist ausschlaggebend für die Art und Weise der Planung. Als Planer hangeln Sie sich während der Arbeit immer am Zeitfaden entlang, wobei Sie einzelne Arbeitsschritte organisieren und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen.

Haben Sie die Projektziele einmal definiert, sammeln Sie die erforderlichen Arbeitspakete, die für deren Erreichen erforderlich sind. Diese Arbeitspakete nennt man Vorgänge oder auch Teilaufgaben. Vorgänge starten und enden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Darüber hinaus stehen sie innerhalb eines Projektplans in einer festgelegten Beziehung und Reihenfolge, je nachdem, wann sie erledigt werden müssen.

Abbildung 1 zeigt Vorgänge, die bereits mit dem Programm Planner zueinander in Beziehung gebracht wurden. Ein Vorgang erhält vom Programm eine Vorgangsnummer. Die Spalte Vorgänger enthält gegebenenfalls die Nummer eines Arbeitspakets, das vorher abgeschlossen sein muss. Über einen entsprechenden Dialog (Abbildung 2) passen Sie weitere Eigenschaften des jeweiligen Vorgangs an. Je nach Anwendung erfolgt die Vorgängerzuweisung auch ausschließlich über die Vorgangseigenschaften.

Abbildung 1: Eine Vorgangstabelle in Planner – jeder Vorgang hat eine Nummer. Ein Sammelvorgang gruppiert mehrere Vorgänge.
Abbildung 2: Über den Dialog Vorgangseigenschaften bearbeiten Sie in Planner die Details von Vorgängen. Zur Zuweisung von Ressourcen und Vorgängern gibt es eigene Spalten.

Projektphasen als Sammelvorgänge

Oft fasst ein Sammelvorgang zusammengehörige Arbeitsschritte zusammen. In Abbildung 1 erscheint der Sammelvorgang fett, die untergeordneten Teilvorgänge eingerückt. So lassen sich einzelne Phasen des Projekts visualisieren und der gesamte Projektplan strukturieren, um einen besseren Überblick zu erhalten. Darüber hinaus erlaubt die Strukturierung, den Projektverlauf besser zu kontrollieren. Allerdings gibt es anschaulichere Möglichkeiten, ein Projekt zu visualisieren – dazu später mehr.

Eine weitere wichtige Eigenschaft von Vorgängen stellt deren Dauer dar. Mithilfe der Dauer und der Kenntnis der Beziehung der Vorgänge zueinander bestimmt ein Projektplanungsprogramm den Start- und Endtermin von Vorgängen. Beim Arbeiten mit solchen Anwendungen sollte man daher darauf verzichten, die Vorgangstermine selbst zu manipulieren – es sei denn, man möchte das explizit, etwa beim projektabschließenden Vorgang. Ansonsten lassen sich die genauen Start- und Endtermine der Vorgangstabelle des Projektmanagementtools entnehmen.

Zur besseren Darstellung der Dauer und Kosten eines Projektes empfiehlt es sich, das Gesamtprojekt selbst als ersten Vorgang einzutragen. So können Sie beispielsweise in der Vorgangstabelle Kosten und Dauer sowie den Start- und Endtermin direkt ablesen.

Der interne Rechenvorgang beim der Kalkulieren von Start- und Endterminen hängt davon ab, ob man vorwärts oder rückwärts plant. Bei der Vorwärtsplanung geht das Programm vom ersten Vorgang aus und berechnet abhängig von dessen Startdatum und Dauer den Starttermin für den nächsten Vorgang. Bei der häufiger eingesetzten Rückwärtsplanung rechnet es vom Endtermin des Projekts ausgehend rückwärts, bis es einen Starttermin erreicht.

Darüber hinaus hat auch der Typ der Beziehung zwischen zwei Vorgängen Einfluss auf die Berechnung von Start- und Endterminen. Projektprogramme unterscheiden zwischen den folgenden Beziehungstypen, deren Bezeichnungen innerhalb der verbreiteten Projektprogramme voneinander abweichen, aber immer dasselbe bedeuten:

  • Ende-Anfang-Beziehung (EA): Der erste Vorgang muss abgeschlossen sein, bevor der zweite beginnen kann. Diese Beziehung ist mit Abstand die häufigste.
  • Ende-Ende-Beziehung (EE): Beide Vorgänge müssen zum gleichen Zeitpunkt enden und starten daher bei unterschiedlicher Dauer an unterschiedlichen Zeitpunkten. Die Vorgänge verlaufen daher teilweise parallel zueinander.
  • Anfang-Anfang-Beziehung (AA): Beide Vorgänge müssen zum gleichen Zeitpunkt beginnen und enden daher bei unterschiedlicher Dauer an unterschiedlichen Zeitpunkten. Auch diese Vorgänge verlaufen mindestens teilweise parallel.
  • Anfang-Ende-Beziehung (AE): Ein Vorgang kann erst abgeschlossen werden, sobald ein anderer angefangen hat.

Besondere Vorgänge mit der Dauer Null nennt man Meilensteine. Hier handelt es sich um Zwischenstationen im Projektverlauf, an denen Sie bestimmen, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet. Erreicht der Projektverlauf einen Meilenstein, lässt sich beim entsprechenden Vorgang im Projektplan ablesen, ob man sich noch im Zeitplan befindet. Wichtig dabei: Benennen Sie den Meilenstein entsprechend aussagekräftig, etwa Analysephase abgeschlossen. Sie tragen einen Meilenstein in der Projekttabelle genauso ein wie einen gewöhnlichen Vorgang. Als Dauer geben Sie stets Null an, zudem müssen Sie den Vorgang meist zusätzlich als Meilenstein markieren.

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