Umgepackt

Um es gleich vorweg zu nehmen: Auch mit den besten Tools bleibt PDF ein Format, das sich primär zur Darstellung und nur bedingt zum Bearbeiten eignet. Wer also hofft, mithilfe einer kleinen Extension das Dokument im Original mit allen Vorlagen, Absätzen, Grafiken und Tabellen bearbeiten zu können, erlebt eine Enttäuschung. Das stellt allerdings keine Limitierung von OpenOffice dar, sondern liegt im PDF-Format selbst begründet. Wer Dokumente in bearbeitungsfähiger Form verschicken will, der ist mit dem Open-Document-Format ODF – also dem nativen OpenOffice-Dateiformat – am besten beraten.

Dennoch bietet der PDF-Import eine gute Möglichkeit, um die Inhalte aus PDF-Dokumenten in OpenOffice zu öffnen und – mit gewissen Beschränkungen – wieder zu bearbeiten. Die Extension erweitert die freie Office-Suite um die Funktion, PDF-Dateien genauso einfach zu laden wie jedes andere Format.

Die Installation

Der PDF-Import [1] erschien zwar zeitgleich mit OpenOffice 3.0, zählt aber nicht zur Standardinstallation. Sie laden die entsprechende Erweiterung über das so genannte Extension-Repository ([2], siehe Kasten "Das Extension-Repository") herunter (Abbildung 1). An der Versionsnummer hängt ein "Beta": ein Hinweis darauf, dass sich das Plugin noch in der Entwicklung befindet und Fehler enthalten kann.

Abbildung 1: Die Erweiterung für den PDF-Import laden Sie mit wenigen Mausklicks herunter.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Get it! bei der gewünschten Plattform und der anschließenden Wahl von Öffnen im Browser startet OpenOffice.org und bietet die Installation der Extension an (Abbildung 2). Alternativ laden Sie die Datei auch getrennt herunter und installieren Sie dann mittels Doppelklick. Nach dem Bestätigen des Lizenzvertrags listet der Extension-Manager die neue Funktion fein säuberlich auf.

Abbildung 2: Nach der Installation …

Abbildung 3: … steht die PDF-Import-Extension direkt zur Verfügung.

Funktionsweise und Limitierungen

Nach der Installation der Extension sieht OpenOffice zunächst genauso aus wie gewohnt, lediglich der Extension-Manager listet den Import auf. Es gibt keine neuen Menüeinträge und keine zusätzlichen Symbolleisten. Die braucht es aber auch gar nicht, denn die PDF-Dateien laden Sie ab sofort ganz normal über den Befehl Datei | Öffnen... (Abbildung 5). Nach kurzer Wartezeit öffnet sich das Dokument – zur Überraschung in Draw, dem Zeichenmodul von OpenOffice. Warum das? Auf den ersten Blick mag es vielleicht merkwürdig anmuten, doch beschäftigt man sich näher mit den Eigenschaften einer PDF-Datei, wird der Grund schnell klar: Anhand des PDFs lässt sich nicht unterscheiden, ob es sich beim Inhalt um Text, Präsentation oder Tabelle handelt, denn die einzelnen Datei-Elemente liegen in einer eigenen Seitenbeschreibungssprache vor.

Abbildung 5: Mit installiertem PDF-Import lassen sich nun auch PDF-Dokumente öffnen.

Bei einem einfachen Dokument wie in Abbildung 6 und Abbildung 7, das nur aus Fließtext mit Standardschriftarten besteht, gelingt der Import in der Regel problemlos. Doch schon beim Bearbeiten des Dokumentes fällt eines auf: Der Textfluss bleibt nicht erhalten. Jede Zeile besteht aus einem Rahmen, der den jeweiligen Zeilentext enthält, aber nicht mit den anderen Rahmen respektive Zeilen verbunden ist. Daher können Sie nur zeilenweise editieren – das Formatieren kompletter Absätze oder das Ändern des Zeilenumbruchs verursacht größere Umstände. Das hängt mit der schon weiter oben erwähnten Seitenbeschreibungssprache innerhalb des PDFs zusammen.

Abbildung 6: Das PDF-Dokument im Adobe Reader…

Abbildung 7: …und nach dem Import in OpenOffice.org.

Ein ähnliches Problem tritt auch beim Import von Tabellen auf. Auch die lassen sich zwar zeilenweise editieren, aber größere Änderungen kann man nur über Umwege vornehmen, da die einzelnen Zeilen und Spalten nur noch als einfache Linien vorhanden und nicht mehr als zusammenhängende Tabelle zu bearbeiten sind.

Aufgrund der PDF-Limitierungen gehen auch weitere Informationen verloren, wie etwa die Dokumentstruktur und die Gliederung samt der benutzten Formatvorlagen. Zwar übernimmt OpenOffice die Formatierungen selbst korrekt, berücksichtigt sie notgedrungen aber nur als direkte Formatierung, da das PDF die Vorlagen und deren Abhängigkeiten voneinander nicht enthält. Daran ändert übrigens auch der Export als Tagged-PDF oder PDF/A-1 nichts. Bilder und Zeichnungen hingegen fließen korrekt ein. Dabei gruppiert OpenOffice Zeichnungselemente zwar nicht automatisch, was sich aber mit Draw-Bordmitteln problemlos korrigieren lässt.

Das PDF-Format unterstützt verschiedene Seitenausrichtungen – beispielsweise Hoch- gefolgt von Querformat. Dieses Feature berücksichtigt OO Draw derzeit noch nicht, sondern importiert alle Seiten in der Ausrichtung des ersten Blatts. Auch in nach PDF gewandelten OOo-Dokumenten enthaltene Makros lassen sich nicht wieder reimportieren: Zwar unterstützt das PDF-Format in neueren Versionen das Ausführen von Skripts im PDF-Reader, jedoch nicht für OOo-Basic und andere Office-Skriptsprachen.

Eine weitere Hürde stellen die Schriftarten dar. Zwar exportiert OpenOffice standardmäßig eine Untermenge der im Dokument enthaltenen Schriften in PDFs, und auch viele andere Programme bieten diese Möglichkeit. Allerdings eignet sich diese Art der Einbindung nur für die Anzeige auf fremden Systemen, nicht aber für die Weiterbearbeitung. Auch aus Lizenzgründen stellt die Weitergabe bearbeitbarer Schriften ein heikles Thema dar. OpenOffice wählt daher beim Import von PDF-Dokumenten mit Schriftarten, die auf dem lokalen System fehlen, eine Ersatzschriftart aus – die passt aber nicht in allen Fällen.

Schlussendlich machen auch geschützte und verschlüsselte PDF-Dokumente dem Importeur einen Strich durch die Rechnung. Egal, ob nur das Öffnen des Dokuments oder auch das Bearbeiten per Passwort gesichert sind: Der PDF-Import verweigert in einem solchen Fall die weitere Arbeit. Wer mit speziellen Tools im Nachhinein das Passwort entfernt, verlässt zumindest bei fremden PDFs eindeutig den Boden der Legalität.

Abbildung 8: Ist das PDF-Dokument verschlüsselt, verweigert OpenOffice den Import.