Selbst Ein-Mann-Betriebe kommen heute kaum mehr ohne eine Fakturierung aus. Hier springt die für kleine und kleinste Unternehmen konzipierte, einfach zu bedienende Betriebsverwaltungssoftware Yabs in die Bresche.

Herkömmliche Unternehmenssoftware wendet sich in der Regel primär an größere Organisationen und umfasst daher viele Module, die kleine Betriebe nicht benötigen. Häufig wächst mit der Komplexität der Software auch der Verwaltungsaufwand, und so schrecken insbesondere kleine Unternehmen vor dem Einsatz solcher Lösungen zurück.

Das Programm Yabs (“Yet another Business Software”) bietet dagegen speziell für die in jedem Unternehmen anfallenden Arbeiten der Rechnungslegung und der Kunden- sowie Artikelverwaltung eine schlanke und ballastfreie Lösung, ohne dabei den Bedienkomfort zu vernachlässigen. Yabs erhalten Sie als etwa 37 MByte umfassendes ZIP-Archiv bei Github [1], wo sich auch ein deutschsprachiges Handbuch, eine deutsche Sprachdatei sowie ein ZIP-Archiv mit Vorlagen finden. Die Sprachdatei müssen Sie gesondert installieren, ab Werk spricht die Software nur Englisch.

Da es sich bei Yabs um eine Java-Anwendung handelt, benötigen Sie zum Einsatz des Programms eine entsprechende Laufzeitumgebung. Dabei kooperiert die Software sowohl mit der proprietären Java-Umgebung von Oracle als auch mit der freien OpenJDK-Variante. Letztere lässt sich in aller Regel komfortabel per Paketmanager aus den Repositories der verwendeten Distribution einrichten. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob bereits eine Java-Umgebung auf Ihrem Computersystem läuft, prüfen Sie den Status durch Eingabe des Befehls java -version im Terminal.

Installation

Das ZIP-Archiv von Yabs entpacken Sie anschließend mithilfe eines Tools wie beispielsweise Ark oder Peazip in ein gesondertes Verzeichnis. Die Daten können Sie danach in ein Programmverzeichnis Ihrer Wahl verschieben, etwa das unter Linux für Programme von Drittanbietern übliche /opt/.

Nach dem Wechsel in das Programmverzeichnis starten Sie Yabs durch Eingabe des Befehls java -jar yabs.jar. Da die Software keinen Eintrag in der Menühierarchie des Desktops anlegt, müssen Sie, falls Sie die Software zukünftig bequem per Mausklick aus einem Menü starten möchten, einen entsprechenden Starter anlegen.

Beim ersten Programmstart öffnet Yabs einen Assistenten, den Sie ohne Veränderungen durchlaufen können, wenn Sie die Software auf einem Einzelplatzsystem nutzen. Yabs benötigt zum Betrieb im Gegensatz zu vielen größeren Unternehmensprogrammen kein gesondert zu installierendes Datenbank-Backend, sondern arbeitet mit Apache Derby, einer ebenfalls auf Java basierenden, leichtgewichtigen Datenbank. Bei Bedarf dürfen Sie aber auch andere Datenbanken nutzen. Die Datenbankstruktur legt der Installer automatisch an.

Nachdem Sie den Assistenten durchlaufen haben, öffnet sich das sehr eingängig aufgebaute Programmfenster. Unter einer am oberen Bildschirmrand horizontal angeordneten herkömmlichen Menüzeile finden Sie eine Werkzeugleiste, die den Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen ermöglicht. Im zweigeteilten Hauptbereich des Fensters gibt es links große Schaltflächen, die Yabs kontextsensitiv den Gruppen Contacts, Accounting, Products und Extras zuordnet.

Um zunächst die komplette Bedienerführung in die deutsche Sprache umzustellen, wählen Sie im Menü Tools den Eintrag Control Panel und klicken danach auf den Button Regional and Language. Im sich nun öffnenden Dialog geben Sie den Pfad zur heruntergeladenen deutschen Sprachdatei an. Es empfiehlt sich, die Sprachdatei ebenfalls im Programmverzeichnis abzulegen. Danach klicken Sie unten rechts im Dialog auf den Button Apply und starten das Programm nach einer Sicherheitsabfrage neu.

Grundkonfiguration

Nach dem nächsten Start erscheint Yabs mit deutschsprachiger Bedienerführung, sodass nunmehr die Schalter Kontakte, Vorgänge, Produkte und Extras die Hauptgruppen bilden. Beim Klick auf eine der Schaltflächen öffnet sich rechts im Fenster ein großer Eingabe- und Übersichtsbereich (Abbildung 1).

Abbildung 1: Das Programmfenster von Yabs ist übersichtlich aufgebaut.

Um die Erstkonfiguration mit Ihren Daten vorzunehmen, wählen Sie zunächst das Menü Werkzeuge | Einstellungen aus. Im Übersichtsbereich stellt Yabs nun im Reiter Einstellungen alle Optionen als farbige Symbole dar (Abbildung 2).

Abbildung 2: Die Einstellungsdialoge erreichen Sie über farbige Symbole.

Im Menü Firmeninformation tragen Sie zunächst Ihre Unternehmensdaten ein. Danach klicken Sie unten rechts auf Speichern und gelangen anschließend durch einen Klick auf den grünen Pfeil-Button wieder zurück in die Hauptansicht des Einstellungsmenüs. Eine weitergehende Konfigurationen ist zunächst nicht zwingend erforderlich, sodass Sie direkt mit dem Anlegen Ihrer Datenbestände beginnen können.

Stammdaten

Im nächsten Schritt erfassen Sie alle Stammdaten, die Sie für eine möglichst weitgehende automatisierte Rechnungslegung benötigen. Um die Datensätze der Kunden anzulegen, klicken Sie links im Programmfenster in der Gruppe Kontakte auf den Button Kunden und anschließend rechts in der Kontaktliste oben mittig hinter Hinzufügen: auf die Schaltfläche Kunden. Im sich daraufhin öffnenden, grau hinterlegten Erfassungsdialog im Reiter Adressen geben Sie die grundlegenden Daten des Kunden ein.

Anschließend klicken Sie auf den Reiter Kontakt und geben nun Daten wie Telefon- und Faxnummern ein. Weitere Daten erfassen Sie in den Reitern Kontodaten und Info, wobei sich in Letzterem ein Freitext eingeben lässt, den Sie wahlweise später mit ausdrucken oder nur intern verwenden.

Im Segment Kontodaten fiel uns dabei eine Ungereimtheit auf: Nach wie vor fragt die Anwendung hier in allen Eingabedialogen der Kontakte-Gruppen nach der Kontonummer und Bankleitzahl, statt nach deren inzwischen allein gültigen Nachfolgern IBAN und BIC. Der Programmentwickler Andreas Weber teilte uns auf Anfrage mit, dass Sie hier im Feld Bankleitzahl die BIC-Nummer eintragen können und im Feld Kontonummer die IBAN. Für zukünftige Versionen des Programms kündigte Weber eine Anpassung der Feldnamen an die neuen Richtlinien an.

Im Reiter Einstellungen legen Sie bei Bedarf zusätzlich eigene Schlüssel an, wie beispielsweise Zahlungsbedingungen, die jedoch ausschließlich für den aktuellen Kunden gelten. Nach dem Fertigstellen der Einträge speichern Sie den Datensatz ab, indem Sie oben links im Programmfenster in der horizontalen Buttonleiste auf das Diskettensymbol klicken.

Gibt es es mehrere Adressen zu einem Kunden, wie es beispielsweise bei Filialbetrieben vorkommt, oder zählen verschiedene Abteilungen eines einzelnen Betriebs zu Ihren Kunden, so fügen Sie die entsprechenden Ansprechpartner oder Zusatzadressen unter der primären Anschrift hinzu, indem Sie auf den Schalter Adresse hinzufügen klicken und den daraufhin erscheinenden Dialog ausfüllen. Die neue Adresse hinterlegt Yabs anschließend ganz rechts im Programmfenster neben dem Anschriftenbereich in einem eigenen vertikal angeordneten Reiter.

Auf ähnliche Weise erfassen Sie Ihr Sortiment: Dazu klicken Sie links unten auf die Schaltfläche Produkte und danach auf den Button Neuer Artikel. Im rechten Bereich des Programmfensters öffnet sich nun ein Eingabedialog, in dem Sie die gewünschten Produkte erfassen. Dabei können Sie rechts im Eingabedialog auch einen längeren Freitext eingeben und unten links ein Bild des Produkts hinzufügen. Zusätzlich gestattet die Software über die entsprechenden Eingabefelder und Reiter auch eine automatisierte Kalkulation (Abbildung 3).

Abbildung 3: In der Produktmaske lassen sich auch umfangreiche Beschreibungen eingeben.

Yabs ermöglicht zudem die Eingabe von Dienstleistungen als Produkt. Dazu verwenden Sie links im Programmfenster den Schalter Neue Dienstleistung, der einen ähnlich aufgebauten Erfassungsdialog öffnet, in dem Sie alle nötigen Angaben eintragen. Anschließend speichern Sie die Daten durch einen Mausklick auf das Diskettensymbol.

Im Rahmen der herkömmlichen Produktverwaltung erleichtert das Programm außerdem die Lagerhaltung. So kann Yabs Sie warnen, wenn der Lagerbestand eines Artikels eine bestimmte Menge unterschreitet. Um diese Funktion einzurichten, öffnen Sie im Fenster des fraglichen Produkts den Reiter Inventar und geben im Bereich Lagerverwaltung den aktuellen Bestand sowie die Warnschwelle an, ab welcher die Software Sie über einen zu geringen Lagerbestand des Artikels informiert.

Zusätzlich lässt sich in diesem Statusfenster auch einen Lieferant für den Artikel definieren, wobei Sie diesen aus den hinterlegten Daten in der Gruppe Kontakte per Auswahlfeld übernehmen können. Dabei beherrscht Yabs auch den Umgang mit mehreren Lieferanten für einen Artikel.

Schriftliches

Die anfallenden Geschäftsvorgänge bündelt Yabs in der Gruppe Vorgänge. Hier finden Sie vom Angebot bis zur Rechnung alle relevanten Formulare, die im Geschäftsverkehr anfallen, Dabei bietet zusätzlich eine Journalfunktion einen schnellen Überblick über den Geschäftsverlauf während eines wahlfrei definierten Zeitraums. Außerdem gibt es in der Gruppe Vorgänge auch eine Ausgabetabelle, in der Sie Ausgaben nach Konten geordnet erfassen und verwalten.

Um einen Vorgang anzulegen, rufen Sie einfach im Kundenmenü über die Schaltflächen Neues Angebot, Neuer Auftrag oder Neue Rechnung die entsprechenden Erfassungsdialoge auf. Yabs öffnet daraufhin in einem gesonderten Reiter eine neue Erfassungsseite, in der Sie die entsprechenden Daten eingeben. Dabei funktioniert sowohl eine Freitexteingabe als auch das Übernehmen relevanter Daten aus dem Artikelstamm durch Eingeben einer Artikelnummer und einem anschließenden Klick auf den Schalter Suchen.

Über den Reiter Zusatzinfo integrieren sie gegebenenfalls in der Erfassungsmaske zusätzliche Informationen wie Freitext oder Bilder. Haben Sie das Formular fertig ausgefüllt, speichern Sie es mit einem Klick auf das Diskettensymbol (Abbildung 4).

Abbildung 4: Artikel übernehmen Sie beim Anlegen von Vorgängen bequem aus dem Artikelstamm.

Sicher Druck machen

Um die einzelnen gespeicherten Vorgänge auszudrucken, müssen Sie diese mit entsprechenden Formularen verbinden sowie zusätzlich in einem eigenen Einstellungsdialog den Drucker definieren, über den Sie die Dokumente ausdrucken möchten.

Der Programmentwickler stellt zu Yabs Vorlagen für verschiedene Dokumentenarten im ODT- und im PDF-Format bereit. Diese laden Sie von der Projektseite herunterladen und passen Sie dann gegebenenfalls mithilfe von LibreOffice oder OpenOffice Ihren Vorstellungen an. In der Dokumentation [2] zu Yabs finden Sie Hinweise zu den vorhandenen Variablen, die Sie in den Templates einsetzen können (Abbildung 5).

Abbildung 5: Vorlagen verwalten Sie in LibreOffice oder OpenOffice.

Nach dem Anpassen einer Vorlage verknüpfen Sie diese mit dem entsprechenden Formular. Dazu rufen Sie im Menü Werkzeuge | Einstellungen den Eintrag Vorlagen verwalten auf und klicken zum Einbinden der fraglichen Vorlage unten mittig auf den Schalter Datei importieren. Nach Auswahl der gewünschten Vorlage im neu geöffneten Dateimanager legen Sie rechts im Einstellungsfenster im Bereich Typ fest, mit welchem Formular Yabs das Template verknüpfen soll.

Im Feld Druckername legen Sie fest, welchen Drucker Yabs ansprechen soll. Klicken Sie rechts neben dem Namensfeld für den Drucker auf den Button suchen, so erscheint eine Liste alle am Computer angeschlossenen oder im Netz ansprechbaren Drucker. Sie müssen nur noch den gewünschten Drucker per Mausklick wählen und den Dialog mit OK beenden. Danach speichern Sie die geänderte Vorlage durch einen Klick auf Speichern unten rechts im Einstellungsfenster.

Um das jeweilige Formular vor dem Ausdruck zu überprüfen, lassen Sie es sich durch einen Klick auf den Reiter Vorschau oben rechts anzeigen. Dazu muss jedoch in der jeweiligen Listenansicht die erste Zeile markiert sein. Zusätzlich können Sie das neue Dokument entweder als ODT-Datei oder als PDF-Dokument exportieren, indem Sie im Hauptfenster rechts oben auf einen der entsprechenden Schalter klicken. Yabs öffnet daraufhin einen Exportdialog, in dem Sie den Speicherpfad angeben. Danach legt Yabs das Dokument am angegebenen Ort ab und speichert es zusätzlich auch in seiner internen Datenbank.

Sobald das Dokument Ihren Vorstellungen entspricht, lösen Sie den Druckvorgang aus, indem Sie entweder auf das Drucker-Symbol rechts oben in der Werkzeugleiste des Programmfensters klicken oder auf jenes im Vorschaufenster. Die Software öffnet anschließend einen Druckerdialog, in dem Sie beispielsweise bei mehrseitigen Dokumenten noch die zu druckenden Seiten wählen können, falls Sie nicht das komplette Dokument ausdrucken wollen.

Alarm!

Bekanntlich bezahlt nicht jeder Kunde seine Rechnungen fristgerecht, sodass Warenwirtschafts- und Rechnungslegungsprogramme auch stets eine Offene-Posten-Verwaltung zum automatisierten Überwachen der Zahlungseingänge bieten sollten. Yabs integriert dazu eine Fristenüberwachung, die sich in der aktuellen Programmversion automatisch beim Programmstart öffnet.

Hier sehen Sie im Reiter Homescreen einen wahlfrei anzugebenden Zeitraum ein, lassen sich die offenen Posten sowie offene Aufträge und Angebote anzeigen und lassen sich im unteren Bereich wiederkehrende Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum generieren. Yabs bringt dazu eine kleine Kalenderverwaltung mit, in die Sie sowohl einmalige als auch wiederkehrende Ereignisse eintragen. Neueinträge nehmen Sie dabei nach einem Klick unten rechts unter der Ereignisliste auf den Schalter neues Ereignis in einem eigenen Dialog vor.

Den Kalender sowie die erfassten Ereignisse listet Yabs rechts im Hauptfenster auf. So haben Sie stets einen Überblick über bereits erledigte sowie noch anstehende Aktivitäten.

Fazit

Im Kurztest gefiel Yabs vor allem durch seine Praxistauglichkeit für kleine Betriebe und Freiberufler, die lediglich tägliche Geschäftsvorfälle abbilden möchten und daher keine aufwendigen Buchhaltungsmodule benötigen. Yabs kommt ohne umständliche Installations- und Konfigurationsarbeiten aus und benötigt auch keine externen Datenbanken. Die Bedienoberfläche erscheint zunächst etwas gewöhnungsbedürftig, doch sobald Sie die Logik des Programms erkannt haben, kommen Sie mit Yabs zu schnellen Ergebnissen. Die Software arbeitet dabei trotz des Java-Unterbaus flink und stabil.

Etwas überarbeitungsbedürftig erscheint die Dokumentation: Sie liegt zwar in deutscher Sprache vor, behandelt jedoch einige Aspekte der Software wie beispielsweise die Formularanpassung mithilfe der Vorlagen noch nicht ausreichend. Daher empfiehlt es sich, mit Yabs zunächst etwas zu üben und die Formulare anzupassen, bevor Sie produktiv damit arbeiten.