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Kassenwart

Die Finanzen mit Linhabu im Auge behalten

18.12.2008
Wer eine Software sucht, die doppelte Buchführung unterstützt, dabei einfach zu bedienen ist und alle gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt, der sollte sich die Shareware Linhabu genauer ansehen.

In Zeiten turbulenter Finanzmärkte erscheint es wichtiger denn je, zu wissen, ob es gilt, den Monat zu verkürzen oder den Euro zu strecken. Um Soll und Haben im Blick zu behalten, bedienen sich große Firmen ausgeklügelter Buchhaltungssoftware. Kleinere Organisationen und Privathaushalte werkeln oftmals mit Excel-Tabellen vor sich hin.

Doch auch diese könnten von softwaregestützter doppelter Buchführung (siehe Kasten "Buchführen mit Soll und Haben") profitieren. Wer bei solchen Programmen komplexe Bedienkonzepte vermutet, der irrt: Manfred und Claudia Richter schließen diese Lücke mit Linhabu [1], einem Programm, das Sie beim Arbeiten mit den Zahlen unterstützt.

Die Arbeit an Linhabu begann 1992. Das Buchhaltungsprogramm war damals nur für den privaten Bereich gedacht und stand 1995 als Shareware für den Mac bereit. 2003 folgte eine Version für Windows, 2006 eine für Linux. Das Programm liegt in den Varianten Bronze, Silber und Gold vor, die bei unterschiedlichem Leistungsumfang [2] zwischen 40 und 100 Euro kosten.

Der Leistungsumfang der Bronze-Version deckt in der Regel alle Fälle für Privathaushalte ab. Die Silber- und Gold-Versionen richten sich eher an kleine Unternehmen. Sie warten mit einer langen Liste an Features für Bereiche wie Steuern, Bilanzen, Verwalten von Artikeln und Anlagegütern, Rechnungen, Mahnungen sowie einer Schnittstelle zu Online-Banking und der elektronischen Steuererklärung Elster auf. Daneben finden sich, abhängig von der Version, Annehmlichkeiten wie Fahrtenbücher für mehrere Fahrzeuge sowie Module für Reisekostenabrechnungen und Fakturierung.

Gegen zusätzliches Entgelt bietet die MC Richter GbR so genannte Sorglos-Pakete an. Wer diese ordert, für den entfällt das mühselige Einrichten der Software, der Stammdaten und das Vorbereiten des Programms zum Übertragen der Umsatzsteuervoranmeldung via Elster. Zudem erhält der Sorglos-Kunde ein dreimonatiges Coaching und gegebenenfalls Rat in Sachen Buchhaltung.

Buchführen mit Soll und Haben

Bei der doppelten Buchführung erfassen Sie jeden Vorgang sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Einnahmen und Ausgaben und schlüsseln bei Bedarf zudem sehr genau auf, für welche Posten Sie Geld verwendet haben.

Das Gesetz schreibt die doppelte Buchführung für Firmen mit einem Jahresumsatz ab 260 000 Euro oder einem Gewinn ab 25 000 Euro gesetzlich vor. Kaufleute im Sinne des §1 Absatz 1 des deutschen Handelsgesetzbuches (HGB) und Kapitalgesellschaften sind ebenfalls buchführungspflichtig.

Der Gesetzgeber verlangt, dass die Buchführung es sachverständigen Dritten ermöglicht, innerhalb einer angemessenen Zeit alle Geschäftsvorgänge zu überblicken (§238 Abs. 1 HGB und §145 Abs. 1 Abgabenordnung). Das funktioniert nur durch den Einsatz standardkonformer Kategorien der Konten. Für Selbstständige und Personengesellschaften reicht in der Regel eine Gewinn- und Verlust-Rechnung aus.

Installation

Das Programm steht auf der Website in der Goldversion zum freien Download bereit [3]. Nach Ablauf von 60 Tagen streiken einige Funktionen, die Sie gegen Gebühr über einen Registrierschlüssel wieder freischalten. Entscheiden Sie sich zu einem Upgrade, beispielsweise von Bronze zu Silber, so fällt nur der Differenzbetrag an. Updates auf künftige Versionen bleiben kostenlos – Major-Release-Wechsel ausgenommen.

Möchten Sie mit Linhabu Transaktionen via Internet vornehmen, gilt es, vorher Hibiscus [4] (in Version 1.6 oder neuer) sowie Jameica [5] auf dem Rechner zu installieren. Nach dem Herunterladen entpacken Sie Linhabu mittels unzip LinHaBu.zip in ein frei wählbares Verzeichnis. Um das Programm zu starten, wechseln Sie in den neuen Ordner und geben ./Lin-HaBu.app in einem Terminal ein.

Im Heimbetrieb läuft Linhabu in der Regel auf einem Rechner. Möchten Sie die Software auf mehreren Rechnern nutzen, hilft eine integrierte Schnittstelle für den kommerziellen Real-SQL-Server [6], der dieselbe Datenbank-Engine verwendet. Zum Leidwesen für Linux-Anwender finden sich aber keine Schnittstellen zu den in der freien Software-Welt häufiger anzutreffenden Datenbanken PostgreSQL oder MySQL.

Möchten Sie zwar keine Lizenz für den Real-SQL-Server erwerben, aber trotzdem auf mehreren Rechnern arbeiten, setzt das voraus, dass Sie die Finanzdatenbank jedes Mal synchronisieren – entweder mit Linhabu selbst oder mit einem externen Hilfsprogramm wie Rsync. Im Test lag die Datenbank auf einem Memory-Stick. Das Speichern verlief nicht gerade zügig, aber dafür erlaubte es dieser Ansatz, die Daten an anderen Rechnern trotz Versionsunterschieden in der Software zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Es empfiehlt sich jedoch nicht, die Datenbank im selben Verzeichnis wie das Programm zu speichern: Anderenfalls besteht die Möglichkeit, dass ein Update Ihre eigenen Daten überschreibt.

Haben Sie die Datenbank angelegt, fragt das Programm nach einem Mandantennamen. Danach bietet Linhabu an, die Daten des Mandanten aus einer Beispiel-, Muster- oder anderen Datenbank zu übernehmen beziehungsweise einen Mandanten ohne Daten zu erstellen. Möchten Sie mit Linhabu die Bücher für private und gewerbliche Bereiche führen, empfiehlt es sich, den Namen so zu wählen, dass Sie in nachhinein erkennen, um welchen Bereich es sich handelt.

Wählen Sie einen der vorhandenen Mustermandanten, bietet Linhabu nun vorgefertigte Kontenpläne an – beispielsweise für Haushalte – oder die Spezialkontenrahmen SKR03 (Prozessgliederungsprinzip), SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip) oder SKR49 für Vereine. Planen Sie, die Daten aus der Buchführung zur Steuererklärung heranzuziehen, geben Sie nun an, ob Sie Steuerschlüssel verwenden möchten. Für Kostenstellen, mit deren Hilfe Sie Konten untergliedern, gilt das Gleiche. Zu guter Letzt fragt die Software nach dem Registrierschlüssel, der aber erst nach 60 Tagen Probezeit zwingend ist.

Konfiguration

Nach dem Start präsentiert das Programm ein Fenster, in dem sich lediglich eine einsame Schalterleiste tummelt. Welche Funktion sich hinter den einzelnen Buttons versteckt, das verraten die wenig eingängigen Icons auf den Knöpfen dem Uneingeweihten nur bedingt (Abbildung 1).

Fürs erste stehen die Voreinstellungen an, die Sie über Bearbeiten | Einstellungen erreichen. Hier geben Sie an, ob die Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung jährlich oder monatlich auf Null setzen möchten, mit wie vielen Nachkommastellen die Software arbeiten soll oder wann das Buchungsjahr beginnt. Sie konfigurieren hier außerdem die Daten fürs Online-Banking sowie die Rechnungsangaben und verwalten die Benutzer. Diese brauchen Sie aber nur anzupassen, falls mehrere Personen Zugang zum Programm haben sollen, und Sie die Rechte einzelner User einschränken möchten.

Abbildung 1: Linhabu öffnet für jede Aufgabe ein Extra-Fenster. Die Icons im Hauptfenster erscheinen auf den ersten Blick nicht selbsterklärend.

Anschließend passen die Stammdaten der einzelnen Mandanten an. Dazu zählen das Einrichten benutzerspezifischer Konten – beispielsweise Kaffeeverbrauch, Steuerschlüssel, automatisch durchzuführende, sich stets wiederholende Dauerbuchungen, Kostenstellen, Personenkonten oder Anlagegüter. Um einzelne Punkte zu konfigurieren, genügt es, den entsprechenden Dialog im Menü Stammdaten aufzurufen. Die Dialoge fallen in der Regel selbsterklärend aus.

Im Test fiel auf, dass beim Erstellen neuer Konten eine Einstellungsmöglichkeit für Fremdwährungen fehlt. Damit eignet sich das Programm nur bedingt für Anwender, die Konten außerhalb der Euro-Zone im Auge behalten wollen. Das Programm erlaubt es zwar das Hantieren mit bis zu zwei Fremdwährungen, rechnet die Werte jedoch in Euro um.

Personenkonten benötigen Sie in der privaten Buchführung so gut wie nie – dementsprechend enthält die Bronze-Version von Linhabu sie auch nicht. Hingegen sollten Freiberufler oder kleine Firmen, die mit Lieferanten oder Kunden zu tun haben, für jeden einzelnen davon ein eigenes Konto einrichten, um Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick zu behalten. Bevor Sie Personenkonten erstellen, gilt es – falls noch nicht vorhanden – Sachkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten anzulegen, in Sie die entsprechenden Beträge buchen.

Danach steht dem Erstellen von Konten per Stammdaten | Personenkonten nichts mehr entgegen. Im zugehörigen Dialog (Abbildung 2) geben Sie an, wo der Debitor beziehungsweise der Kreditor sitzt sowie welche USt-ID er hat. Außerdem hinterlegen Sie hier die Bankverbindung für Online-Banking, vorgefertigte Texte für Angebote und Rechnungen sowie die Zeiträume, die verstreichen dürfen, ehe Sie anmahnen möchten. Setzen Sie das Häkchen bei Gesperrt, steht das Konto vorerst in den Auswahlen nicht bereit.

Abbildung 2: Für Debitoren und Kreditoren richten Sie einzelne Personenkonten ein, die gegen Sie gegen ein Sachkonto buchen. So behalten Sie Forderungen und Verbindlichkeiten gut im Auge.

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