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Kassenklingeln

Freie Warenwirtschaft für kleine Unternehmen

01.11.2008 Bisher existierten nur wenige kaufmännische Programme für Linux. MP Rechnungs- und Kundenverwaltung und die Steuersoftware Winston schaffen hier für Kleinunternehmen Abhilfe.

Unternehmen jeder Größe benötigen Software, mit der sie die Geldflüsse von und zu unterschiedlichen Stellen kontrollieren. Der Kunde macht dabei einen wichtigen Punkt in dem Szenario aus. Wie sonst erfährt er, welchen Obolus er für Produkte und Leistungen zu entrichten hat?

Es gibt nur eine kleine Anzahl von Tools, die unter Linux Kundendaten, Produkte und Leistungen verwalten und zu Dokumenten oder Mahnungen verbinden, die deutschen Standards genügen (siehe Kasten "Software für Unternehmen").

Java-Programmierer Andreas Weber nahm sich dieser Misere an. Seine MP Rechnungs- und Kundenverwaltung [1] arbeitet plattformübergreifend und deckt wichtige Einsatzbereiche ab, ohne dass es auf eine bestimmte Branche beschränkt wäre (Abbildung 1).

Abbildung 1

Abbildung 1: Die MP Rechnungs- und Kundenverwaltung eignet sich für kleine Unternehmen aus jeder Branche.

Software für Unternehmen

Linhabu: Linux-Version einer ausgereiften Buchhaltungssoftware, die ursprünglich für den Mac in Realbasic entstand. Erst die Gold-Version, die als Shareware rund hundert Euro kostet, verfügt über eine integrierte Warenwirtschaft. Darüber hinaus finden Sie auf der Website [4] ein kostenloses Trial-Exemplar oder die Vollversion ab vierzig Euro.

Gnucash: Die umfangreiche Buchhaltungs- und Homebanking-Software [5] orientiert sich zwar am amerikanischen Markt, kommt aber auch in Deutschland häufig zum Einsatz. In einem Untermenü versteckt finden Sie eine kleine Rechnungslegung.

Openproj Open-Source-Alternative zu Microsoft Project. Wie MP in Java geschrieben, läuft die Software sauber unter Linux. Mit Openproj managen Sie Projekte aller Größenordnungen und finden den kritischen Pfad heraus. Von der Homepage [6] laden Sie die auf Deutsch bedienbare Linux-Version herunter.

Lemon POS: Software für PC-Kassen, die auf Qt4 und den KDE-4-Bibliotheken aufbaut [7]. Bisher existieren englische, spanische, chinesische und französische Übersetzungen. Lemon POS unterstützt Barcode-Scanner und Touchscreens, als Datenbank nutzt es MySQL und ist damit netzwerkfähig.

Hibiscus: In Java programmierte Homebanking-Software [8]. Version 1.8 unterstützt HBCI4Java und diverse Kartenleser. Wollen Sie im Netzwerk an mehreren Plätzen arbeiten, setzen Sie am besten MySQL als Datenbank ein.

Kein Multi-User

Die Installationsvoraussetzungen machen kaum Arbeit: Ein halbwegs aktuelles Desktop-Linux mit grafischer Oberfläche und installiertem Java Runtime Environment genügt schon fast. Von der Projektseite oder der Heft-DVD laden Sie das MP-Archiv herunter. Die Version 3.62 liegt als Rar-Datei vor, und so galt es, den passenden Entpacker Unrar zu installieren. Entpacken Sie die Datei als normaler Benutzer in einem Terminal mit dem folgenden Kommando:

unrar x MP-3.62_Multi_OS_Installation.rar

Im Unterverzeichnis MP-3.62_Multi_OS_Installation/ liegen die Dateien für die Installation. Finden Sie zunächst per which java den Pfad zum Java-Binary heraus und verwenden Sie ihn zum Aufruf des grafischen Installers. Der Pfad im Beispiel bezieht sich auf das im Test verwendete System:

/usr/bin/java -jar MP-3.62_Multi_OS_Installation/mpv36-open.jar

Wählen Sie die Checkbox an, um die Lizenz (GPL) zu akzeptieren, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Nach einigen Sekunden ist die Software einsatzbereit. Den Ordner mit den Installationsdateien dürfen Sie jetzt löschen. Die Software arbeitet im neu angelegten Verzeichnis MP_Rechnungs-Kundenverwaltung_3.6/ und speichert dort auch ihre Daten. Einen Mehrbenutzerbetrieb sieht die Software nicht vor.

Klick und los

Das Programm starten Sie durch einen Klick auf das automatisch angelegte Desktop-Icon. Anschließend finden sich im Startbildschirm wieder. Unter dem Lizenztext und den Informationen über die verwendeten Bibliotheken erreichen Sie über vier große Icons wichtige Funktionen. Das Verwalten von Produkten und Leistungen fehlt jedoch an dieser Stelle: Sie erreichen es über Register weiter unten, wo Sie alle Funktionen des Programms finden.

Am linken Rand steht zusätzlich eine Outlook-ähnliche Leiste mit zwei Buttons für den Aufruf von PDF-Reader und Hilfe-Browser bereit. Falls Sie nicht auf die Programme KPDF und Firefox setzen, geben Sie im Menüpunkt Bearbeiten | Einstellungen die absoluten Pfade zu Browser und PDF-Software an, etwa /usr/bin/epdfview. Der Hilfe-Button führt Sie übrigens auf das Online-Support-Forum.

Das Erfassen neuer Kunden, Lieferanten oder Produkte erscheint noch nicht zu hundert Prozent bedienerfreundlich und verlangt daher etwas Geduld. Schalten Sie auf das entsprechende Register um, geben zumindest den Familiennamen des Ansprechpartners an und klicken Sie dann den Button Als neuen Kunden anlegen. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und speichern Sie die Änderungen.

Nummernkreise

Die Kundennummer vergibt das Programm automatisch und startet bei Eins. Das mag vom Verfahren zwar korrekt sein, erhöht aber nicht das Vertrauen eines Geschäftspartners in ein Unternehmen. Daher sollten Sie eine Kundennummer, beginnend mit einer höheren Zahl für den ersten Kunden, vorab festlegen. Haben Sie diese erste Kundennummer einmal vergeben, zählt die Software von dieser an weiter. Für den nächsten Kunden klicken Sie unten auf den mit AC gekennzeichneten Löschschalter und wiederholen die Prozedur (Abbildung 2). Für die Lieferanten und Produkte verfahren Sie gleichermaßen.

Abbildung 2

Abbildung 2: Vom Taschenrechner übernahm der Entwickler die den AC-Button entliehen. Wenngleich schlecht zu erkennen, löscht dieser alle Eingabefelder.

Beachten Sie bei den Produkten, dass Sie die Preise mit dem Punkt als Dezimaltrenner eingeben. Die Preise erfassen Sie generell als Netto, also ohne Mehrwertsteuer. Die Brutto- oder Netto-Rechnungslegung geschieht beim Erstellen von Angebot und Rechnung per Checkbox. Die Software ermöglicht es weiterhin, jedem Produkt ein Bild zuzuordnen. Dazu legen Sie einfach im Arbeitsverzeichnis der Rechnungsverwaltung einen Ordner bilder/ an und kopieren die Produktfotos dort hinein.

Danach geben Sie im Programm im Feld Bildurl den kompletten URI der zugehörigen Bilddatei ein, etwa file:///home/demo/MP_Rechnungs-Kundenverwaltung_3.6/bilder/produkt123.png. Diese Verfahrensweise erlaubt auch das Einbinden von Grafiken aus dem Internet, indem Sie die Webadresse des Bildes angeben. Allerdings benötigt Ihr Rechner dann eine Internet-Verbindung, wenn Sie mit der Produktdatenbank arbeiten.

Angebot und Rechnung

Bei Bedarf ordnen Sie Produkte oder Dienstleistungen in Gruppen. Ein entsprechendes Interface öffnen Sie über den Button Warengruppe.... Insgesamt verwalten Sie damit drei Ebenen, die die Software in einer übersichtlichen Baumstruktur darstellt. An den Produktimport aus CSV-Dateien hat der Entwickler ebenfalls gedacht. Angenehm fällt zudem die Möglichkeit auf, die aktuell angezeigten Daten direkt per Klick auf den Button Angebot oder Rechnung aus der Produkt- oder Kundenverwaltung in ein Dokument zu übernehmen.

Das Zuordnen eines Produkts zu einer Rechnung gelingt über den Button Zur aktuellen Rechnung. Beim Angebot verfahren Sie ebenso. Das setzt natürlich voraus, dass Sie die Rechnung oder das Angebot erst anlegen. Dazu steht im Modul zum Verwalten der Kunden der Button Neue Rechnung bereit. Ein Schalter Neues Angebot findet sich in dieser Version der Software nicht.

Aus einem Angebot erzeugen Sie per Klick auf den Button Auftrag denselbigen; auch eine Rechnung legen Sie in diesem Dialog über den entsprechend beschrifteten Schalter an. Die eigentlichen Dokumente erzeugen Sie nach Abspeichern aller Änderungen über den Schalter PDF beziehungsweise im Register Rechnung über PDF erzeugen.

Aus einem Briefbogen-Template, das Sie mit OpenOffice bearbeitet und als PDF exportiert haben, sowie den Daten aus der Datenbank generiert die Software das Schriftstück, speichert es als Datei ab und ruft den festgelegten PDF-Reader zur Anzeige auf (Abbildung 3). Der Kasten "Rechnungsvorlagen" erläutert, wie Sie die mitgelieferten Templates an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Abbildung 3

Abbildung 3: Das Template einer Rechnung passen Sie mit Hilfe von OpenOffice an Ihre Bedürfnisse an.

Rechnungsvorlagen

Andreas Weber liefert mit der MP Kunden- und Rechnungsverwaltung Beispieldokumente, aus denen die Software – kombiniert mit den Daten aus der Datenbank – das fertige Dokument erzeugt. Diese Beispieldokumente passen Sie mit eigener Anschrift und Firmenlogo an. Sie benötigen dazu nur OpenOffice. Öffnen Sie im Writer eine der ODT-Dateien aus dem Unterverzeichnis templates/original/ des Programmverzeichnisses.

In der Standardansicht sind die verwendeten Formularfelder des Dokuments nicht zu sehen. Schalten Sie deshalb über die Werkzeugleiste in den Entwurfsmodus für Formulare um. Einzelne Formularfelder aktivieren Sie nun per Mausklick. Per Doppelklick dagegen öffnet sich der jeweilige Eigenschaftsdialog. Wichtig ist hier der Name des Feldes, über den die Rechnungslegung erkennt, welcher Text an welche Stelle auf dem Papier gehört.

Weiterhin legen Sie hier zum Beispiel die Schriftart und -größe des Elements fest. Ihr Logo fügen Sie ein, indem Sie die Platzhaltergrafik ersetzen. Exportieren Sie die Datei dann als PDF und ersetzen Sie das gleichnamige, noch nicht personalisierte Original im Ordner templates durch Kopieren.

Kritikpunkt Ergonomie

Das Durcheinander beim Text der Schaltflächen rechtfertigt Kritik an dem Programm: Die Software macht es dem Anwender unnötig schwer. Zwar brauchen sich die Funktionen und Möglichkeiten der Software keinesfalls hinter der Konkurrenz zu verstecken, jedoch schmälern die inkonsistenten Texte auf den Schaltflächen den sonst guten Eindruck des Programms. Das selbe gilt für die Tatsache, dass sich die Schaltflächen nicht einheitlich im Interface finden sowie für die oft völlig unterschiedliche Verfahrensweise für an sich sehr ähnliche Vorgänge.

Vergleichbare Software bietet zudem oft eine zentrale Möglichkeit zum Definieren von Nummernkreisen für Kunden, Angebote und Rechnungen, Mahnfristen oder Brutto/ Netto-Preisangaben im Einstellungsdialog. Andreas Weber arbeitet jedoch bereits an Version 4.0 des Programms, und einige Vorab-Screenshots im Blog des Entwicklers [2] deuten bereits jetzt ein konsistenteres Interface an.

Schön gelöst hat der Autor dagegen die verschiedenen Ansichten für die Datensätze. Grundsätzlich zeigt das Programm zu vielen Punkten eine Detail- und eine Listenansicht. Sie erreichen beide durch Umschalten der Register am oberen Fensterrand. Bei der Detailansicht findet sich zusätzlich links immer eine Suchfunktion. Ergebnisse zeigt das Programm darunter in verkürzter Form an. Ein Doppelklick auf den gefundenen Datensatz füllt die Detailansicht.

Hilfreiche Zusätze

Zur Datensicherung hält MP ein eigenes Register vor. Das Programm überlässt das Backup nicht dem zugrunde liegenden Betriebssystem oder einem externen Tool: Beenden Sie die Anwendung, legt diese automatisch ein gezipptes Backup an, das Sie bei Bedarf per Mausklick zurückspielen. Unter dem Register Verlauf befindet sich ein ständig aktualisiertes Journal. Jede Ihrer Aktionen erscheint in dieser Übersicht. Das dient weniger der Kontrolle als vielmehr zum Beleg für die eigene Tätigkeit.

Mit der eingebauten Serienbrief-Funktion senden Sie Informationen an Ihre Kunden. Als weiteres wichtiges Feature bringt das Programm eine integrierte Einnahmen- und Überschuss-Rechnung (EAR) im Register EUR/Ausgabenbelege mit. Genau genommen handelt es sich dabei um ein Tool zum Verwalten offener Posten, kombiniert mit einer kleinen Buchhaltung sowie einem Mahnwesen.

Das Verwalten der offenen Posten erscheint noch nicht gelungen. Das Programm erlaubt lediglich das Markieren von Einträgen als bezahlt oder das Storno eines Postens. Für die eigentlich nötige Mahnung gilt es, sich die Rechnungsnummer zu merken und danach im Rechnungsregister zu suchen. Dort findet sich dann der Schalter zum Aufsetzen eines Mahnschreibens.

Jede als bezahlt gekennzeichnete Rechnung übernimmt die Software dagegen automatisch in die Einnahmen – einfacher geht es kaum. Die Ausgaben erfassen Sie in einem übersichtlichen Formular und ordnen sie vorkonfigurierten oder selbst definierten Ausgabenkonten zu. Das Ergebnis der Einnahme-Überschuss-Rechnung erzeugen Sie auf dem letzten Register für die einzelnen Monate eines Jahres oder das gesamte Jahr. Der Auswahlliste fehlen dringend die Quartale. Die fertige EAR exportieren Sie für den Ausdruck in eine HTML-Datei.

Ämter, Ämter…

Alternativ kopieren Sie die Zahlen gleich direkt in das Programm Winston (Abbildung 4). Es dient zum Übertragen von Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt. Zwar handelt es sich bei Winston nicht um freie Software, doch bleibt zumindest der Einsatz unter Linux kostenlos, und das Tool deckt alle Anwendungsbereiche ab. Die freie Konkurrenz Taxbird beherrscht dagegen bisher nur die Umsatzsteuervoranmeldung.

Abbildung 4

Abbildung 4: Finanzamt-Schmeichler Winston kostet für Windows und Mac OS X eine Registriergebühr, unter Linux ist es "Freeware".

Autor Olaf Stüben bietet die Linux-Version unter anderem deshalb kostenlos an, weil nach seiner Erfahrung die Linux-Anwender immer gern freiwillig eine Spende entrichtet und so die gute Arbeit belohnt haben. Winston nutzt für die Linux-Version das Wx-Windows-Toolkit. Das brauchen Sie jedoch dank statischem Linken nicht als Abhängigkeit vorab zu installieren. Im Netz [3] finden Sie Winston-Pakete für Debian und Red Hat sowie einen einfachen Tarball zum Download.

Im Test kam die Tarball-Variante zum Einsatz: Nach dem Entpacken in ein Verzeichnis rufen Sie das Programm auf und erfassen Ihre persönlichen Daten unter dem Menüpunkt Optionen | Einstellungen. Winston prüft die Gültigkeit der eingegebenen Steuernummer. Wollen Sie mehrere Firmen verwalten, benutzen Sie den Button Aktivieren der Mandantenfähigkeit. Für Internet-Verbindung und digitale Signatur existieren weitere Einstellungen, etwa die Angabe eines Proxyservers. Zum Prüfen der Verbindung senden Sie bei Bedarf einige Testdaten (Abbildung 5)

Als digitale Signatur empfiehlt der Autor in der Hilfe das Software-Zertifikat von Elster Online. Beachten Sie aber dabei: Signieren Sie einmal eine Erklärung, verpflichten Sie sich, das ab sofort mit allen weiteren tun.

Abbildung 5

Abbildung 5: Unter dem Register Sondereinstellungen finden Sie die Möglichkeit zum Übertragen von Testdaten an das Finanzamt.

Einfache Benutzung

Von nun an arbeitet Winston fast von alleine. Wählen Sie im Formular-Menü die passende Eingabemaske aus und übertragen Sie die Daten aus der Buchhaltung. Das elektronische Formular gleicht dem papiernen. Navigieren Sie möglichst mit der Tabulator-Taste durch die Eingabefelder: Das Scrollen mit der Maus verursachte im Test Darstellungsfehler, die erst durch Minimieren und erneutes Maximieren des Fensters verschwanden. Per Tastatur geht's außerdem schneller.

Nach Eingabe aller Zahlen übertragen Sie das Formular in den Ausgangskorb. So bearbeiten Sie mehrere Meldungen und schicken diese dann gesammelt ab. Das klappt unter dem Menüpunkt Formular | Ausgangskorb. Markieren Sie die gewünschten Einträge und klicken Sie den Versenden-Button. Bearbeiten, Löschen und Drucken sind weiterhin für die Inhalte des Ausgangskorbs möglich.

Für Angestellte erstellen Sie bei Bedarf die Lohnsteuerbescheinigungen mit der Software. Bei Zeitnot beantragen Sie direkt aus Winston heraus auch eine Fristverlängerung. Der Klick auf den äußerst interessanten Menüpunkt Bearbeiten | Übernahme aus externen Programmen verursachte im Test allerdings keinerlei Reaktion.

Fazit

Otto Normalunternehmer investiert unter Windows etwa hundert Euro, bevor er die erste Rechnung schreibt. Mit Linux steckt er dieses Geld besser in Anzeigen für seine Produkte. Zwar zeigt die MP Kunden- und Rechnungsverwaltung noch Schwächen im Bedienkonzept, aber der Leistungsumfang stimmt, und im Test lief das Programm sehr stabil. Damit das Finanzamt dem Unternehmer nicht auf die Finger klopft, hilft Winston bei der Umsatzsteuervoranmeldung.

Glossar

URI

Uniform Resource Identifier. Ein eindeutiger Bezeichner für eine Ressource, wie zum Beispiel eine Bilddatei.

EAR

Der deutsche Staat verpflichtet Unternehmen üblicherweise zur doppelten Buchhaltung. Ausnahmen bilden Freiberufler und Unternehmen mit maximal 30 000 Euro Gewinn oder 500 000 Euro Jahresumsatz. Bei diesen genügt das Verrechnen von Einnahmen und Ausgaben, die so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Elster

Elektronische Steuererklärung. Das System dient im wesentlichen im Augenblick dazu, die Umsatzsteuervoranmeldung von Unternehmen zu verarbeiten. Seit 2005 nehmen die Finanzämter diese, genau wie die Lohnsteuervoranmeldung für Angestellte, bevorzugt elektronisch entgegen.

Infos

[1] MP-Rechnungs- und Kundenverwaltung: http://code.google.com/p/mp-rechnungs-und-kundenverwaltung

[2] Blog von Andreas Weber: http://mp-ruk.blogspot.com

[3] Winston: http://www.felfri.de/winston

[4] Linhabu: http://www.mcrichter.de

[5] Gnucash: http://gnucash.org

[6] Openproj: http://openproj.org

[7] Lemon POS: http://lemonpos.sourceforge.net

[8] Hibiscus: http://www.willuhn.de/projects/hibiscus

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