Nummernkreise

Die Kundennummer vergibt das Programm automatisch und startet bei Eins. Das mag vom Verfahren zwar korrekt sein, erhöht aber nicht das Vertrauen eines Geschäftspartners in ein Unternehmen. Daher sollten Sie eine Kundennummer, beginnend mit einer höheren Zahl für den ersten Kunden, vorab festlegen. Haben Sie diese erste Kundennummer einmal vergeben, zählt die Software von dieser an weiter. Für den nächsten Kunden klicken Sie unten auf den mit AC gekennzeichneten Löschschalter und wiederholen die Prozedur (Abbildung 2). Für die Lieferanten und Produkte verfahren Sie gleichermaßen.

Abbildung 2: Vom Taschenrechner übernahm der Entwickler die den AC-Button entliehen. Wenngleich schlecht zu erkennen, löscht dieser alle Eingabefelder.

Beachten Sie bei den Produkten, dass Sie die Preise mit dem Punkt als Dezimaltrenner eingeben. Die Preise erfassen Sie generell als Netto, also ohne Mehrwertsteuer. Die Brutto- oder Netto-Rechnungslegung geschieht beim Erstellen von Angebot und Rechnung per Checkbox. Die Software ermöglicht es weiterhin, jedem Produkt ein Bild zuzuordnen. Dazu legen Sie einfach im Arbeitsverzeichnis der Rechnungsverwaltung einen Ordner bilder/ an und kopieren die Produktfotos dort hinein.

Danach geben Sie im Programm im Feld Bildurl den kompletten URI der zugehörigen Bilddatei ein, etwa file:///home/demo/MP_Rechnungs-Kundenverwaltung_3.6/bilder/produkt123.png. Diese Verfahrensweise erlaubt auch das Einbinden von Grafiken aus dem Internet, indem Sie die Webadresse des Bildes angeben. Allerdings benötigt Ihr Rechner dann eine Internet-Verbindung, wenn Sie mit der Produktdatenbank arbeiten.

Angebot und Rechnung

Bei Bedarf ordnen Sie Produkte oder Dienstleistungen in Gruppen. Ein entsprechendes Interface öffnen Sie über den Button Warengruppe.... Insgesamt verwalten Sie damit drei Ebenen, die die Software in einer übersichtlichen Baumstruktur darstellt. An den Produktimport aus CSV-Dateien hat der Entwickler ebenfalls gedacht. Angenehm fällt zudem die Möglichkeit auf, die aktuell angezeigten Daten direkt per Klick auf den Button Angebot oder Rechnung aus der Produkt- oder Kundenverwaltung in ein Dokument zu übernehmen.

Das Zuordnen eines Produkts zu einer Rechnung gelingt über den Button Zur aktuellen Rechnung. Beim Angebot verfahren Sie ebenso. Das setzt natürlich voraus, dass Sie die Rechnung oder das Angebot erst anlegen. Dazu steht im Modul zum Verwalten der Kunden der Button Neue Rechnung bereit. Ein Schalter Neues Angebot findet sich in dieser Version der Software nicht.

Aus einem Angebot erzeugen Sie per Klick auf den Button Auftrag denselbigen; auch eine Rechnung legen Sie in diesem Dialog über den entsprechend beschrifteten Schalter an. Die eigentlichen Dokumente erzeugen Sie nach Abspeichern aller Änderungen über den Schalter PDF beziehungsweise im Register Rechnung über PDF erzeugen.

Aus einem Briefbogen-Template, das Sie mit OpenOffice bearbeitet und als PDF exportiert haben, sowie den Daten aus der Datenbank generiert die Software das Schriftstück, speichert es als Datei ab und ruft den festgelegten PDF-Reader zur Anzeige auf (Abbildung 3). Der Kasten "Rechnungsvorlagen" erläutert, wie Sie die mitgelieferten Templates an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Abbildung 3: Das Template einer Rechnung passen Sie mit Hilfe von OpenOffice an Ihre Bedürfnisse an.

Rechnungsvorlagen

Andreas Weber liefert mit der MP Kunden- und Rechnungsverwaltung Beispieldokumente, aus denen die Software – kombiniert mit den Daten aus der Datenbank – das fertige Dokument erzeugt. Diese Beispieldokumente passen Sie mit eigener Anschrift und Firmenlogo an. Sie benötigen dazu nur OpenOffice. Öffnen Sie im Writer eine der ODT-Dateien aus dem Unterverzeichnis templates/original/ des Programmverzeichnisses.

In der Standardansicht sind die verwendeten Formularfelder des Dokuments nicht zu sehen. Schalten Sie deshalb über die Werkzeugleiste in den Entwurfsmodus für Formulare um. Einzelne Formularfelder aktivieren Sie nun per Mausklick. Per Doppelklick dagegen öffnet sich der jeweilige Eigenschaftsdialog. Wichtig ist hier der Name des Feldes, über den die Rechnungslegung erkennt, welcher Text an welche Stelle auf dem Papier gehört.

Weiterhin legen Sie hier zum Beispiel die Schriftart und -größe des Elements fest. Ihr Logo fügen Sie ein, indem Sie die Platzhaltergrafik ersetzen. Exportieren Sie die Datei dann als PDF und ersetzen Sie das gleichnamige, noch nicht personalisierte Original im Ordner templates durch Kopieren.

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