Aufmacher

OpenOffice im Produktiveinsatz

Rundum ausgewogen

Writer, Calc, Impress, Base, Draw und der Formeleditor Math: Im Büro lasst OpenOffice in allen Bereichen die Muskeln spielen.

Die Geschichte von OpenOffice [1] beginnt Mitte der Achtzigerjahre in Deutschland: Der damals gerade 16jährige Marco Börries gründete in Lüneburg die Firma Star Division und entwickelte dort das Büropaket Star Office als Alternative zu dem damals wie heute führenden Microsoft Office. Als Börries sein Unternehmen im August 1999 für fast 60 Millionen US-Dollar an Sun Microsystems verkaufte, hatte er rund 25 Millionen Pakete von Star Office abgesetzt [2]. Hier endet die Geschichte von Börries, der mittlerweile für Yahoo arbeitet, während die von OpenOffice an dieser Stelle erst beginnt.

Im Jahr 2000 gab Neueigentümer Sun den in C++ geschriebenen Quellcode von Star Office an die Open Source-Gemeinde frei. "Das erlaubte Sun", heißt es in einem historischen Abriss der OpenOffice-Foundation, "das technische Wissen und die schnellen Entwicklungszeiten eines Open-Source-Projektes für ihre eigenen Softwareprodukte zu nutzen" [3]. Die Zusammenarbeit zwischen kommerziellem Anbieter und Open Source-Gemeinde hat durchaus Modellcharakter: So steht OpenOffice allen Nutzern gängiger Linux-Distributionen kostenlos zur Verfügung, während Sun das Paket gleichzeitig unter dem alten Namen Star Office als kommerzielles Produkt vertreibt. Wichtig zu wissen: Die beiden Office-Pakete ähneln sich sehr, sind aber nicht identisch: Aus Lizenzgründen fehlen in der Open-Source-Variante einige Bestandteile der kommerziellen Version – etwa die Rechtschreibkorrektur, der Thesaurus oder die Clipart-Bibliothek von Star Office.

Ergebnis dieser gegenseitig befruchtenden Zusammenarbeit ist das derzeit wohl mächtigste Open Source-Projekt weltweit. OpenOffice erfüllt plattformübergreifend alle wichtigen Anforderungen an eine produktiv einsetzbare Bürosoftware für den Unternehmensbereich. Es enthält die Textverarbeitung Writer, die Tabellenkalkulation Calc, das Präsentationsprogramm Impress, die Datenbanklösung Base sowie die Vektorgrafikanwendung Draw. Im Unterschied zum Hauptkonkurrenten Microsoft Office fehlt bei OpenOffice ein Personal Information Manager zum Verwalten von Kontakten, Terminen und E-Mails. Diese Aufgabe übernehmen unter Linux Programme wie Thunderbird oder Kontact. Allerdings plant Sun für die Zukunft die Integration einer solchen Informations- und Kontaktverwaltung und arbeitet dazu derzeit am Lightning-Projekt der Mozilla-Foundation mit, um Thunderbird als Groupware-Client zum Teil der Bürosuite machen zu können.

Textverarbeitung: Writer

Die Messlatte für moderne Büroprogramme liegt hoch: Einerseits erwarten die Anwender zum Beispiel von einer Textverarbeitung, dass sie sich so einfach zu bedienen lässt wie eine Schreibmaschine. Andererseits fallen die Aufgaben im Büroalltag mitunter derart komplex aus, dass sie sich mit der zitierten Schreibmaschine nicht mehr oder nur sehr umständlich erledigen lassen. Die Textverarbeitung von OpenOffice, Writer, schafft diesen Spagat: Sie lässt sich weitgehend intuitiv bedienen, bietet aber auch komplexe Funktionen etwa für Serienbriefe oder das Gestalten umfangreicher Dokumente (Abbildung 1).

Abbildung 1: Umfangreiche Funktionen, aber dennoch einfache Bedienung bietet Writer, die Textverarbeitung von OpenOffice.

Wer direkt von der Schreibmaschine wechselt, kommt mit Writer sofort zurecht: Man tippt einfach seinen Text in einer Standardschrift – und fertig. Schon ohne irgendeinen Mausklick bietet Writer mehr Komfort, als seine mechanischen und elektrischen Vorgänger: Ränder etwa stellen kein Problem dar; fällt die Zeile zu lang aus, umbricht Writer zur nächsten. Tippfehler sind ebenfalls kein Thema: Solange Sie ein Dokument nicht gedruckt haben, lassen sich alle Schreibfehler jederzeit korrigieren.

So banal diese rudimentäre Funktionsbeschreibung klingt, deckt sie doch den größten Teil der Aufgaben einer Textverarbeitung bereits ab. Zudem sollte auch bei Ihnen das bloße Erfassen von Texten immer am Anfang Ihrer Textarbeiten stehen; erst nach dem Niederschreiben beschäftigen Sie sich mit dem Aussehen der Texte – das ist effektiver, als beide Tätigkeiten zu vermischen.

Writer bietet universelle Formatierungsmöglichkeiten, die sich für viele Publikationsformen eignen: Wissenschaftliche Arbeiten etwa verlangen nach der Möglichkeit, Fußnoten einzufügen und Stichwort- oder Literaturverzeichnisse automatisch zu generieren. Wer ein Buch schreiben möchte, benötigt Möglichkeiten für Blocksatz, für das differenzierte Gestalten von Seiten – etwa über Bundstege – sowie zum Einfügen gestalteter Kopf- und Fußzeilen. Solche und ähnliche Funktionen weiß auch derjenige zu schätzen, der einen ansprechend gestalteten Brief schreiben möchte. Einzig beim Gestalten von aufwändigen Druckwerken, Zeitungen oder Zeitschriften zum Beispiel, muss Writer – übrigens wie alle seine Mitbewerber – die Segel streichen, weil es das freie Platzieren von Text- und Bildelementen in beliebigen Formen nicht beherrscht. Da bleibt hier wie dort nur der Griff zu professionellen Layout- und DTP-Programmen.

Wer häufig Textarbeiten verrichtet, schätzt die Automatisierungsfunktionen von Writer: Auto-Text und Auto-Korrektur zum Beispiel helfen bei der Texteingabe über Kürzel sowie der automatischen Verbesserung typischer Schreibfehler. Assistenten und Vorlagen übernehmen oft wiederkehrende Standardaufgaben wie das Aufrufen eines Briefformulars. Stilvorlagen fassen verschiedene Formatierungen zusammen und lassen sich quasi auf Knopfdruck abrufen. Makros schließlich automatisieren beliebige Befehlsfolgen, etwa das Laden eines bestimmten Dokuments aus einem festgelegten Verzeichnis.

Auch wenn spezielle Groupware-und Workflow-Funktionen in OpenOffice fehlen, verfügen die Einzelprogramme über zahlreiche Schnittstellen nach außen. So kann Writer ebenso wie seine Kollegen Calc und Impress Daten aus anderen Anwendungen verarbeiten. Dabei lassen sich die Daten entweder fest importieren oder dynamisch mit dem aktuellen Dokument verknüpfen.

Auch auf der Ausgabeseite gibt sich Writer sehr flexibel: Standardmäßig bietet die Suite das Speichern im offenen Open-Document-Standard an, beherrscht aber auch XML- sowie Microsoft-Office- und StarOffice-Formate. Herausragend im Vergleich zum großen Bruder aus Redmond ist aber die Fertigkeit, Dokumente direkt aus OpenOffice heraus als dokumentenechte PDF-Dateien zu exportieren. Das kann Microsoft Office nur über Zusatzprodukte von Adobe oder Drittanbietern.

Tabellenkalkulation Calc

Die Tabellenkalkulation Calc ist im Büro für alles zuständig, was mit Zahlen zu tun hat. Mit dem Programm erledigen Sie Rechenvorgänge aller Art, Kalkulationen und statistische Auswertungen. Dabei stellt Calc seine Berechnungen in zwei- und dreidimensionalen Tabellen an, was gegenüber dem Taschenrechner entscheidende Vorteile bietet: Der zeigt am Ende immer nur das Ergebnis, während Calc in der Tabelle auch die Ausgangswerte – und auf Wunsch zusätzlich die Formeln – dauerhaft präsentiert. Die lassen sich zudem dynamisch verändern, ja sogar verrücken, ohne dass die Rechenaufgaben darunter leiden. Unerreichbar für den Taschenrechner ist auch die Flexibilität der Funktionen von Calc. Statt komplexe Rechenaufgaben hintereinander abzuarbeiten, verwenden Sie in der Tabellenkalkulation ohne Probleme nahezu beliebig verschachtelte Formeln. Und reicht der Vorrat von rund 450 Berechnungsfunktionen nicht, erweitern Sie den Formelschatz der Anwendung über die eingebaute Makrosprache ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Bei all diesen Funktionen zeigt sich Calc von einer angenehmen Seite: Das Erfassen von Daten fällt so leicht wie bei einer Schreibmaschine. Zudem hilft die Tabellenkalkulation mit Automatisierungsangeboten wie dem selbständigen Ausfüllen von Zellen: Schreiben Sie in drei untereinander liegende Zellen zum Beispiel die Ziffern 1, 3, 5 und markieren Sie diese Zellen, können Sie über den kleinen Anfasser am Ende der Markierung die nächsten mit den Ziffern 7, 9, 11… auffüllen lassen. Das funktioniert auch mit Wochentagen, Monatsnamen oder Jahreszahlen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Kalender in Sekundenschnelle: Mit den Automatisierungsfunktionen von Calc sind solche Arbeiten ein Kinderspiel.

Fast genauso einfach ist das Rechnen mit Calc. Allerdings setzt diese Tätigkeit ein wenig Wissen über die Syntax voraus. Eine Funktion beginnt grundsätzlich mit einem Gleichheitszeichen =. Erst dahinter folgt die Rechenaufgabe: =3+5. Die darf – wie im Beispiel – aus Ziffern bestehen, aber auch aus Zellbezügen: =A3+B2. Sie können Funktionen nach den Regeln der Algebra über Klammerung verschachteln und mit logischen Bedingungen verknüpfen (Wenn-Dann-Sonst). So lösen Sie leicht auch komplexe Aufgaben. (Einen Überblick über die Funktionen von Calc bietet das Menü Einfügen | Funktion.)

Fast ebenso wichtig wie das Berechnen von Werten ist die Präsentation dieser Ergebnisse. Dafür bietet Calc vielseitige Optionen: Sie formatieren die Tabelle bei Bedarf mit Gitterlinien, farbigem Hintergrund sowie Kopf- und Fußzeilen, legen Art, Größen und Schnitt der Schrift fest und definieren die Darstellung von Zahlen (zum Beispiel als Währung, Datum oder Prozent). Sie dürfen bedingte Formatierungen verwenden, etwa um Minuswerte Rot und Pluswerte Grün darzustellen. Zudem stehen Ihnen in Calc diverse Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

Einen Spezialfall der Ergebnispräsentation stellen Zahlenbilder in Form von Diagrammen dar. Auch das beherrscht Calc gleichsam auf Knopfdruck: Der Diagramm-Assistent hilft Schritt für Schritt beim Aufbereiten der Daten in Torten-, Säulen- oder Balkenform – inklusive Beschriftung, Farbpalette und Hintergrund. Auch diese Schaubilder sind dynamisch: Ändern sich die zugrunde liegenden Zahlen, passt sich das Diagramm an.

Über die Verbindungen von Calc zur Außenwelt gilt dasselbe wie bei Writer: Typische Workflow-Funktionen fehlen (noch), über vielseitige Im- und Exportaktionen bestehen aber hinreichende Kontaktmöglichkeiten zu anderen Datenquellen (etwa aus Base) und Anwendungen (zum Beispiel Microsoft Excel) sowie zum universell verwendbaren Dokumentenformat PDF.

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