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Dokumente elektronisch Archivieren mit Gscan2pdf

Abgelichtet und weggepackt

Viele Scanner-Tools verwirren mit zahlreichen Funktionen, die Sie in den meisten Fällen nicht benötigen. Der übersichtliche Scan-Helfer Gscan2pdf verwandelt dagegen einfach und komfortabel alte Papierdokumente in platzsparende PDF-Dateien.

Wer kennt das nicht: Mit den Jahren sammeln sich im Regal die Ordner voller Altpapier. Alte Rechnungen, Briefe und Kopien nehmen Platz ein, den Sie anderweitig nutzen könnten. Wenn Sie die bedruckten Blättern stören, Sie aber nicht wissen, ob Sie die Informationen noch brauchen, hilft Gscan2pdf beim Platzsparen. Das praktische Tool geht Ihnen beim Digitalisieren alter Dokumente zur Hand. Sie brauchen lediglich einen unter Linux funktionierenden Scanner.

Gscan2pdf [1] ist auf die Ablage der Daten im PDF-Format optimiert. Aktuelle Linux-Systeme bieten zwar die Möglichkeit, PDF-Dateien über die Druckfunktion zu erstellen. Diese hat allerdings umfangreiche Einstellungen, von denen Sie bei weitem nicht alle benötigen. Außerdem bedeutet das einen zusätzlichen Arbeitsschritt. Gscan2pdf stellt dagegen nur die notwendigen Optionen bereit und erledigt alle Aufgaben in einem Rutsch.

Installation

Unter Ubuntu und anderen Debian-basierten Distributionen gestaltet sich die Installation von Gscan2pdf folgendermaßen: Starten Sie zuerst einen beliebigen Editor mit Superuser-Rechten, und öffnen Sie die Datei /etc/apt/sources.list. Beide Schritte erledigen Sie mit dem Befehl sudo gedit /etc/sources.list in der Kommandozeile. In der Datei stehen die Software-Repositories, aus denen das System Pakete installiert.

Springen Sie nun an das Ende der Datei und tragen Sie dort folgende Zeile ein:

deb http://gscan2pdf.sourceforge.net/download/debian binary/

Danach speichern Sie die Datei und schließen den Editor wieder. Anschließend lesen Sie die Paketquellen neu ein. Das geschieht einfach mit dem Befehl sudo apt-get update auf der Kommandozeile. Starten Sie nun mit sudo apt-get install gscan2pdf die Installation. Das Setup fragt nach, ob Sie die Pakete ohne Überprüfung installieren wollen. Trauen Sie der Quelle, beantworten Sie die Frage mit [Y]. Möchten Sie verhindern, dass das System die Meldung später wieder anzeigt, befolgen Sie die Schritte im Kasten "Vertrauenswürdige Quellen".

Vertrauenswürdige Quellen

Verschiedene Systeme prüfen die Integrität von Paketen mittels GPG. Findet das Paketmanagement für eine Software keinen passenden Schlüssel im System, erscheint eine entsprechende Warnung, dass die Quelle nicht vertrauenswürdig ist. Trauen Sie der betreffenden Quell, tragen Sie den entsprechenden Schlüssel über die Kommandozeile ein. Im Fall von Gscan2pdf führen Sie dazu folgende Befehle aus:

$ gpg --keyserver www.keyserver.net --recv-keys 4DD7CC93
$ gpg --export --armor 4DD7CC93 | sudo apt-key add -

Der erste Befehl fordert den Schlüssel vom angegebenen Server an und lädt diesen herunter. Die Kombination aus Buchstaben und Zahlen am Ende der Zeile ist die eindeutige Schlüssel-ID. Mit dem zweiten fügen Sie den heruntergeladenen Schlüssel den bereits vorhandenen hinzu. Für jedes neue Repository, dass einen Schlüssel anbietet, müssen Sie diese Befehl mit der entsprechenden Schlüssel-ID wiederholen.

Für RPM-basierte Distributionen, wie Suse oder Fedora, finden Sie fertige RPM-Pakete auf der Heft-CD oder unter [2]. Diese laden Sie herunter und installieren sie mit dem Befehl rpm -i gscan2pdf-Version.rpm. Falls das System Abhängigkeiten nicht richtig erkennt, finden Sie auf der Homepage eine übersichtliche Liste der zusätzlichen Pakete. Hat alles geklappt, steht Gscan2pdf jetzt für den Einsatz bereit.

Um Gscan2pdf aus den Quellen zu installieren, laden Sie zunächst diese von der Heft-CD oder aus dem Netz herunter und entpacken sie mit tar xvfz gscan2pdf-Version.tar.gz. Wechseln Sie anschließend in das neu entstandene Verzeichnis. Geben sie nun perl Makefile.PL ein, um eine Make-Datei zu erstellen. Danach installieren Sie die Software mit dem Befehl make install, den Sie mit Root-Rechten ausführen.

Der erste Start

Nach Abschluss der Installation starten Sie das Programm mit dem Befehl gscan2pdf im Terminal oder einem Schnellstarter, den Sie mit [Alt]+[F2] aufrufen. Zunächst erscheint ein Hinweis, der auf fehlende Pakete aufmerksam macht (Abbildung 1). Die Grundfunktionen beeinträchtigt das aber nicht. Klicken Sie einfach auf OK. Danach begrüßt Sie die Software mit einer übersichtlichen Oberfläche.

Abbildung 1: Mit zusätzlichen Programmen erweitern Sie den Funktionsumfang von Gscan2pdf. Aber auch ohne diese funktioniert die Software zuverlässig.

Gscan2pdf ist nun bereit zum Scannen. Starten Sie dazu Ihren Scanner und legen Sie ein beliebiges einseitiges Dokument ein. Danach rufen Sie über Datei | Scannen den Dialog Dokument scannen auf. Zunächst sucht das Programm nach einem verfügbaren Scanner, dann zeigt es die Optionen an (Abbildung 2).

Abbildung 2: Alle wichtigen Parameter stellen Sie bei Gscan2pdf über einen einzigen Dialog ein.

Unter # Seiten legen Sie die Anzahl der zu scannenden Seiten fest. Die Einstellung eignet sich allerdings nur für Scanner mit einer Duplex-Einheit, die auf Wunsch mehrere Seiten in einem Durchgang ablichten. Bei einem gewöhnlichen Flachbrettscanner sollte weiterhin 1 eingestellt bleiben, da die Software sonst die eingelegte Seite mehrfach ablichtet. Haben Sie einen Flachbrettscanner, belassen Sie die Option Dokument auf Einseitig.

Unter Optionen nehmen Sie Scanner-spezifische Einstellungen vor. Interessant sind hier der Scanmodus, bei dem Sie auswählen, ob der Scanner Daten für einen farbigen oder einen Graustufen-Scan erzeugt. Bei der Auflösung reicht die Vorgabe von 75 DPI problemlos für eine Anzeige des Dokuments auf dem Bildschirm. Kommt es darauf an, das zu scannende Dokument später noch mal auszudrucken, geben Sie eine höhere Auflösung an. Mit 300 DPI sind Sie auf der sicheren Seite, erhalten aber auch größere Dateien.

Klicken Sie auf Scannen, liest die Software das Dokument ein und öffnet es im Arbeitsbereich des Programmfensters. Auf der Seitenleiste am linken Bildrand zeigt das Programm sämtliche Seiten in einer Scan-Reihenfolge an. Gerät beim Scannen etwas durcheinander, ziehen Sie die Seiten einfach mit der Maus an die richtige Position. Haben Sie ein Dokument seitenverkehrt gescannt, klicken Sie es in der Seitenleiste an und drehen es mit drei Pfeil-Icons in der Werkzeugleiste in die richtige Position.

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