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Einer nach dem Anderen

Papierloser Dokumentenumlauf

01.09.2007
Groupware vereint verschiedene Hilfsmittel und bläht sich dadurch oft zu mächtigen Lösungen auf. Oft benötigt man aber nur eine spezialisierte Software wie das webbasierte Dokumentenumlaufsystem Cuteflow.

In kleinen wie in großen Büros zirkulieren tagtäglich verschiedenste Dokumente. Bei den so genannten Dokumentenumläufen (Document-Workflows) verschickt der Sender ein Schriftstück an eine Reihe von Adressaten. Das Schreiben erreicht auf seinem Weg durch die Bürostuben laut Verteilerliste einen Empfänger nach dem anderen. Jeder davon setzt sein Kürzel auf den Umschlag, in dem das Dokument steckt, oder nimmt Änderungen am Text vor. Danach schickt er es an den nächsten Mitarbeiter. Hat das Dokument alle Adressaten passiert, gelangt es zurück zum Sender und enthält nun hoffentlich alle nötigen Informationen.

So zumindest sollte es vonstatten gehen, aber der papierlastige Büroalltag hat so seine Tücken: Was passiert mit dem Umlauf, wenn ein Mitarbeiter krank, im Urlaub oder einfach nicht am Arbeitsplatz ist? Wo steckt der Umlauf gerade, und welchen Erfüllungsstatus hat er? Weiß der Verantwortliche das nicht, hat er wenig oder keinen Einfluss auf den Ablauf, kann also weder Adressaten überspringen noch den Umlauf stoppen. Die Durchlaufzeit ist zudem groß, und nach erfolgreicher Rotation des Dokuments ergeben sich große Papierarchive. Das alles kostet Zeit und Geld.

Ganz papierlos ermöglicht das Open-Source-Programm Cuteflow [1] plattformunabhängige Dokumentenumläufe – nicht mehr aber auch nicht weniger. Konfiguration und Bedienung der in PHP programmierten Software erfolgen vollständig webbasiert. Alles, was Sie dazu benötigen, sind ein Webbrowser und eine E-Mail-Adresse. Über das Webinterface schicken Sie papierlos Dokumente zum Sichten oder Bearbeiten an einen oder mehrere Empfänger, die Sie in Verteilerlisten definieren. Den Umlauf erweitern Sie durch Projektskizzen, Video- oder Audioaufnahmen in Form eines Anhangs. Darüber hinaus erlaubt Ihnen das Programm, den Dokumenten-Umlauf durch Textfelder, Radiobutton, Checkboxen und Comboboxen zu erweitern. Jeder Empfänger ist dadurch in der Lage, dem Dokument zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Mit Cuteflow passen Sie jeden Umlauf auf die jeweiligen Erfordernisse flexibel an und erlauben eine gewisse Interaktion der Empfänger.

Während des Document-Workflows behalten Sie immer den Überblick über Ihre Umläufe, da Cuteflow diese und ihren Status übersichtlich in Tabellenform darstellt. Des weiteren haben Sie die volle Kontrolle: Sie greifen bei Bedarf in aktive Umläufe ein, überspringen Empfänger oder halten den Umlauf ganz einfach an. Erfolgreich rotierte Dokumente geraten nicht in Vergessenheit, denn Cuteflow archiviert sie für spätere Einsichtnahmen.

Installation in fünf Schritten

Das Dokumentenumlaufsystem Cuteflow benötigt einen Webserver (z.B. Apache 1.3.x oder höher) mit PHP5-Erweiterungen, PHP5, MySQL als Datenbank und einen E-Mail-Server, der sich via SMTP erreichen lässt. Optional unterstützt Cuteflow zur Authentifizierung LDAP. Dazu benötigen Sie die zu Ihrer Distribution gehörigen zusätzlichen PHP-LDAP-Pakete.

Das Installationsarchiv mit den Cuteflow-Dateien in Version 2.9.0 finden Sie auf Sourceforge [2] sowie auf der Heft-CD. Die äußerst dürftige Installationsanleitung empfiehlt als ersten Schritt, das Cuteflow-Archiv in das Document-Root-Verzeichnis des Webservers zu entpacken – bei Ubuntu etwa /var/www/, bei Suse10.2 /srv/www/htdocs/. Danach rufen Sie Cuteflow im Webbrowser über http://IP-Adresse/V.2.9.0/index.php auf. Dabei passen Sie die IP-Adresse an die Ihres Webservers an. Das Programm leitet sofort zur Installation über, die aus fünf Schritten besteht. Den ersten Schritt haben Sie bereits absolviert, sobald Sie auf den Install-Knopf rechts unten klicken. Jetzt prüft die Routine, ob Ihr System alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt und ob die zugewiesenen Rechte der Verzeichnisse und Dateien stimmen. Haben Sie das Archiv als root in den Document-Root-Ordner entpackt, besitzt der administrative Benutzer alle Verzeichnisse und Dateien, was Cuteflow bemängelt (Abbildung 1).

Abbildung 1: Bevor Cuteflow mit der Installation beginnt, prüft es das System.

Ändern Sie den Eigentümer der Daten im Verzeichnis V.2.9.0. Dazu verwenden Sie unter Ubuntu den Befehl sudo chown -R www-data:www-data /var/www/V.2.9.0. Arbeiten Sie mit Suse, ändern Sie den Eigentümer auf wwwrun und die Gruppenzugehörigkeit auf www. Die Option -R bewirkt, dass der Befehl alle Dateien und Verzeichnisse auch unterhalb von V.2.9.0 (rekursiv) ändert. Dazu benötigen Sie Root-Rechte.

Drücken Sie erneut auf den Install-Knopf, quittiert Cuteflow den Systemtest mit System erfolgreich getestet und setzt die Installation fort. Im nächsten Schritt verlangt das Programm Angaben zur Datenbank. Cuteflow unterstützt derzeit MySQL, an der Unterstützung für weitere Datenbanken arbeitet der Entwickler. Tragen Sie hier den Hostnamen des MySQL-Servers, den Datenbanknamen , Benutzer-ID und Passwort ein.

Im darauffolgenden Dialog benötigen Sie die Angaben zu Ihrem SMTP-Server. Hierbei brauchen Sie keinen eigenen Mailserver aufzusetzen. Verwenden Sie stattdessen Ihren E-Mail-Provider. Tragen Sie beispielsweise im Feld Server einfach mail.ihr_provider.de ein. Die noch offenen Felder wie etwa Benutzer-ID und Passwort füllen Sie mit den Angaben auf, die Sie auch in Ihrem Mailprogramm verwenden. Gibt es im nachhinein Probleme beim Versand von E-Mails mit Cuteflow, lassen Sie Benutzer-ID, Passwort und das Häkchen zur Authentifizierung leer. Auf diesem Weg funktioniert wenigstens das Verschicken von Benachrichtigungen an Benutzer des Systems unabhängig von den Umläufen. Mehr zum Problem beim E-Mail-Versand erfahren Sie weiter unten.

Das Programm schließt die Installation mit der Möglichkeit ab, eine Beispieldatenbank aufzuspielen. Möchten Sie Cuteflow mit vorgegebenen Benutzern und Dokumentenvorlagen testen, setzen Sie das Häkchen vor Beispieldatenbank installieren und geben eine E-Mail-Adresse an.

Konfiguration

Nach der Installation führt Sie das erste Login zur Cuteflow-Oberfläche. Benutzen Sie die dabei Kombination aus admin als Benutzername und admin als Passwort. Von Haus aus ruft das Programm die ToDo-Seite auf: Sie gibt im normalen Betrieb Auskunft über die Umläufe, die gerade an Ihrer Station warten.

So einfach die Installation des Programms gelingt, so einfach und übersichtlich funktioniert die Konfiguration und Bedienung (Abbildung 2). Auf der linken Seite sehen Sie die vier Hauptfunktionen des Programms: Umläufe, Management, Verwaltung und Abmelden. Als Administrator konfigurieren Sie CuteFlow jetzt. Dazu stehen Ihnen unter Verwaltung zwei Unterpunkte zur Verfügung, mit denen Sie Benutzer anlegen und löschen (Benutzer) sowie Einstellungen zu Datenbank, Mailserver und Oberfläche (Einstellungen) treffen.

Abbildung 2: Die Benutzeroberfläche von Cuteflow ist übersichtlich gestaltet: Die vier Hauptfunktionen unterteilen sich in maximal drei Unterpunkten.

Klicken Sie auf Benutzer, so sehen Sie zu allererst eine Tabelle der eingetragenen Mitarbeiter (Abbildung 3). Die Übersicht umfasst neben den üblichen Daten wie Name oder Benutzername auch eine Statusanzeige dafür, ob sich der Mitarbeiter gerade online befindet. Mit einem Klick auf das jeweilige Icon in der Spalte Optionen löschen Sie als Administrator den Benutzer oder sehen die Details seines Accounts ein.

Abbildung 3: Die Benutzerverwaltung von Cuteflow bietet eine einfache Übersicht sowie einfaches Löschen und Hinzufügen von Mitarbeitern.

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