Für Recht und Ordnung

Freie Software für Rechtsanwälte

01.09.2006
Rechtsanwälte schauten bislang in die Röhre, wenn es um freie Software für ihren Arbeitsplatz ging. Jetzt machen Kumula Cases und RVGX Linux fit für den Anwalts-Desktop.

Im Gegensatz zum Betriebssystemmarkt ist der Markt für Rechtsanwaltssoftware nicht durch monopolistische Strukturen geprägt. Viele Anbieter konkurrieren um die Gunst der Juristen. Dennoch befinden sich Anwaltskanzleien fest in Microsoft-Hand. Sowohl deutsche Softwareschmieden (wie RA-Micro) als auch amerikanische (wie Amicus Attorney) bauen auf die Windows-Plattform. Anwaltssoftware für das freie Betriebssystem ist weit und breit nicht auszumachen. Der Tenor ist eindeutig: Den Softwareherstellern fehlt es schlicht an der entsprechenden Nachfrage.

Benötigte Funktionen

Die wohl wichtigste Funktion einer Kanzleisoftware ist die Verwaltung von Akten samt aktenspezifischen Zusatzfunktionen. Dazu zählen das Erfassen der am Fall beteiligten Parteien, die Koordination von Terminen, das Speichern von Schriftstücken und das Protokollieren von Zahlungsein- und -ausgängen. Genau diese Anforderungen erfüllt Kumula Cases. Eine ebenfalls wichtige Funktion – die Abrechnung des Anwaltshonorars – beherrscht die Software jedoch nicht. Unterstützung hierfür bietet jedoch RVGX.

Installation

Die Grundlage für die hier besprochenen Anwendungen bilden die Programmiersprache Python, das Toolkit Qt in der Version 3 sowie deren Schnittstelle namens PyQt. Diese drei Pakete stellt normalerweise die Distribution zur Verfügung. Einen beliebter Stolperstein stellt das Fehlen der Datenbanktreiber dar. Unter Suse Linux ist dazu das Paket qt3-mysql zu installieren. Gentoo-User müssen dagegen darauf achten, dass Qt mit USE="mysql" kompiliert wurde.

Um nun die Anwendungen zu installieren, laden Sie zunächst das Kumula-Framework mit den Basis-Anwendungen [1] sowie die separat erhältliche Aktenverwaltung [2] (beide auch auf der Heft-CD) herunter. Beide Pakete entpacken Sie in ein beliebiges Verzeichnis, wobei ein neues Unterverzeichnis namens kumula entsteht. Die Dateien der Aktenverwaltung fügen sich nahtlos in das Verzeichnis ein.

Anschließend ist die Installation der Datenbank an der Reihe. Dazu benötigen Sie einen funktionierenden MySQL-Server, der wahlweise auch auf einem anderen Rechner im Netzwerk residieren darf. Mit dem Shell-Befehl mysqladmin -u root -p create kumula und Eingabe des richtigen Rootpassworts von MySQL legen Sie eine leere Datenbank mit dem Namen kumula an. Nun richten Sie Tabellen in der soeben erzeugten Datenbank ein. Im Verzeichnis kumula/sql befinden sich die dazu notwendigen SQL-Skripte. Die folgenden Befehle generieren die Tabellen für das Basispaket sowie die speziell für die Aktenverwaltung benötigten Tabellen:

mysql -u root -p -D kumula < kumula/sql/kumula-base.mysql
mysql -u root -p -D kumula < kumula/sql/kumula-cases.mysql

Die ebenfalls unter [2] verfügbare Datei casetypes-and-recordtypes.sql (auch auf der Heft-CD) enthält deutschsprachige Definitionen für Akten- und Buchungssatztypen, die sich auf die gleiche Weise installieren lassen.

Konfiguration

Nun haben Sie die Arbeit an der Konsole bereits hinter sich. Starten Sie den "Kumula Configurator" mit kumula/bin/configurator.py und tragen dort unter Database die Verbindungsparameter für die soeben erzeugte MySQL-Datenbank ein. Mit Test connection überprüfen Sie, ob mit den eingegebenen Daten eine Verbindung zustande kommt. Ist das der Fall, wählen Sie Settings | Apply im Menü aus. Die Daten werden daraufhin in die Datei .kumularc in Ihrem Home-Verzeichnis geschrieben.

Als nächstes starten Sie Kumulas Programm zur Benutzerverwaltung mit kumula/bin/users.py. Dort legen Sie die Benutzer an, die mit den Programmen arbeiten sollen. Stellen Sie sicher, dass der Benutzername (Username) jedes Benutzers mit seinem System-Login übereinstimmt. Damit werden Sie automatisch für die Kumula-Programme identifiziert, eine manuelle Autorisierung entfällt. Die Employee ID können Sie dagegen frei wählen. Damit sind alle Voraussetzungen zur Benutzung des Softwarepakets erfüllt.

Neue Mandate

Bei einem neuen Mandat muss das Kanzleisekretariat zunächst die Adressen der beteiligten Parteien anlegen. Das Kumula-Programm "Clients" war ursprünglich nur für die Verwaltung der eigenen Mandanten gedacht. Die Aktenverwaltung "missbraucht" diese Anwendung aber auch zum Speichern der Kontaktdaten von gegnerischen Parteien, beteiligten Anwälten und Gerichten. Idealerweise kann "Clients" die gespeicherten Daten mit Hilfe von Attributen auch gruppieren (siehe Kasten "Beteiligte mit Attributen ordnen").

Beteiligte mit Attributen ordnen

Clients kann Ihre Korrespondenzpartner mit Hilfe von Attributen gruppieren. Wählen Sie Attributes | Manage attributes, um Attribute zu definieren. Mit einem Klick auf New legen Sie ein neues Attribut mit der Bezeichnung Adresstyp an. Bei Exclusive sollte kein Häkchen gesetzt sein. Danach legen Sie einige Optionen für dieses Attribut anlegen.

Klicken Sie im rechten Teil des Dialogs auf New und definieren Sie eine Option namens Mandanten. Nach Klick auf den quadratischen Button können Sie für diese Option ein Symbol festlegen. Wiederholen Sie die letzten Schritte und legen Sie weitere Optionen – wie Gegner, Anwälte und Gerichte – für das Attribut an. Beenden Sie die Attributsverwaltung mit Close.

Um nun den Lohn dieser Mühe zu sehen, wählen Sie View | SideBar shows | Adresstyp. Daraufhin erscheinen nun die soeben definierten Optionen samt der Symbole (unterhalb des jederzeit präsenten All clients) in der linken Spalte des Programmfensters. Die Auswahl einer Option bewirkt, dass die Liste nur die entsprechenden Einträge präsentiert.

Ob ein Eintrag einen Mandanten oder Gegner darstellt, markieren Sie im Menü Attributes | Adresstyp. Da Sie vorher das besagte Attribut nicht als exklusiv definiert haben, kann es sich bei dem Eintrag sowohl um einen Mandant als auch um einen Gegner handeln. Das ist nützlich, wenn ein Gegner nach einem abgeschlossenen Fall zu einem Mandanten wird – oder umgekehrt.

Im Prinzip lassen sich mit dem Attributesystem von "Clients" die Einträge beliebig kennzeichnen und gruppieren. Beispielsweise macht bei Sozietäten mit mehreren Anwälten ein Attribut Zuständigkeit Sinn. Welche Attribute ein Korrespondenzpartner besitzt, ist aus dem Info-Modul von "Clients" ersichtlich. Dort werden auch – sofern vorhanden – Beschreibung und Logo von Mandanten und Gegnern angezeigt.

Starten Sie "Clients" mit kumula/bin/clients.py. Mit Clients | New legen Sie die Mandanten und Gegner eines Rechtsstreits an. Zunächst lassen sich nur der Name, eine Identifikationsnummer und eine Beschreibung erfassen. Später können Sie im Modul Contacts (die verschiedenen Module sind rechts unten im Fenster durch Tabs zugänglich) mehrere Kontaktpersonen und Adressen zuordnen. Damit trägt das Programm der Anforderung Rechnung, Unternehmen mit verschiedenen Ansprechpartnern und Adressen mit einem Eintrag zu verwalten.

Mit "Clients" kann das Anwaltssekretariat auch überprüfen, ob ein potenzieller Mandant (oder auch dessen Gegner) bereits von der Kanzlei vertreten wird – denn gemäß Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) darf eine Kanzlei im selben Fall nicht mehrmals tätig werden. Auch ob die Kanzlei bereits in früheren Fällen ein Mandat übernommen hat, lässt sich mit dem Cases-Modul von Clients leicht feststellen. Es bietet eine Übersicht, in welchen Fällen ein Korrespondenzpartner verwickelt ist (Abbildung 1).

Abbildung 1: Mit Clients lassen sich die Beteiligten verwalten, das Cases-Modul (rechts) zeigt die jeweiligen Akten an.

Aktenverwaltung

Unabhängig von den Adressen kann der Advokat seine Akten mit Kumula Cases verwalten. Nach dem Start von kumula/bin/cases.py erscheint ein Hauptfenster, das neben den aktiven und abgeschlossenen Fällen auch aktuelle Termine, Fristen oder Wiedervorlagetermine anzeigt (Abbildung 2). Sofern Sie nicht die vorgefertigten Aktentypen (z.B. Mietsache, Erbrecht) und Buchungssatztypen (z.B. Gerichtskosten, Gutachten) installiert haben, müssen Sie diese unter Settings | Case types sowie Settings | Record types anlegen. Ohne diese Definitionen können Sie keine Akten anlegen.

Abbildung 2: Kumula Cases stellt eine Übersicht der gerade aktiven Fälle dar.

Mit Klick auf New case erstellen Sie eine neue Akte. Dazu startet die Aktenverwaltung ein internes Programm, das alle Akteninformationen in einem neuen Fenster darstellt. Somit lassen sich auch mehrere Akten gleichzeitig öffnen, und sogar direkt aus dem Cases-Modul von "Clients" aufrufen.

Fälle dokumentieren

Jede Akte verfügt über verschiedene Module mit spezialisierten Funktionen. Bei einer neuen Akte ist zunächst nur das Header-Modul aktiv. Dort müssen Sie allgemeine Informationen über den Fall eintragen. Dazu zählen das Aktenkennzeichen (Reference), ein Aktentitel (der meist die Namen der beteiligten Personen enthält), ein Aktentyp sowie der zuständige Bearbeiter. In einem freien Beschreibungsfeld speichern Sie optional weitere Informationen. Mit einem Mausklick auf Create case legen Sie die Akte an, woraufhin die anderen Module zugänglich werden.

Als nächstes definieren Sie im Modul Parties die beteiligten Parteien, also Mandanten, Gegner und Drittbeteiligte (siehe Abbildung 3). Klicken Sie dazu im jeweiligen Reiter auf Add, um einen Dialog zur Auswahl eines Korrespondenzpartners (den Sie zuvor in "Clients" angelegt haben) zu öffnen. An einem Fall können beliebig viele Mandanten, Gegner oder Dritte beteiligt sein, was bei Sammelklagen oder komplizierten Sachverhalten nützlich ist. Auch speichert das Modul zu jedem Beteiligten bei Bedarf eine individuelle, fallbezogene Information – etwa Daten zur Rechtschutzversichung samt Vorgangsnummer und Sachbearbeiter.

Abbildung 3: Für die beteiligten Parteien können Zusatzinformationen in der Akte gespeichert werden.

Termine und Dokumente

Im Laufe des Mandats vereinbart der Anwalt oftmals Besprechungstermine mit seinem Mandanten. Das Events-Modul einer Akte erlaubt die Speicherung dieser Termine. Dazu müssen Sie dort lediglich im Reiter Appointments Datum, Uhrzeit und Dauer sowie den zuständigen Bearbeiter angeben und den Termin mit einem Klick auf New anlegen. Mit Update aktualisieren Sie den gerade markierten Eintrag in der Liste. Allerdings gibt es an dieser Stelle noch keine Kollisionsprüfung. Das Hauptfenster der Aktenverwaltung zeigt eine Übersicht über aktuelle und versäumte Termine aller Fälle in der Sicht Appointments an. Dort legen Sie mit dem Schalter All events fest, ob Sie die Termine aller Benutzer oder nur ihre eigenen sehen möchten.

Während eines Besprechungstermins entsteht normalerweise ein Stapel Notizen sowie ein Plan zur weiteren Vorgehensweise. Die Gegenseite wird gegebenenfalls mit einem Anwaltsschreiben zu einer Handlung innerhalb einer bestimmten Frist aufgefordert. Sowohl Notizen als auch Schriftstücke legen Sie (sofern in digitaler Form vorhanden) im Modul Documents einer Akte ab – wie in einem Container. Mit Import document wählen Sie eine Datei von einem Speichermedium aus. Um eine externe Datei als neue Version eines bereits vorhandenen Dokuments zu importieren, wählen Sie Import version.

Fristen und Wiedervorlagen

Verstreicht die der Gegenseite gesetzte Frist ohne Vornahme der geforderten Handlung, so muss der Anwalt erneut aktiv werden. Zu diesem Zweck tragen Sie das entsprechende Datum als Wiedervorlage unter Resubmissions im Events-Modul ein. Die Bedienung entspricht dem Vorgehen bei Terminen, es entfallen allerdings die Angaben zur Uhrzeit. Setzt umgekehrt die Gegenseite eine Frist, so vermerken Sie eben diese als Fristablauf unter Time limits in der Akte. Analog zu den Terminen stellt das Hauptfenster eine Übersicht aller versäumten und zukünftigen Fristen und Wiedervorlagen in der Sicht Time limits zur Verfügung (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: Das Hauptfenster der Aktenverwaltung zeigt eine Übersicht über Fristen und Wiedervorlagen.

Im Falle gerichtlicher Vertretung erfassen Sie die vom Gericht festgesetzten Fristen und Termine ebenfalls im Events-Modul.

Die Übersichten zu Terminen und Fristen sind leider nicht so komfortabel realisiert, wie man es von Programmen wie Evolution oder KOrganizer kennt. Dennoch bieten sie eine Grundfunktionalität, um den Überblick über die zur Zeit bearbeiteten Fälle zu bewahren.

Finanzen im Griff

Die meisten Anwaltskanzleien übernehmen während des Falls den notwendigen Zahlungsverkehr. Diese Geldtransfers können Sie im Journal-Modul einer Akte aufzeichnen. Neben dem Datum und der Beschreibung wählen Sie pro Vorgang einen Typ aus. Das Modul erwartet die Angabe des Werts in Cent-Beträgen. Um also 267,53 Euro zu erfassen, tippen Sie "26753" in das Value-Feld. Dahinter geben Sie an, ob es sich um eine Ausgabe (Credit) oder eine Einnahme (Debit) handelt. Mit einem Klick auf Insert new record erfassen Sie den Geldtransfer, mit Update aktualisieren Sie den ausgewählten Listeneintrag. Das Journal-Modul zeigt rechts unten den Buchungssaldo der Akte an. Somit sehen Sie auf einem Blick, welche Zahlungen Sie an den Mandanten noch weiter verrechnen müssen.

Rechnungen schreiben

Nach Beendigung der Angelegenheit kann der Anwalt sein Honorar verlangen. Dazu muss er eine Rechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) erstellen. Dazu lässt sich das Programm RVGX des Elmshorner Rechtsanwalts Hauke Lubenow einsetzen. Es erstellt in den wichtigsten zivilrechtlichen Angelegenheiten anhand des Streitwerts und weiterer Angaben eine Anwaltsrechnung nach dem RVG.

Das Programm ist in zwei Geschmacksrichtungen zu haben: Als eigenständiges Programm in Perl/Tk [3] oder unter dem Namen rvgx4bizcalc als Modul für das Kumula-Programm "BizCalc" [4] (auch auf der Heft-CD). Letzteres integriert sich am besten in die Gesamtlösung, da sich der Kumula-Rechner unmittelbar aus der Aktenverwaltung aufrufen lässt.

Entpacken Sie die Moduldateien nach kumula/lib/bizcalc/. Wenn Sie nun in der Aktenverwaltung Extras | Business calculator auswählen, startet BizCalc und lädt das RVGX-Modul (Abbildung 5).

Abbildung 5: Das RVGX-Modul für Kumula BizCalc unterstützt bei der Rechnungserstellung nach dem RVG.

In den Reitern erfassen Sie die zugrunde liegenden Werte für die Rechnungserstellung – je nachdem, ob es sich um eine Beratung, eine außergerichtliche Vertretung oder eine gerichtliche Vertretung erster Instanz handelt. Ein Klick auf Berechnen stellt die einzelnen Posten der Anwaltsrechnung auf dem Bildschirm dar, mit Export in Datei speichern Sie diese im Textformat ab. In der entsprechenden Datei finden Sie in jeder Zeile ein Trennzeichen (das Pipe-Symbol "|") zwischen der Beschriftung und dem Geldbetrag. Dieses Trennzeichen sollten Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm mit einem rechtsbündigen Tabulator ersetzen, um eine sauber formatierte Gebührenrechnung zu erhalten.

Ausblick

Was ein Linux benutzender Anwalt auch derzeit noch missen muss, ist eine Zeiterfassungsfunktion. Seit dem 1. Juli 2006 ermöglicht eine Änderung des RVG eine flexiblere Honorarvereinbarung mit dem Mandanten. Daher wird für den Anwalt eine Übersicht über den tatsächlichen Zeitaufwand für einen Fall zunehmend interessanter. Zu diesem Zweck existieren allerdings genügend Tools in der freien Softwarewelt. Und wer weiß: Vielleicht werden die Kumula-Programme auch eine solche Funktion bieten – nach der Portierung auf Qt4.

Der Autor

Jürgen Gerner, BWL-Absolvent an der FH Nürnberg, ist Initiator des Kumula-Frameworks und hat die hier beschriebene Aktenverwaltung im Rahmen seiner Diplomarbeit entwickelt.

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