Aktenverwaltung

Unabhängig von den Adressen kann der Advokat seine Akten mit Kumula Cases verwalten. Nach dem Start von kumula/bin/cases.py erscheint ein Hauptfenster, das neben den aktiven und abgeschlossenen Fällen auch aktuelle Termine, Fristen oder Wiedervorlagetermine anzeigt (Abbildung 2). Sofern Sie nicht die vorgefertigten Aktentypen (z.B. Mietsache, Erbrecht) und Buchungssatztypen (z.B. Gerichtskosten, Gutachten) installiert haben, müssen Sie diese unter Settings | Case types sowie Settings | Record types anlegen. Ohne diese Definitionen können Sie keine Akten anlegen.

Abbildung 2: Kumula Cases stellt eine Übersicht der gerade aktiven Fälle dar.

Mit Klick auf New case erstellen Sie eine neue Akte. Dazu startet die Aktenverwaltung ein internes Programm, das alle Akteninformationen in einem neuen Fenster darstellt. Somit lassen sich auch mehrere Akten gleichzeitig öffnen, und sogar direkt aus dem Cases-Modul von "Clients" aufrufen.

Fälle dokumentieren

Jede Akte verfügt über verschiedene Module mit spezialisierten Funktionen. Bei einer neuen Akte ist zunächst nur das Header-Modul aktiv. Dort müssen Sie allgemeine Informationen über den Fall eintragen. Dazu zählen das Aktenkennzeichen (Reference), ein Aktentitel (der meist die Namen der beteiligten Personen enthält), ein Aktentyp sowie der zuständige Bearbeiter. In einem freien Beschreibungsfeld speichern Sie optional weitere Informationen. Mit einem Mausklick auf Create case legen Sie die Akte an, woraufhin die anderen Module zugänglich werden.

Als nächstes definieren Sie im Modul Parties die beteiligten Parteien, also Mandanten, Gegner und Drittbeteiligte (siehe Abbildung 3). Klicken Sie dazu im jeweiligen Reiter auf Add, um einen Dialog zur Auswahl eines Korrespondenzpartners (den Sie zuvor in "Clients" angelegt haben) zu öffnen. An einem Fall können beliebig viele Mandanten, Gegner oder Dritte beteiligt sein, was bei Sammelklagen oder komplizierten Sachverhalten nützlich ist. Auch speichert das Modul zu jedem Beteiligten bei Bedarf eine individuelle, fallbezogene Information – etwa Daten zur Rechtschutzversichung samt Vorgangsnummer und Sachbearbeiter.

Abbildung 3: Für die beteiligten Parteien können Zusatzinformationen in der Akte gespeichert werden.

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