Konfiguration

Nun haben Sie die Arbeit an der Konsole bereits hinter sich. Starten Sie den "Kumula Configurator" mit kumula/bin/configurator.py und tragen dort unter Database die Verbindungsparameter für die soeben erzeugte MySQL-Datenbank ein. Mit Test connection überprüfen Sie, ob mit den eingegebenen Daten eine Verbindung zustande kommt. Ist das der Fall, wählen Sie Settings | Apply im Menü aus. Die Daten werden daraufhin in die Datei .kumularc in Ihrem Home-Verzeichnis geschrieben.

Als nächstes starten Sie Kumulas Programm zur Benutzerverwaltung mit kumula/bin/users.py. Dort legen Sie die Benutzer an, die mit den Programmen arbeiten sollen. Stellen Sie sicher, dass der Benutzername (Username) jedes Benutzers mit seinem System-Login übereinstimmt. Damit werden Sie automatisch für die Kumula-Programme identifiziert, eine manuelle Autorisierung entfällt. Die Employee ID können Sie dagegen frei wählen. Damit sind alle Voraussetzungen zur Benutzung des Softwarepakets erfüllt.

Neue Mandate

Bei einem neuen Mandat muss das Kanzleisekretariat zunächst die Adressen der beteiligten Parteien anlegen. Das Kumula-Programm "Clients" war ursprünglich nur für die Verwaltung der eigenen Mandanten gedacht. Die Aktenverwaltung "missbraucht" diese Anwendung aber auch zum Speichern der Kontaktdaten von gegnerischen Parteien, beteiligten Anwälten und Gerichten. Idealerweise kann "Clients" die gespeicherten Daten mit Hilfe von Attributen auch gruppieren (siehe Kasten "Beteiligte mit Attributen ordnen").

Beteiligte mit Attributen ordnen

Clients kann Ihre Korrespondenzpartner mit Hilfe von Attributen gruppieren. Wählen Sie Attributes | Manage attributes, um Attribute zu definieren. Mit einem Klick auf New legen Sie ein neues Attribut mit der Bezeichnung Adresstyp an. Bei Exclusive sollte kein Häkchen gesetzt sein. Danach legen Sie einige Optionen für dieses Attribut anlegen.

Klicken Sie im rechten Teil des Dialogs auf New und definieren Sie eine Option namens Mandanten. Nach Klick auf den quadratischen Button können Sie für diese Option ein Symbol festlegen. Wiederholen Sie die letzten Schritte und legen Sie weitere Optionen – wie Gegner, Anwälte und Gerichte – für das Attribut an. Beenden Sie die Attributsverwaltung mit Close.

Um nun den Lohn dieser Mühe zu sehen, wählen Sie View | SideBar shows | Adresstyp. Daraufhin erscheinen nun die soeben definierten Optionen samt der Symbole (unterhalb des jederzeit präsenten All clients) in der linken Spalte des Programmfensters. Die Auswahl einer Option bewirkt, dass die Liste nur die entsprechenden Einträge präsentiert.

Ob ein Eintrag einen Mandanten oder Gegner darstellt, markieren Sie im Menü Attributes | Adresstyp. Da Sie vorher das besagte Attribut nicht als exklusiv definiert haben, kann es sich bei dem Eintrag sowohl um einen Mandant als auch um einen Gegner handeln. Das ist nützlich, wenn ein Gegner nach einem abgeschlossenen Fall zu einem Mandanten wird – oder umgekehrt.

Im Prinzip lassen sich mit dem Attributesystem von "Clients" die Einträge beliebig kennzeichnen und gruppieren. Beispielsweise macht bei Sozietäten mit mehreren Anwälten ein Attribut Zuständigkeit Sinn. Welche Attribute ein Korrespondenzpartner besitzt, ist aus dem Info-Modul von "Clients" ersichtlich. Dort werden auch – sofern vorhanden – Beschreibung und Logo von Mandanten und Gegnern angezeigt.

Starten Sie "Clients" mit kumula/bin/clients.py. Mit Clients | New legen Sie die Mandanten und Gegner eines Rechtsstreits an. Zunächst lassen sich nur der Name, eine Identifikationsnummer und eine Beschreibung erfassen. Später können Sie im Modul Contacts (die verschiedenen Module sind rechts unten im Fenster durch Tabs zugänglich) mehrere Kontaktpersonen und Adressen zuordnen. Damit trägt das Programm der Anforderung Rechnung, Unternehmen mit verschiedenen Ansprechpartnern und Adressen mit einem Eintrag zu verwalten.

Mit "Clients" kann das Anwaltssekretariat auch überprüfen, ob ein potenzieller Mandant (oder auch dessen Gegner) bereits von der Kanzlei vertreten wird – denn gemäß Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) darf eine Kanzlei im selben Fall nicht mehrmals tätig werden. Auch ob die Kanzlei bereits in früheren Fällen ein Mandat übernommen hat, lässt sich mit dem Cases-Modul von Clients leicht feststellen. Es bietet eine Übersicht, in welchen Fällen ein Korrespondenzpartner verwickelt ist (Abbildung 1).

Abbildung 1: Mit Clients lassen sich die Beteiligten verwalten, das Cases-Modul (rechts) zeigt die jeweiligen Akten an.

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