Neue Ordnung

Beziehungsmuster

Um Tabellen miteinander zu verknüpfen, rufen Sie den Menüpunkt Extras | Beziehungen auf und wählen alle drei Tabellen aus dem Dialogfeld. Sie erscheinen als Grafiken vor grauem Hintergrund, auch die Primärschlüssel sieht man.

Die Beziehungen zwischen den Tabellen bauen Sie über den Menüpunkt EinfügenNeue Relation auf. Ein Fenster zeigt jeweils zwei Tabellen an, die Sie verknüpfen. Rechts tragen Sie die Tabelle STATUS ein, links die Tabelle BUCH, als beteiligte Felder wählen Sie jeweils BID aus. Die Prozedur wiederholen Sie für die Tabellen STATUS und AUSLEIH, nur setzen Sie hier die AID-Felder in Beziehung zueinander.

Grafische Linien symbolisieren anschließend die Beziehungen (Abbildung 3), die 1 und das n Verweisen auf die Art der Relation. So tauchte in Buch in der BUCH-Tabelle jeweils nur einmal auf, während es in der STATUS-Tabelle durchaus mehrmals vorkommt, da verschiedene Personen dasselbe Buch ausleihen.

Abbildung 3: Die Tabellen in grafischer Darstellung. Die gelben Schlüssel stehen für Felder mit Primärschlüsseln, die Linien symbolisieren die Beziehungen zwischen den Tabellen.

Füttern Sie nun die Tabellen mit Beispieldaten: Erst AUSLEIH und BUCH, dann die auf ihnen aufbauende Tabelle STATUS. Beim Eintragen der Werte in die Tabelle STATUS stoßen Sie auf ein Problem: Sie schreiben ja für jedes Buch und jede Person stellvertretend eine Nummer in die Tabelle. Das aber ist mühselig, weil Sie nachsehen müssen, welche Nummern (AID und BID) die Personen und Bücher jeweils tragen – mit Formularen umgehen Sie das Problem.

Formulare

Formulare bereiten die Daten aus Tabellen für Außenstehende gut lesbar auf. Mit ihnen erzeugen Sie zugleich eine intuitive Oberfläche zur Eingabe neuer Daten, denn es ist unpraktisch, diese direkt in Tabellen einzugeben. Zum Design: Das Formular soll jeweils ein Feld für das Leihdatum und das Rückgabedatum enthalten. Darunter wählen Sie aus einem Drop-Down-Menü aus, welches Buch (Titel) Sie an wen (Name) verleihen oder von wem zurück erhalten.

Die beiden Felder Leihdatum und Rueckgabedatum legen Sie mit Hilfe des Assistenten an, der allerdings bei der Aufbereitung verknüpfter Tabellen – wie auch bei anderen Problemen – patzt. Klicken Sie auf Formulare und dann Formular unter Verwendung des Assistenten erstellen. Als Datenquelle wählen Sie Tabelle: STATUS aus, die Felder Leihdatum und Rueckgabedatum verschieben Sie nach Felder im Formular und klicken auf Weiter.

Den Schritt 2. Subformular überspringen Sie, unter Anordnung der Kontrollfelder wählen Sie eine Ansicht für Ihr Formular-Layout aus. Im Bereich 6. Dateneingabe kreuzen Sie nichts an, da Sie ja in das Formular Daten eintragen wollen – auch nachträglich. Bringt zum Beispiel jemand ein Buch zurück, ändern Sie das Datum im Feld Rueckgabedatum. Unter 7. Stile geben Sie dem Formular ein freundlicheres Aussehen, im letzten Schritt benennen Sie es noch und speichern es dann ab.

Klicken Sie nun doppelt auf das Formular, um es zu öffnen und zu prüfen, ob es die Daten korrekt anzeigt (Abbildung 4). Über einen Rechtsklick auf den Namen des Formulars und die Option Bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Gegebenenfalls holen Sie erstmal über AnsichtSymbolleisten die Werkzeugleisten Formular-Navigator und Formular-Steuerelemente auf die Arbeitsfläche.

Als Steuerelement wählen Sie ein Listenfeld aus und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste auf der Arbeitsfläche unterhalb der vorhandenen Felder auf. Ein Assistent fragt ab, woher das Listenfeld seine Daten bezieht. Stellen Sie sicher, dass als Datenquelle die Tabelle STATUS dient, neben Inhalt muss im Assistenten also STATUS stehen. Als Tabelle wählen Sie AUSLEIH und weil im Formularfeld die Namen der Entleiher stehen anschließend das Feld Name. Im nächsten Schritt wählen Sie unter Wertetabelle und unter Listentabelle jeweils das Feld AID. Die gesamte Prozedur wiederholen Sie für das Feld Titel der Tabelle BUCH.

Um anschließend die Felder zu beschriften, wählen Sie das Symbol mit dem Schriftzug An aus der Leiste Formular-Steuerelemente, plazieren Sie es und ändern Sie über einen Doppelklick den Text und seine Farbe. Abschließend speichern Sie das Formular und öffnen es mit einem Doppelklick (Abbildung 5).

Abbildung 4: Mit einem Assistent erstellen Sie die Felder Leihdatum und Rückgabedatum, an verknüpften Tabellen scheitert der Assistent.

Abbildung 5: Die Verknüpfung mit den Feldern der anderen Tabellen BUCH und AUSLEIH geschieht manuell. Am Schluss aktualisieren Sie die Leihdaten bequem über ein Formular.

Es zeigt zunächst die eingetragenen Datensätze an. Mit den Pfeiltasten unten links navigieren Sie durch die Datensätze. Einen neuen Datensatz fügen Sie direkt nach dem letzten Datensatz ein. Achten Sie aber darauf, nicht Ihre alten Daten zu überschreiben.

Wollen Sie Bücher oder Personen eintragen, legen Sie dafür am besten ebenfalls neue Formulare an. Das geht einfach über den Assistenten, da sie jeweils nur eine Tabelle benötigen und keine Rücksicht auf Verknüpfungen nehmen müssen.