Projekt-Jongleur

Wer nicht über ein perfektes Gedächtnis verfügt, verliert bei komplexen Aufgaben leicht den Überblick. Anstehende Aufgaben aufzuschreiben, ist ein erster Schritt. Passende Software kann beim Planen von Projekten aber noch mehr helfen und viel Arbeit abnehmen. Anhand eines einfachen Beispiels erklärt dieser Artikel den Einsatz des Projektplanungs-Tools Taskjuggler [1].

Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihrem Badezimmer die lange verdiente Renovierung zukommen lassen wollen. Damit der geplante Umbau nicht im völligen Chaos endet, setzt er etwas Planung voraus. Als Bauherr dieses Projektes – also eines Vorhabens mit einem definierten Anfangs- und Endzeitpunkt – interessiert Sie natürlich genau, welche Aktionen wann geschehen, welche Handwerker wann zu beauftragen sind und selbstverständlich: Wann können Sie im neuen Bad zum ersten Mal in die Wanne steigen. Als Projektplanungstool kommt Taskjuggler [1] von Chris Schläger und Klaas Freitag zum Einsatz. Die Software ist Open Source und unterliegt der GNU-GPL-Lizenz.

Der Plan

In der Projektplanung hat sich vor vielen Jahren der Gantt-Plan durchgesetzt – benannt nach seinem Erfinder, dem amerikanischen Maschinenbauingenieur Henry Laurence Gantt (1861 bis 1919). Der Plan stellt Vorgänge mit definierten Anfangs- und Endzeitpunkten grafisch als Zeitbalken dar. Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen zeigt dieser Diagrammtyp ebenfalls an. Den so genannten kritischen Pfad hebt er hervor. Damit ist der Vorgang gemeint, der über Zeiteinhaltung oder Terminverschiebung entscheidet.

Der Gantt-Plan liefert eine grafische Übersicht, mit der ein Planer jederzeit den Projektverlauf, den Status und eventuelle Abweichungen von der Planung erkennen kann. Die Übersicht verdeutlicht Zusammenhänge zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Damit wird es einfacher, einzelne Prozesse zu parallelisieren, also gleichzeitig starten zu lassen (Anfangs-Anfangs-Bedingung). Entsprechend ist es ebenfalls möglich, einen Prozess so zu planen, dass er zusammen mit einem abhängigen Prozess abgeschlossen ist (Ende-Ende-Bedingung). Diese Parallelisierung hat den Vorteil, die Dauer des geplanten Vorhabens zu verkürzen, wenn mehrere Prozesse parallel ablaufen können. Aber auch um Arbeitsmittel – in der Projektplanung auch als Ressourcen bezeichnet – besser zu verteilen. Als Ressourcen gelten bei der Badrenovierung zum Beispiel Handwerker, Maschinen und vielleicht auch Raumkapazitäten. Gelingt es Ihnen in der Planung, die Ressourcen auf die einzelnen Arbeitsschritte aufzuteilen, können Sie genau erkennen, wann Sie zum Beispiel welchen Handwerker beauftragen müssen. Wichtige Zwischenschritte bis zum Projektabschluss stellt der Gantt-Plan als Meilensteine dar: Zeitpunkte, zu denen bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Als Nächstes sollten Sie überlegen, welche Arbeiten für Ihre Badrenovierung nötig sind. Diese schreiben Sie zunächst als Notiz zusammen, siehe Kasten "Teilaufgaben grob".

Vorgänge zur Badrenovierung:
1. Bereitstellen Ersatzbad
2. Abbau altes Bad
3. Aufbau neues Bad
4. Bezug neues Bad und Ende des Projekts

Anschließend gehen Sie für jeden Einzelvorgang ins Detail und unterteilen ihn in weitere Vorgänge, siehe Kasten "Teilaufgaben fein".

Bereitstellen Ersatzbad
1. Prüfen der Wasseranschlüsse
2. Prüfen Heizung
3. Reparaturen
4. Säubern Ersatzbad
Abbau altes Bad
1. Abstellen Wasser und Heizung
2. Abbau Möbel
3. Abbau Badewanne
4. Abbau Dusche
5. Abbau Keramik
6. Abbau Decke
usw.

Bewusst wird an dieser Stelle noch keine Gedanke daran verschwendet, in welcher zeitlichen Abfolge die einzelnen Vorgänge ablaufen müssen. Sie untergliedern lediglich die Hauptvorgänge in Einzelschritte. Diese Untergliederung kann natürlich mehr oder weniger detailliert erfolgen. Eine Einteilung wie die vorliegende sollte jedoch im Allgemeinen ausreichend sein.

Im letzten Schritt Ihrer Planungsvorbereitung machen Sie sich schließlich Gedanken darüber, wer welche Vorgänge übernehmen kann. Im vorliegenden Beispiel ist vorgesehen, dass Sie selbst die Aufräumarbeiten übernehmen. Die Lieferung des Materials erfolgt über einen Baustoffmarkt, Sie haben zwei Handwerker zur Auswahl, Meister Müller für alle Installationen und Abbauten und Meister Strom für die Elektroarbeiten. Schließlich noch die eigene Gemeinde um den Bauschutt abzuholen. Die Zuordnung der Personen auf die einzelnen Vorgänge als auch die zeitliche Anordnung der Vorgänge nehmen Sie mit einem geeigneten grafischen Planungstool vor.

Das Tool

Das Projektplanungswerkzeug Taskjuggler ist eigentlich eine Sammlung von Bibliotheken und Kommandozeilen-Tools, es gibt aber auch ein auf KDE basierendes GUI-Frontend. Taskjuggler plant selbständig unabhängige Aufgaben und löst Konflikte auf, zum Beispiel wenn ein Zusammenhang zwischen dem Ende einer Aufgabe und dem Beginn einer neuen Aufgabe besteht. Beim Festlegen von Arbeits- und Freizeit verfährt Taskjuggler flexibel und stellt auch arbeitsfreie Zeiten im Gantt-Diagramm dar. Ressourcen lassen sich für die Verwaltung zu Gruppen ordnen – eine Eigenschaft, die bei der Badrenovierung nicht zum Einsatz kommt.

Taskjuggler erlaubt, einzelnen Ressourcen Kosten zuzuordnen und Initialkosten und Endkosten für ein Projekt zu erfassen. Damit lässt sich auch das Budget für die Badrenovierung kontrollieren und – sollte das Projekt länger dauern – auch der Geldfluss über die Zeit hinweg bestimmen. Die Software bietet umfassende Reports, zum Beispiel nach einzelnen Aufgaben, Fortschritt oder Kosten geordnet. Das Gantt-Diagramm spiegelt die Fortschrittsplanung wieder und zeigt die Zuordnung von Ressourcen zu einzelnen Tasks. Taskjuggler liefert eine Übersicht über die Personalplanung mit Verfügbarkeit, Auslastung und Kostenfaktor. Der Ressourcenkalender zeigt, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang verfügbar sind. Taskjuggler ist ein sehr mächtiges und leistungsfähiges Tool für den professionellen Einsatz. Alle Komponenten des Zeit-, Ressourcen- und Kostenmanagements sind vorhanden, die Daten lassen sich leicht eingeben und verwalten. Abgerundet wird das Werkzeug durch die Reporting-Funktionen, die sehr übersichtlich den aktuellen Projektstatus mit den Parametern Zeit, Kosten und Ressourceneinsatz darstellen.

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