OpenOffice und MS Office gemeinsam nutzen

Formatsalat

Egal, ob der Umstieg von Microsoft Office auf das freie OpenOffice ansteht, oder nur wieder einmal ein Kunde ein Word-Dokument geschickt hat: Mit der richtigen Planung gelingt die Zusammenarbeit zwischen beiden Office-Paketen fast ohne Probleme.

Die Dateiformate der Microsoft-Office-Programme sind sehr weit verbreitet. Ständig trifft man auf Dokumente mit der Endung .doc oder .xls, die es zu öffnen und häufig auch weiterzubearbeiten gilt. Wenn Sie ein paar Grundregeln beachten, gelingt sowohl das eine wie das andere ohne großen Aufwand. Auch ein Umstieg vom proprietären MS Office auf das freie OpenOffice lässt sich mit etwas vorausschauender Planung bewältigen.

Auf der OpenOffice-Website gibt es einen englischsprachigen Migration Guide [1], der auf Probleme beim Umstieg von MS Office auf OpenOffice hinweist. Der Artikel behandelt die aktuelle stabile Version 1.1.5 des freien Büropaketes. Wann immer es wichtige Änderungen und Verbesserungen in der kommenden Version gibt, wird im Text darauf hingewiesen. Das Erscheinen der Nachfolgeversion 2.0 planen die Entwickler für diesen Herbst. Ein genauer Termin steht jedoch noch nicht fest.

Die Version 1.1.5 brachte als wichtigste Neuerung die Unterstützung des XML-basierenden OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) Dateiformats, das auch KOffice und OpenOffice 2 als Standardformat verwenden werden. Textmaker 2005 wird das OASIS-Format ebenfalls unterstützen, was den Datenaustausch zwischen den wichtigsten Textverarbeitungen unter Linux in Zukunft stark vereinfacht.

Die unterschiedlichen Dateiformate

Die Dateiformate von OpenOffice/StarOffice und Microsoft Office unterscheiden sich dadurch, dass erstere auf einen offen gelegten, XML-basierenden Standard für alle Anwendungen setzen, während MS Office ein unter Verschluß gehaltenes binäres Dateiformat verwendet. Diese Geheimniskrämerei erschwert es den OpenOffice-Entwicklern, hundertprozentig funktionierende Import- und Exportfilter zu schreiben.

Alle OpenOffice-Programme lesen die Dokumente der gleichartigen Microsoft-Anwendungen. Umgekehrt funktioniert das nicht: MS Office liest keine OpenOffice-Dokumente. Wenn Sie also vorhaben, ein Dokument an einen Kunden oder Kollegen weiterzugeben, der MS Office verwendet, sollten Sie das Dokument erst im OpenOffice-Format speichern und anschließend ein zweites Microsoft-Format erzeugen. So steht Ihnen das Original noch zur Verfügung, selbst wenn der Exportfilter nicht perfekt arbeitet.

Die Tabellen 1 und 2 geben einen Überblick, welche Formate Writer und Calc lesen und schreiben. Interessant ist, dass Writer und Calc Dokumente in älteren Microsoft-Formaten besser verarbeiten als das aktuelle MS Office, das Benutzer mit solchen Dokumenten im Regen stehen lässt.

Genausowenig wie das ursprüngliche OpenOffice/StarOffice-Format unterstützt Microsoft das OASIS-Dateiformat. Das Unternehmen arbeitet stattdessen an einem eigenen XML-basierten Format, das allerdings im Gegensatz zu den bisherigen offen gelegt werden soll.

Tabelle 1: Von Writer unterstütze Dateiformate

Format Import Export
Microsoft 97/2000/XP Vorlage x x
Microsoft 97/2000/XP Dokument x x
Microsoft Word 6/95 Dokument x x
Microsoft Word 95 Vorlage x x
Microsoft 5 Dokument x x
RTF x x

Tabelle 2: Von Calc unterstützte Dateiformate

Format Import Export
Excel 97/2000/XP Vorlage x x
Excel 97/2000/XP Dokument x x
Excel 4.x-5.0/95 Vorlage x x
Excel 4.x-5.0/95 Dokument x x

Automatische Konvertierung

OpenOffice liefert mit dem Dokumenten-Konverter ein Werkzeug mit, das die Umwandlung von zahlreichen MS-Office-Dokumenten auf einen Schlag ermöglicht. Bevor Sie aber eine große Menge Dokumente konvertieren, sollten Sie einen Moment lang überlegen, welche Dokumente und Vorlagen Sie wirklich im neuen Format benötigen. Häufig reicht es, beim Umstieg die wichtigsten Vorlagen in das neue Format zu überführen und alle anderen Dateien im Originalformat oder als PDF zu archivieren. Unter [2] zeigt Jacqueline Rahemipour, wie ein Umstieg auf OpenOffice erfolgen kann, ohne dass alle Dokumente in das neue Format überführt werden.

Sie erreichen den Konverter mit dem Menübefehl DateiAutopilotDokumenten-Konverter. Im ersten Schritt fragt Sie ein Assistent, welche MS-Office- oder StarOffice-Dateien umgewandelt werden sollen. Anschließend legen Sie Quell- und Zielverzeichnis der Umwandlung fest (Abbildung 1). Im letzten Schritt starten Sie die Konvertierung, die je nach Anzahl und Komplexität der Dokumente in wenigen Minuten oder in mehreren Stunden erledigt ist.

Nach dem Konvertieren empfiehlt sich ein Blick in die Log-Datei. Sie liegt als OpenOffice-Dokument vor und stellt die in einer Übersicht Quell- und Zieldokumente gegenüber. Über einen Link mit dem Dateinamen als Anker lassen sich mit einem Mausklick die entsprechenden Files öffnen.

Abbildung 1: Der Dokumenten-Konverter wandelt mehrere MS-Office-Dokumente in einem Rutsch ins OpenOffice-Format um.

Sie sollten den Dokumenten-Konverter allerdings nur bei Dokumenten verwenden, die leicht umzuwandeln sind. Komplexere und aufwändig gestaltete Dateien konvertieren Sie besser von Hand.

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