Neue Perspektiven
Datenanalyse mit OpenOffice 2.0 – Der Datenpilot
Zweites Beispiel: Zeiterfassung
In unserem zweiten Beispiel liegen tägliche Stundenabrechnungen von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen vor (Abbildung 6). Mithilfe des Datenpiloten erstellen wir aus dieser unübersichtlichen Tabelle eine Übersicht über die monatlichen und quartalsbezogenen Stunden der Mitarbeiter und Abteilungen.
Abbildung 6: Aus diesen Daten soll OpenOffice die Gesamtstunden der Mitarbeiter und Abteilungen im Monat und Quartal berechnen.
Im Datenpiloten erstellen Sie als erstes wie gewohnt das Layout. Das Datum landet dabei im Abschnitt für Zeilenfelder, die Stunden in den Datenfeldern, und die Abteilungen sollen spaltenweise dargestellt werden. Hier zeigt sich übrigens eine Beschränkung von OpenOffice: Wollen Sie die Tage nicht zeilen- sondern spaltenweise darstellen, bekommen Sie Platzprobleme, weil in einer Tabelle nur 256 Spalten Platz finden, jedes Jahr aber 365 Tage hat. In diesem Fall müssen Sie entweder die Tage doch zeilenweise anordnen oder Daten konsolidieren, etwa Tage zu Monaten zusammenfassen.
Neuigkeiten in OpenOffice 2
Die Entwickler von OpenOffice haben für Version 2 eine Menge Arbeit in den Datenpiloten gesteckt und seine mächtigen Funktionen noch erweitert. Die wichtigsten hier im Überblick:
- Sie können jetzt Felder definieren, die der Pilot als Seitenfelder in einer Auswertungstabelle verwendet. Dazu gibt es im Fenster zum Erstellen des Layouts (Abbildung 2) den Bereich
Seitenfelder. - Im Layout-Fenster erhalten Sie nach Anklicken des gewünschten Feldes über die Schaltfläche
Optionendie lang ersehnte Möglichkeit, zusätzliche Feldeigenschaften zu definieren. Die neuen SchaltflächenZusätzebeziehungsweiseOptionenerlauben Ihnen weit mehr Einstellungen als noch in der aktuellen Version 1.1 (Abbildung 5). - Über den Menüpunkt
Daten | Gliederung | Gruppierungöffnen Sie ein Fenster, das in Abhängigkeit vom ausgewählten Feld zusätzliche Gruppierungsmöglichkeiten anbietet (Abbildung 7).
Doch selbst, wenn Sie diese Beschränkung umgehen, sieht die Auswertungstabelle nicht sehr schön aus. Wie oben beschrieben, passt der Datenpilot das Format der Felder nicht an die Originaldaten an, sondern stellt die Tage als fortlaufende Zahl dar. Markieren Sie also die Zellen und formatieren Sie sie mit der Vorlage Datum.
Jetzt gelingt auch schnell eine Gruppierung nach Monaten. Klicken Sie auf eine Zelle mit einem Datum, aktivieren Sie über Daten | Gliederung | Gruppierung oder [F12] das Gruppierungsmenü (Abbildung 7) und wählen Sie für unser Beispiel Monate und Quartale aus. Calc ermöglicht sogar selbst dann eine Gruppierung, wenn sich im Datenmaterial leere Zeilen befinden.
Abbildung 7: Mit den Verbesserungen in OpenOffice 2 gestaltet sich die Gruppierung von verwandten Zellen einfach. Es reicht eine Zelle zu markieren, und den passenden Intervall auszwählen, den Rest erledigt die Software.
Sie erhalten so eine Tabelle, die die Mitarbeiterstunden der einzelnen Abteilungen monats- und quartalsbezogen auflistet, Abbildung 8 zeigt das endgültige Ergebnis.
Abbildung 8: In wenigen Augenblicken erzeugen Sie aus datumsbezogenen Datensätzen monats- und quartalsbezogene Zusammenfassungen.
Fazit
Der Datenpilot von OpenOffice Calc beweist sich in Version 2 der Büro-Suite als leistungsfähiges Tool, mit dem Sie effektiv und flexibel unübersichtliche Datenwüsten ordnen und analysieren. Neben der Analyse kaufmännischer Daten wie im Beispiel dargestellt bietet sich auch eine Auswertung von Messdaten an.
Da sich OpenOffice noch im Betastadium befinden, müssen Sie zwar noch das ein oder andere Fehlverhalten in Kauf nehmen, aber bereits jetzt erleichtert der Datenpilot den Umgang mit Daten enorm.
Einem Freund empfehlen
