Neue Perspektiven

Das in OpenOffice integrierte Tabellenkalkulations-Programm Calc enthält diverse Formeln und Funktionen, die Ihre Tabellen recht professionell aufbereiten helfen. Da der Überblick mit einer wachsenden Anzahl an Daten zunehmend verloren geht, kommt bald der Wunsch auf, gezielte Auswertungen vorzunehmen. Mit dem Datenpiloten existiert ein Tool, das auch komplexe Daten schnell und übersichtlich analysiert. Dieser Artikel zeigt einige praktische Beispiele, um einen Überblick über gesammelte Daten zu erhalten.

Sehr häufig ordnen Benutzer ihre Daten derart an, dass die Zeilen als Datensätze und die Spalten als Felder fungieren (Abbildung 1). Die erste Zeile dient dabei als Bezeichner für das jeweilige Feld.

Abbildung 1: Eine einfache Tabelle mit einer datenbankähnlichen Struktur. Jede Zeile enthält einen Datensatz mit jeweils vier Feldern. Der Datenpilot soll helfen, sich in diesem Wust an Zahlen einen Überblick zu verschaffen.

Mit Hilfe des Datenpiloten erzeugen Sie aus vorliegendem Material effizient spezielle, interaktive Übersichtstabellen. In diesen zeigen Sie die Daten mit Hilfe von Filter- und Kalkulationsmethoden in übersichtlicher Form an und analysieren sie. Diese Tabellen lassen sich mit Hilfe sogenannter Feldschaltflächen jederzeit anpassen, ohne dass sich die Ausgangsdaten ändern. Sie wenden den Datenpiloten zum Beispiel an, um

• Gesamtergebnisse in Spalten und Zeilen zu berechnen
• Teilergebnisse für ausgewählte Datenfelder zu ermitteln
• spezielle Berechnungsverfahren auf Felder anzuwenden
• aus unterschiedlichen Blickwinkeln auf Ihre Daten zu sehen
• Datenbereiche zu gruppieren, ein- und auszublenden oder zu filtern

Die zwei folgenden Beispiel zeigen, wie Sie den Datenpiloten benutzen und in sehr kurzer Zeit beachtliche Ergebnisse erzielen.

Umsätze, Quartale, Filialen

Es kommt in der Praxis häufig vor, dass unstrukturiertes Datenmaterial vorliegt, welches Sie nach unterschiedlichsten Kriterien auswerten wollen. Abbildung 1 zeigt den Ausschnitt einer Tabelle, die die monatlichen Umsätze verschiedener Filialen eines Unternehmens enthält.

Die Datensätze sind zwar hier schon halbwegs gut geordnet, den Datenpiloten interessiert die Ordnung der Ausgangsdaten aber gar nicht; er sortiert sie von selbst. Achten Sie lediglich darauf, dass die erste Zeile Bezeichnungen für die einzelnen Felder enthält, weil der Pilot später diese Namen benutzt.

In diesem ersten Beispiel wollen wir herausfinden, welche Umsätze die Filialen bezogen auf die Artikel in den jeweiligen Monaten erwirtschaftet haben. Das bedeutet, nach bestimmten Datenfelder zu filtern und die Teilsummen zu berechnen.

Den Piloten starten

Da wir hierzu die komplette Tabelle auswerten wollen, reicht es, einfach eine Zelle auszuwählen. Der Datenpilot sollte dann alle Daten aus der Tabelle nutzen, die ohne Leerzeilen oder -spalten mit dieser Zelle verbunden sind. Im Test mit einer aktuellen Beta-Version von OpenOffice funktionierte das aber nicht zuverlässig. Alternativ markieren Sie daher den Bereich, den Sie auswerten wollen, in unserem Fall die komplette Tabelle.

Klicken Sie danach auf Daten | Datenpilot | Aufrufen, fragt der Pilot, ob Sie die aktuelle Selektion oder eine andere Datenquelle öffnen wollen. Nach Auswahl von Aktuelle Selektion öffnet sich das Fenster aus Abbildung 2. Hier legen Sie fest, wie die Tabelle aussehen soll, die später die ausgewerteten Rohdaten aufbereitet anzeigt.

Abbildung 2: In diesem etwas gewöhnungsbedürftigen Dialog legen Sie das Layout der Tabelle fest, die später alle analysierten Daten übersichtlich anzeigt.

Jeder Button auf der rechten Seite repräsentiert ein Datenfeld. Die Feldbezeichnungen holt sich das Programm aus der ersten Zeile der Tabelle. Im unserem Fall soll OpenOffice die einzelnen Monate zeilenweise untereinander, und die Filialen spaltenweise nebeneinander darstellen sowie die Umsätze addieren.

Die Feldschaltflächen schieben Sie einfach mit Hilfe der Maus an die gewünschte Position (Abbildung 2). Haben Sie sich "verklickt", ziehen Sie die Schaltfläche einfach wieder heraus. Warum hier die Art.-Nr. im Bereich Seitenfelder (siehe Neuigkeiten im Kasten "Neuigkeiten in OpenOffice 2") steht, wird später klar.

Wenn Sie auf Zusätze klicken, haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe in einer neuen Tabelle anzuzeigen. Für Auswertungen sollten die auszuwertenden Daten und die Ergebnistabellen in getrennten Tabellenblättern liegen. Jetzt haben wir alles erledigt und nach Bestätigung durch Anklicken von OK erscheint die Auswertetabelle (Abbildung 3).

Abbildung 3: Diese automatisch generierte Tabelle fasst Datensätze entsprechend gleicher Einträge in den Feldern Filiale und Monat mit der Funktion Summe zusammen.

Jetzt erschließt sich auch die Funktionsweise der Seitenfelder: Die Art.-Nr. ordnet der Pilot hier außerhalb der Ergebnistabelle an. Die Tabelle in Abbildung 3 addiert alle Artikel gleichermaßen. Wollen Sie lediglich den Verkauf eines bestimmten Artikels auswerten, wählen Sie diesen über einen Klick auf das Pfeilsymbol hinter der Art.-Nr. aus.