Viele Köche verderben den Brei?

Ob in der Firma, in Projekten oder Vereinen – Dokumente haben oft nicht nur einen Autor oder eine Autorin, sondern gehen in mehreren Bearbeitungsschritten durch viele Hände. Das will gut organisiert werden, doch zum Glück greift moderne Office-Software – richtig eingesetzt – dem Bearbeitungsteam hier mit vielfältigen Funktionen unter die Arme. Unter Linux hat OpenOffice in dieser Hinsicht am meisten zu bieten. Alternative Programme können da – wie Kasten 1 zeigt – (noch) nicht mithalten.

Änderungen im Auge behalten

Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Besprechungsprotokoll erstellen, das hinterher von den anderen Versammlungsteilnehmerinnen und -teilnehmern verändert wird. Deren Veränderungen bestehen aus Ergänzungen, Streichungen und Umformulierung Ihres Textes. Da Sie jedoch das letzte Wort behalten, müssen die Korrekturen erkennbar bleiben, und Sie brauchen eine einfache Möglichkeit, um diese anzunehmen oder abzulehnen.

Zu diesem Zweck aktivieren Sie in OpenOffice Writer die Menüfolge Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen, sobald Sie das Protokoll geschrieben haben. Anschließend können Sie das gespeicherte Dokument weitergeben. Dazu senden Sie es entweder per E-Mail an den nächsten Bearbeiter oder speichern es im Netzwerk in einem Ordner, auf den die anderen Projektmitglieder auch Zugriff haben, zum Beispiel in einem vom Systemadministrator eingerichteten, gemeinsamen Projektverzeichnis, in dem die Projektgruppe Schreibrechte hat.

Vorsorge ist besser

Um zu vermeiden, dass einer der nachfolgenden Bearbeiter die Überarbeitungsfunktion abstellt, aktivieren Sie die Funktion Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnung schützen. OpenOffice fordert Sie dann wie in Abbildung 1 auf, für diesen Schutz ein Passwort einzugeben. Es wird bei der Eingabe nicht angezeigt und muss zweimal eingegeben werden, um sicherzustellen, dass es korrekt hinterlegt wurde. OpenOffice gibt sich hier nur zufrieden, wenn das Passwort mindestens fünf Zeichen lang ist, und unterscheidet Groß- und Kleinschreibung.

Abbildung 1: Überarbeitungsprotokoll mit Passwort schützen

Nun ist der Menüpunkt Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen nicht mehr aktiv, so dass außer Ihnen niemand die Überarbeitungsfunktion deaktivieren kann. Um den Schutz wieder aufzuheben und aufgezeichnete Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, geben Sie das entsprechende Kennwort über dieselbe Menüfunktion ein. Vergessen Sie es auf keinen Fall – sonst fehlt Ihnen die Möglichkeit, die Überarbeitungsfunktion wieder auszuschalten und die Änderungen zu übernehmen.

Bearbeitet das nächste Projektmitglied das Dokument, zeigt OpenOffice dessen Änderungen standardmäßig rot an. Die Korrekturen der folgenden Bearbeiter erfolgen in anderen Farben. Wenn Sie die Maus auf eine der Änderungen positionieren, lässt sich wie in Abbildung 2 leicht nachvollziehen, welche Farbe welchem Bearbeiter entspricht. Deren Namen erfahren Sie allerdings nur, wenn die Kollegen und Kolleginnen beim Einrichten des Office-Pakets oder nachträglich unter Extras / Optionen ... / OpenOffice.org / Benutzerdaten persönliche Daten hinterlegt haben.

Abbildung 2: Von wem welche Änderung stammt, lässt sich anhand von Farben und der "Ballon-Hilfe-Funktion" gut nachvollziehen

Das Menü Bearbeiten / Änderungen / Kommentar erlaubt es einem Bearbeiter, einen ergänzenden Kommentar zu einer korrigierten Textstelle zu verfassen. Diesen können auch die anderen Projektmitglieder über dasselbe Menü öffnen und wie in Abbildung 3 gezeigt nachlesen. Mit den dortigen Pfeiltasten navigieren Sie durch die verschiedenen Anmerkungen.

Abbildung 3: Kommentare erklären, warum welche Änderung eingefügt wurde