Organisationstalente

Auf gute Zusammenarbeit

Planen Sie eine Besprechung, zu der andere Teilnehmer eingeladen werden sollen, ist die zweite Registerkarte der richtige Ort für die notwendigen Einstellungen. Hier fügen Sie die Teilnehmer entweder von Hand hinzu oder stellen eine Liste aus schon vorhandenen Adressbucheinträgen zusammen. KOrganizer sorgt nicht von sich aus für eine Benachrichtigung der Teilnehmer. Wollen Sie Einladungen per Mail verschicken, muss zunächst der Besprechungstermin mit der Maus markiert werden und danach der Punkt Planer / Anfragen aus dem Menü gewählt werden, woraufhin KMail gestartet wird. Etwas schwierig herauszufinden ist der Unterschied zu dem Menüpunkt Planer / Publizieren. Während die Anfrage nur für Einträge zu Verfügung steht, für die auch Teilnehmer eingetragen wurden, können Sie Publizieren für jeden Eintrag auswählen. Der Empfänger erhält eine Mail mit ics-Anhang.

Über die Korganizer-Funktion Datei / Kalender zusammenführen hat dieser dann auch Ihre Termine immer im Blick. Wollen Sie Termine auf diese Art weiter verschicken, sollten Sie bei der Terminerstellung auf die Verwendung von Umlauten verzichten – egal welche Kodierung hier auf einem SuSE-System für den Anhang gewählt wurde, KOrganizer stellte die importierten ical-Dateien nur mit verstümmelten Umlauten dar. Will man diesen Fehler umgehen und verfügt der Empfänger nicht über ein Programm, das ics-Dateien lesen kann, bietet KOrganizer auch einen Export ins HTML-Format. Dieses Extra will jedoch erst mal über Einstellungen / Plugins einrichten... aktiviert werden, damit es unter Datei / Exportieren / Als Webseite exportieren zur Verfügung steht. Neben dem Web-Export-Plugin aktivieren Sie hier noch weitere wertvolle Helferlein wie das Import-Plugin für Geburtstage. Haben Sie die Einträge in Ihrem KDE-Adressbuch gut gepflegt, können Sie alle Jubeltage über Datei / Importieren / Geburtstage importieren in KOrganizer übernehmen. Sogar ein Microsoft-Exchange-Plugin existiert, zu dessen Funktionsfähigkeit hier mangels Exchange Server leider keine Angaben möglich sind.

Planungsassistent

Gut gelungen ist die Integration des Todo-Listen-Managements in KOrganizer. Über das Kontextmenü erstellen Sie neue Aufgaben und legen in der Eingabemaske den Zeitrahmen, die Priorität und eventuell eine Mitarbeiterliste für die Aufgabe fest. Dabei müssen Sie sich nicht auf eine einfache Liste beschränken, sondern können über das Kontextmenü einer jeden Aufgabe neue Aufgaben-Untergruppen anlegen. Damit stellt KOrganizer fast schon eine kleine Projektverwaltung zur Verfügung. Das Aufgabenfenster, das am linken Fensterrand angesiedelt ist, lässt sich so weit aufziehen, dass man alle Aspekte der Einträge im Blick hat (Abbildung 6), und ein Klick auf eine der Überschriften sortiert die Aufgaben entsprechend der gewählten Kategorie.

Abbildung 6: Nach Termin sortierte Todo-Liste in KOrganizer

Ein erneuter Klick auf dieselbe Kategorie führt zu einer Sortierung in umgekehrter Reihenfolge. Hakt man eine Aufgabe als erledigt ab, passt KOrganizer automatisch den Eintrag in der Erledigt-Spalte an und setzt ihn auf 100%. Damit Sie nicht irgendwann die Übersicht verlieren, löschen Sie die nicht mehr aktuellen Aufgaben über Datei / Abgeschlossene Aufgaben löschen. Hier sind Sie dann auch gleich am richtigen Ort, um Termine aus längst vergangenen Tagen zu entfernen. Über Datei / Alte Einträge archivieren legen Sie fest, wie alt die zu archivierenden Einträge sein sollen und in welcher Datei KOrganizer diese speichern soll. Sind Sie sich sicher, die alten Daten gar nicht mehr zu benötigen, können Sie sie durch Klick auf Löschen auch für immer loswerden.