Vorbereitung ist alles

Verantwortlich für Stil

Das wohl wichtigste Tool beim Erstellen von Vorlagen ist der Stylist, der auf Druck der [F11]-Taste erscheint (Abbildung 3). Er besitzt eine eigene kleine Symbolleiste, mit der Sie zwischen Vorlagen für Absätze, Zeichen, Rahmen, Seiten und Nummerierungen (von links nach rechts) umschalten. In all diesen Kategorien können Sie beliebig neue Vorlagen erstellen und bestehende modifizieren.

Um beispielsweise die Schriftart des Standard-Texts zu ändern, markieren Sie im Reiter Absatzvorlagen (erstes Icon von links) die Absatzvorlage Standard und klicken im Kontextmenü der rechten Masutaste auf Ändern... Hier können nun die Schriftart, aber auch Nummerierungen für bestimmte Absätze und Layouts eingestellt werden.

Besonders wichtig zu wissen ist dabei, dass diese Änderungen Auswirkungen auf alle aus dieser Vorlage erstellten Dokumente haben. OpenOffice fragt beim Öffnen jeder Datei nach, wenn die zugehörige Vorlage angepasst wurde. Muss ein Layout in vielen Dokumenten gleichzeitig verändert werden, spart dieses Verhalten viel Zeit. Es erfordert aber auch gute Organisation: Unterschiedlich zu formatierende Teile einer Vorlage sollten Sie jeweils in einem eigenen Stil definieren, damit Ihnen im Falle eines Layoutwechsels Nacharbeit erspart bleibt.

Abbildung 3: Der Stylist

… und Verwaltung

Über den Menüpunkt Datei / Dokumentvorlage / Speichern ... speichern Sie die fertige Dokumentvorlage. OpenOffice sammelt alle so abgelegten Vorlagen im Verzeichnis template im OpenOffice-Arbeitsverzeichnis. Zwar kann man die Vorlagen auch mit Datei / Speichern unter... sichern, doch das setzt den Verwaltungsmechanismus des Office-Pakets außer Kraft, und man muss sich selbst ums Vorlagenmanagement kümmern.

Beim Speichern der Dokumentvorlage über den vorgesehenen Weg erscheint ein Fenster mit den beiden Spalten Bereiche und Vorlagen. Diese stehen zueinander in einem Verhältnis wie Ordner zu Dateien. Somit speichert man z. B. alle Brief-Vorlagen in einem Brief-Bereich und alle Memo-Vorlagen in einem anderen.

Da der Bereich Briefe noch nicht existiert, müssen Sie zunächst auf Verwalten... klicken. Im neu erscheinenden Fenster (Abbildung 4) rufen Sie im freien Platz der linken Spalte (Dokumentvorlagen) mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Ein Klick auf Neu erlaubt es nun, eine neue Kategorie mit dem Titel Briefe zu erstellen. Nach dem Schließen des Fensters finden Sie diese in den Vorlagen-Bereichen wieder. Um darin ein Template abzulegen, klicken Sie den Speicherbereich an und vergeben in der oberen Eingabezeile einen Namen für die Vorlage.

Abbildung 4: Verwalten von Dokumentvorlagen

Ab jetzt lassen sich Briefe wirklich schnell erstellen: Sie wählen im Menü Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente die Kategorie Vorlagen, klicken doppelt auf den passenden Bereich und darin auf die Vorlage Ihrer Wahl. Nun können Sie Ihre Zeit voll und ganz dem Inhalt des Briefs widmen. Dass Sie dessen Text immer noch selbst eingeben müssen, ist dabei ein Problem, für das eine Lösung nach unserem Wissen zur Zeit nicht in Sicht ist.