Vorbereitung ist alles

Wer kennt das nicht: Da muss man einen eiligen Brief schreiben, doch wo bekommt man auf die Schnelle einen geeigneten Briefkopf her? Schon findet man sich stundenlang am Layout frickeln – dabei könnte alles so einfach sein, hätte man sich nur früher einmal hingesetzt und eine passende Vorlage erstellt. Schließlich liefert OpenOffice eine Vorlagenverwaltung frei Haus mit.

Sollten Sie diese Office-Suite noch nicht installiert haben, können Sie sie von http://de.openoffice.org/about-downloads.html herunterladen oder auf die Kopie auf der Heft-CD zurückgreifen. Die Textverarbeitung OpenOffice.org Writer startet das Kommando soffice & auf der Befehlszeile. Gegebenenfalls müssen Sie noch den Pfad ergänzen.

Der Brief

Anschließend begrüßt Sie ein leeres Texteingabefenster. Da eine Dokumentvorlage im Grundsatz genauso erstellt wird wie ein gewöhnliches Textdokument, könnten Sie nun Text eingeben. Eine Briefvorlage bietet sich aber erst dann als Ausgangsbasis für sämtliche Briefe an, wenn sie Parameter festlegt, die auf jedem Brief wiederzufinden sind. Dazu gehören unter anderem die Textrahmen für die Anschrift, für Absenderangaben und eine eventuelle Fußnote.

Einen Textrahmen fügen Sie durch einen Klick auf Einfügen / Rahmen hinzu. Es erscheint ein Dialog, der Optionen für diesen Rahmen festlegt (Abbildung 2). Bei Rahmen in Vorlagen empfiehlt es sich, diese auf der Seite zu verankern, damit sie sich später nicht beim Einfügen des Texts verschieben können. Verschiebbare Elemente in Vorlagen führen letztlich nur zu verworrenen Layouts und Texten, bei denen nichts am richtigen Platz landet.

Anschließend geben Sie – immer noch im Reiter Typ – die Koordinaten und die Größe des Rahmens ein. Statt absoluter Längen und Breiten in Zentimetern nimmt der Dialog auch Prozentangaben an, sofern Sie die Checkbox Relativ aktivieren.

Nach einem Klick auf OK stellt der Writer den Rahmen an der angegebenen Position als hellgrauen Rand dar. Dieser dient aber nur der Darstellung auf dem Monitor, auf dem Papier ist davon nichts zu sehen. Bei den meisten Vorlagen wird man auf sichtbare Umrandung im Reiter Umrandung verzichten, da die verwendeten Rahmen lediglich zu Layout- und Gruppierungszwecken, nicht aber als optische Trennung verwendet werden. Um die Eigenschaften eines so erstellten Rahmens nachträglich zu ändern, genügt ein Doppelklick auf dessen Rand.

Für Adressfelder legen Sie nun Rahmen nach Gusto an. Beispiele finden Sie in der Vorlage brief.stw (Abbildung 1), die Sie von [1] herunterladen können.

Abbildung 1: So könnte eine Briefvorlage aussehen

Falthilfe

Um das Zusammenfalten zu erleichtern, legen Sie mindestens eine Falzmarke auf dem Papier an. Hier kommt ein kleiner Rahmen-Trick zum Einsatz: Sie erzeugen einen Rahmen mit den Dimensionen 0,5 cm x 0,5 cm. Diesen verankern Sie 10,50 cm vom oberen Seitenrand und etwa 0,60 cm von der linken Blattkante entfernt auf der Seite. An der oberen Kante dieses Rähmchens wird der Brief geknickt. Je nach verwendetem Drucker müssen Sie die angegebenen Werte unter Umständen anpassen.

Die Falzmarke machen Sie sichtbar, indem Sie im Eigenschaften-Dialog des Rahmens auf den Reiter Umrandung wechseln (Abbildung 2). Dieser zeigt links einen symbolischen Rahmen an. Klickt man auf dessen Kanten, wechseln die von unsichtbar (keine Linie) auf sichtbar (schwarze Linie) und zurück. Ein Klick auf den oberen Rahmenabschluss sorgt dafür, dass die Falzmarke im Dokument und später auch im Ausdruck erscheint. OpenOffice legt deren Stärke zu 0,05 Punkten fest. Je nach Ausgabegerät passen Sie diesen Wert im Auswahlkasten Linie so an, dass die Marke auf Ausdrucken klar zu erkennen ist.

Abbildung 2: Rahmen-Eigenschaften