Textberge jonglieren

Kopf und Fuß

Zum Abschluss müssen Sie noch die Kopf- und Fußzeilen anpassen. Bitte beachten Sie, dass für diese eigene Absatzvorlagen mit gleichen Namen existieren. Diese können selbstverständlich wie alle anderen Absatzvorlagen behandelt und verändert werden.

Für unser Beispiel sollen die Kopfzeile das Kapitel als Überschrift und die Fußzeile die Seitenzahl enthalten. Dazu klicken Sie mit der Maus in die Kopfzeile der dritten Seite (die erste Seite, auf die die Vorlage linke Seite angewendet wurde). Dies soll die erste Seite sein, auf der diese Formatierungen auftreten sollen. Anschließend wählen Sie aus dem Menü den Punkt Einfügen/Feldbefehl/Andere. Es erscheint ein Fenster, aus dem Sie im Register Dokument unter Feldtyp den Eintrag Kapitel auswählen und anschließend unter Format noch den Eintrag Kapitelnummer und Name markieren.

Abbildung 13: Mit diesen Einstellungen wird ein Feld in das Dokument eingefügt, der stets den Namen und die Nummer des aktuellen Kapitels enthält

Klicken Sie nun auf Einfügen und, um das Fenster wieder zu schließen, auf den gleichnamigen Schalter. Auf allen rechten Seiten wird nun in der Kopfzeile das zugehörige Kapitel stehen. Da es sich hierbei um ein Feld handelt, können Sie den Inhalt nicht selbst bestimmen - dieser wird durch StarOffice Writer eingesetzt. Wiederholen Sie diesen Vorgang auf der ersten rechten Seite in Ihrem Dokument, damit auch diese Seiten den Kapitelnamen tragen. (Linke und rechte Seiten können unterschiedliche Kopf-/Fußzeilen enthalten; so ist es etwa möglich, auf rechten Seiten immer den Kapitelnamen und auf linken den Buchtitel zu nennen.) Formatieren Sie abschließend die Felder gemäß der linken und rechten Seite. Verfahren Sie bei den Fußzeilen anlog, fügen Sie dort aber als Feld über das Menü Einfügen/Feldbefehl/Seitennummer die aktuelle Seitenzahl ein. Da StarOffice die Seitenzahl selbständig anpasst, brauchen Sie sich auch hier keine Gedanken über die Korrektheit zu machen.

Erinnern Sie sich noch an die Seitenvorlage Verzeichnis? In ihr hatten wir die Numerierung auf römische Ziffern umgestellt. Um dies zu überprüfen, klicken Sie in die Kopfzeile der zweiten Seite, auf der sich das Inhaltsverzeichnis befinden sollte. Wählen Sie auch hier Einfügen/Feldbefehl/Seitennummer. Die korrekte römische Ziffer sollte von StarOffice Writer eingefügt werden.

Abbildung 14: Wenn alle Einstellungen korrekt waren, wird die Seitennummer des Inhaltsverzeichnisses wie im Bild dargestellt

Ein Dokument aufsplitten

Gerade bei großen Projekten wie z. B. einem Buch sollten Sie das gesamte Dokument nicht an einem Stück schreiben, sondern in möglichst kleine, logische Einheiten aufteilen. Bei einem Buch könnten dies z. B. die Kapitel sein.

StarOffice unterstützt diese Aufteilung über das sogenannte Globaldokument: Hier wird jeder Teil in einem separaten Dokument abgelegt und zum Schluss in einem Hauptdokument zusammengeführt. Damit jedes Unterdokument dasselbe Format aufweist, sollten Sie erneut Vorlagen einsetzen.

Erstellen Sie auf deren Grundlage für jedes Kapitel bzw. jede Einheit ein Dokument. Arbeiten Sie dort mit den entsprechenden Vorlagen. Stören Sie sich nicht an den falschen Numerierungen, die Ihnen die Absatzvorlage Überschrift 1 generiert: Diese werden später beim Zusammenfügen korrigiert. Wie Sie schnell erkennen werden, nehmen Ihnen die Vorlagen eine Menge Formatierungsarbeit ab. Als letzte Datei erstellen Sie ein StarOffice-Writer-Dokument, das über genau zwei Seiten verfügt: Auf der ersten sollte sich das Deckblatt mit dem Titeltext und auf der zweiten Seite ein leeres Inhaltsverzeichnis befinden. Verwenden Sie dabei die entsprechenden Seitenvorlagen (Erste Seite und Verzeichnis), sowie für das Inhaltsverzeichnis den Menüpunkt Einfügen/Verzeichnisse/Verzeichnisse.

Wenn Sie alle Dokumente erfolgreich erzeugt und unter entsprechenden Namen auf der Festplatte abgelegt haben, müssen diese zusammengeführt werden. Hierzu erstellen Sie über Datei/Neu/Globaldokument ein neues Globaldokument. Nach dem Öffnen wird ein kleines Fenster, der sogenannte Navigator, angezeigt.

Abbildung 15: Das kleine Fenster in der Mitte beherbergt den Navigator

Ist dies bei Ihnen nicht der Fall, so können Sie ihn über Bearbeiten/Navigator einschalten. Dieses Fenster ist für das Anlegen und Verwalten der Verknüpfungen zuständig.

Klicken Sie in seiner Symbolleiste auf das vierte Symbol von links und halten Sie die Maustaste gedrückt. In einem kleinen Kontextmenü werden dann alle Elemente angezeigt, aus denen Sie das komplette Dokument zusammensetzen können. Wählen Sie Datei und im auftauchenden Dialogfenster die Datei, in dem sich das Deckblatt befindet, und klicken Sie zum Schluss auf Einfügen. Wiederholen Sie diese Schritte mit allen übrigen Kapiteln.

Abbildung 16: So sieht der Navigator nach dem Einfügen aller Dokumente aus

Damit alle Felder und insbesondere das Inhaltsverzeichnis korrekt angezeigt werden, klicken Sie auf das dritte Symbol von links (Aktualisieren) in der Symbolleiste des Navigators. Halten Sie auch hierbei wieder die Maustaste gedrückt und wählen Sie aus dem erscheinenden Menü Alles. Bitte beachten Sie, dass Sie die eingefügten Elemente nicht direkt nachbearbeiten können - um dies dennoch zu erreichen, können Sie die jeweils zugrunde liegende Datei öffnen, im neu angezeigten Fenster nachbearbeiten und den Inhalt des Globaldokumentes aktualisieren. Alternativ können Sie das Element, das nachbearbeitet werden soll, im Navigator markieren. Klicken Sie anschließend auf das zweite Symbol von links in der Symbolleiste - das entsprechende Dokument wird dann automatisch in einem eigenen Fenster geöffnet.

Haben Sie die Kapitel in einer falschen Reihenfolge in das Globaldokument eingefügt, so ist dies kein Beinbruch: Markieren Sie im Navigator das Dokument, das sie verschieben möchten, und verwenden Sie anschließend die beiden äußerst rechten Symbole in der Symbolleiste des Navigators um die Position des Elements zu verändern. Einen Eintrag entfernen Sie komplett, indem Sie den Kandidaten mit der rechten Maustaste im Navigator anklicken und dann Löschend wählen.

Zum Abschluss noch eine wichtige Anmerkung: Innerhalb des Globaldokumentes stehen Ihnen nur die Standardvorlagen zur Verfügung. Leider lässt sich ein Globaldokument nicht auf Basis einer Vorlage erstellen. Entweder müssen Sie diese im Globaldokument erneut anlegen oder auf die vorhandenen Standardvorlagen zurückgreifen. Idealerweise wird aber auf Text innerhalb des Globaldokumentes verzichtet.

Damit endet unser Ausflug in die Welt der großen Dokumente. Durch die Seiten- und Absatzvorlagen bietet StarOffice Writer mächtige Werkzeuge an, die die Arbeit enorm erleichtern können - auch wenn dies durch kleinere Vorarbeiten erkauft werden muss. Wenn Sie Ihre eigenen Vorlagen anlegen möchten, sollten Sie immer in der hier vorgestellten Reihefolge vorgehen.

Wenn nötig, können Sie zunächst mit einem leeren, neuen Dokument und verschiedenen Vorlagen und Einstellungen experimentieren. Sobald Sie sich einmal mit den Vorlagen und deren Arbeitsweisen vertraut gemacht haben, werden Sie sie gerade bei umfangreichen Dokumenten nicht mehr missen wollen.