Gedächtnisstütze

Termine und Aufgaben planen mit KOrganizer

01.01.2002
"Hätte mich mein Kalender doch erinnert, dann hätte ich den Termin nicht vergessen. Und wo ist bloß der Zettel, auf den ich aufgeschrieben habe, was diese Woche zu erledigen ist." Der Windows-Nutzer hat diese Probleme mit dem Kalender von Outlook hinter sich gelassen und braucht mit dem KOrganizer auch unter Linux nicht auf Pünktlichkeit und Ordnung zu verzichten.

KDEs Terminplaner KOrganizer bietet fast so viel Komfort wie der in Outlook integrierte Kalender: Arbeitsweise und Aufbau der Oberfläche sind sehr ähnlich, so dass ein Umstieg von Windows zur grafischen Linux-Oberfläche KDE keine große Umstellung erfordert.

KOrganizer ist eine eigenständige Anwendung und nicht in einen E-Mail-Client wie KMail integriert. Es können aber trotzdem Einladungen zu Terminen per E-Mail an die Teilnehmer verschickt werden.

Nach der Standardinstallation von SuSE Linux 7.2, auf die sich dieser Workshop bezieht, suchen Sie KOrganizer vergeblich in KDE: Das Tool muss erst nachinstalliert werden. Dies ist kein Problem, denn es gehört zu den Software-Paketen der Distribution.

Starten Sie YaST2über K/SuSE/System/Konfiguration/YaST2 und geben Sie das Root-Passwort ein. Der Start von YaST2 dauert einen Augenblick. Wählen Sie Software/Software installieren/löschen. KOrganizer verbirgt sich hinter dem Paket kdepim, Persönlicher InformationsManager. Sie finden die Software unter X11/KDE/Basis. Markieren Sie das Paket mit einem Doppelklick (es erscheint ein "x" am Anfang der Zeile) und bestätigen Sie mit OK. Die Software wird auf Ihrem System installiert, und Sie finden den Terminplaner anschließend im Startmenü unter K/SuSE/Büroprogramme/Organisation/KOrganizer.

Bei einer regelmäßig gebrauchten Anwendung wie einem Terminplaner ist der Start des Programms über Panel oder Desktop komfortabel. Soll KOrganizer einen Button im Panel erhalten, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf eine freie Stelle des Panels das Kontext-Menü und wählen Hinzufügen/Knopf und dann den Menü-Pfad.

Zunächst eine gute Nachricht: Sie können Ihren Outlook-Kalender in KOrganizer importieren. Dazu müssen Sie die Daten im vCalender-Format vcs exportieren. Gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in Outlook Datei/Importieren/Exportieren. Im darauf erscheinenden Assistenten markieren Sie "Exportieren einer Datei" und dann "Persönliche Ordner-Datei (.pst)".

Abbildung 1: Ihren Outlook-Kalender können Sie nach KOrganizer exportieren
Abbildung 2: Windows tut so, als ob es vcs-Dateien nicht kenne

Der Ordner, aus dem Sie exportieren möchten, ist der Kalender, also markieren Sie ihn. Im folgenden Schritt "Exportierte Datei speichern unter" klicken Sie auf Durchsuchen und geben der zu speichernden Datei einen Namen und die Endung ".vcs". Stellen Sie unter Dateitypen "Alle Dateitypen" ein und löschen Sie gegebenenfalls das vorgegebene Format "@L: *.pst".

Abbildung 3: Gegen die manuelle Eingabe des vcs-Formats sträubt Windows sich dann doch nicht

Diese vcs-Datei kopieren Sie nun in Ihr Home-Verzeichnis. In KOrganizer wählen Sie dann Datei/Öffnen, suchen die Datei und doppelklicken darauf.

An die Arbeit

Nun zum Einrichten und Arbeiten mit KOrganizer: Die Arbeitsoberfläche ist in drei Bereiche geteilt. Links oben gibt es eine Monatsübersicht, die keine Textfelder, sondern nur Zahlen und abgekürzte Wochentage zeigt. Diese Übersicht nennt sich Termin-Navigator, weil Tage, an denen Termine eingetragen sind, gefettet erscheinen. Dazu später mehr.

Abbildung 4: Die Bestandteile der Arbeitsoberfläche von KOrganizer

Unter dem Termin-Navigator listet ein Feld die eingetragenen Aufgaben auf. Den größten Teil der Oberfläche nimmt die Kalender-Ansicht ein. Sie kann, wie Sie es von Outlook kennen, über Buttons im rechten Teil der Werkzeugleiste zwischen der Ansicht eines Tages, einer Arbeitswoche von Montag bis Freitag, der gesamten Woche und des Monats umgeschaltet werden. Soweit ein erster Überblick.

Der Termin-Navigator ist eine Art ewiger Kalender: Über die vier Navigations-Buttons mit den Pfeilen können Sie in der Zeit zurück- oder vorgehen. Die Buttons mit den Doppelpfeilen wechseln das Jahr, die Pfeil-Buttons den Monat. Den Rücklauf haben wir zur Zeit der Französischen Revolution 1789 abgebrochen, und Ihren Flug mit der USS Enterprise im Jahre 2367 können Sie ohne weiteres jetzt schon vormerken.

Die Tagesübersicht des im Termin-Navigators angeklickten Datums erscheint im Hauptfenster. Graustufen unterteilen nach Arbeits- und sonstiger Zeit; dies können Sie nach eigenem Geschmack verändern. Aber bevor wir uns um das Design kümmern, soll zunächst an Hand einiger Beispiele erklärt werden, wie Termine und Aufgaben eingetragen werden.

Um etwa einen Zahnarztbesuch im Kalender zu vermerken, wählen Sie in der Menüleiste Aktionen/Neuer Eintrag. Eine Eingabemaske öffnet sich, in der Sie den neuen Termin spezifizieren. In der Textzeile "Zusammenfassung" tragen Sie den Text ein, der im Kalender erscheinen soll. Geeignet ist also ein Schlagwort wie "Zahnarzt". Dies ist nicht immer möglich: Ist der Text, den Sie hier eingeben möchten, länger als vorgesehen, wird er im Kalender abgeschnitten. Wie Sie ihn ganz erscheinen lassen können, erklären wir weiter unten.

Abbildung 5: Neuen Termin eintragen

Wählen Sie nun das Datum Ihres Zahnarzt-Besuchs aus und geben Anfangs- und Endzeit des Termins ein. Die Zeiten können Sie aus dem Dropdown-Menü im Viertelstunden-Takt auswählen. Manuell kann aber auch jeder beliebige Zeitpunkt dazwischen eingetragen werden.

Die Option "Wiederkehrender Termin" lassen Sie deaktiviert, da es sich ja um einen einmaligen oder zumindest unregelmäßigen Termin handelt. Die Option "Erinnerung" dagegen können Sie aktivieren, damit der Zahnarzt nicht vergeblich auf Sie wartet. Sie legen fest, wie viele Minuten, Stunden oder Tage Sie vor dem Termin erinnert werden wollen. Klicken Sie auf den Symbol-Button mit der Note und wählen Sie eine Sound-Datei aus.

Abbildung 6: Eigene Kategorien anlegen oder vorhandene verändern

Der Zeitraum des Termins kann im Kalender als "Beschäftigt" oder "Frei" angezeigt werden. Ein Unterschied in der Anzeige ist allerdings nicht auszumachen. Im großen Textfeld können Sie bei Bedarf weitere Informationen und Details zum Termin eintragen, zum Beispiel Adresse und Telefon-Nummer des Arztes oder eine Frage, die Sie ihm stellen wollen. Die Priorität jedes Termins ist auf 1, die höchste, voreingestellt - sie kann bis 5 herabgesetzt werden.

Zu guter Letzt kann der Termin einer Kategorie zugeordnet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorie und wählen einen der zwölf Einträge aus: Verabredung, Geschäft, Geburtstag und ähnliches stehen zur Verfügung. Sie können auch eigene Kategorien hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Kategorie editieren und schreiben in die Textzeile am Fuß des neuen Fensters "Arzt". Nach dem Klick auf Hinzufügen erscheint die neue Kategorie in der Liste. Markieren Sie eine Kategorie, um Sie zu entfernen oder zu bearbeiten, zum Beispiel, um aus "Geschäft" "Job" oder "Beruf" zu machen.

Abbildung 7: Ein Termin steht vor der Tür

Setzen Sie ein Häkchen vor die ausgewählte Kategorie und bestätigen mit Anwenden/OK. Es ist nicht zwingend erforderlich, eine Kategorie auszuwählen. Da Sie aber die Arbeitsoberfläche von KOrganizer so einrichten können, dass jede Kategorie farblich anders hervorgehoben wird, kann dies die Orientierung im Terminkalender erleichtern (siehe Abbildung 19).

Sie können die Eingabemaske zum Erstellen, Anzeigen oder Bearbeiten eines Termin nicht wie bei Outlook mit einem Rechtsklick in die Tagesansicht aktivieren, wohl aber mit einem Doppelklick. Je nachdem, in welche der halbstündigen Tagesunterteilungen Sie doppelklicken, erscheint die jeweilige Zeit als Anfangsuhrzeit.

Wiederholungen

Einen regelmäßig wiederkehrenden Termin müssen Sie nur einmal einrichten. KOrganizer setzt dann den Termin nach Ihren Regeln an die entsprechenden Stellen.

Sie treffen sich einmal im Monat mit Freunden, um Erfahrungen über Linux auszutauschen? Falls Sie dies an jedem dritten Mittwoch des Monats tun, wählen Sie erneut Aktionen/Neuer Eintrag in der Menüleiste. Die Einstellungen können Sie wie bei einem einmaligen Termin vornehmen, nur aktivieren Sie diesmal die Option "Wiederkehrender Termin". Dadurch wird die Registerkarte Eintrag wiederholen aktiviert. Hier legen Sie die Kriterien der Terminwiederholung fest. Findet der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich statt? Das Eingabefeld links verändert sich entsprechend der Wiederholfrequenz. In unserem Beispiel wählen Sie "Monatlich". Stellen Sie nun ein, dass sich der Termin an jedem dritten Mittwoch in jedem Monat ereignet. Auch die Eingabe jedes zweiten oder dritten Monats ist möglich.

Abbildung 8: Regeln für wiederkehrende Termine erstellen

Sie können Ausnahmen von diesem Rhythmus festlegen, zum Beispiel Feiertage. Klicken Sie im Bereich "Ausnahmen" auf den Symbol-Button rechts neben der Datumszeile. Ein kleiner Kalender öffnet sich, und Sie wählen die Ausnahme aus und klicken auf Hinzufügen. Jede Ausnahme muss einzeln hinzugefügt werden. Auf diesem Weg sollten nur Termine mit unregelmäßigen Ausnahmen eingetragen werden.

Abbildung 9: Keine Regel ohne Ausnahme

Bei regelmäßigen Ausnahmen sollten Sie die Wiederholungsregel anpassen. Ein Termin, der nur an bestimmten Tagen in der Woche anfällt, zum Beispiel nur Montag bis Freitag, sollte als "wöchentlich" gekennzeichnet und die Wochentage, an denen der Termin stattfindet, angekreuzt werden.

Abbildung 10: Geschickte Regeln ersparen Arbeit

Ebenso können Sie das Ende des regelmäßigen Termins einstellen, zum Beispiel, wenn Sie zehn Mal zur Tanzstunde gehen.

Abbildung 11: Schluss nach zehn Terminen

Natürlich können auch jährliche Termine wie Geburtstag, Hochzeitstag oder ähnliches eingetragen werden. Termine, die nicht an eine Uhrzeit gebunden sind, erscheinen im oberen Feld der Tagesansicht und fallen so gleich ins Auge.

Abbildung 12: Keinen Geburtstag mehr vergessenen

Einmalige Termine können Sie in der Tages- oder Wochenansicht mit der Maus verschieben und verändern. Klicken Sie in das Terminfeld und halten die Maustaste gedrückt, wird der Zeiger wird zum Kreuz. Sie können nun den Termin "anfassen" und an eine andere Stelle des Tages oder mit Hilfe des Termin-Navigators auf einen anderen Tag schieben. Führen Sie den Mauszeiger an den Rand des Terminfeldes, verändert er sich zum Doppelpfeil, Sie können den Rand ziehen und so den Zeitraum des Termins verändern.

Regelmäßige Termine lassen sich nicht mit der Maus verschieben. Sollen diese verändert werden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontext-Menü und wählen Bearbeiten, um die Einstellungen zu ändern. Ein Klick auf Anzeigen im Kontext-Menü zeigt die vollständige Zusammenfassung des Textes, Datum, Uhrzeit und die weiteren Informationen an, falls Sie beim Erstellen des Termins welche eingetragen haben. Mit der Option Benachrichtigung an/aus deaktivieren oder aktivieren Sie den Erinnerungsalarm.

Abbildung 13: Kontext-Menü eines Termins

Auch Termine mit mehreren Teilnehmern können konfiguriert werden. Allerdings ist das Feature Gruppenplanung noch nicht implementiert. Gehen Sie bei der Terminerstellung zunächst so vor, wie bei jedem anderen Termin auch. Wählen Sie dann die Registerkarte Teilnehmer. In den Textzeilen tragen Sie Name und eventuell E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein. Seine Rolle beim Treffen kann im Dropdown-Menü aus Gesprächspartner, Organisator, Eigentümer und Vertreter gewählt werden. Als Status des Teilnehmers stehen acht Möglichkeiten zur Auswahl: Benötigt Vorbereitung, Akzeptiert, Gesendet, Versuchsweise, Bestätigt, Abgelehnt, Erledigt und Delegiert. Nachdem Sie alle Eigenschaften festgelegt haben, klicken Sie auf Hinzufügen, und der Teilnehmer erscheint im großen Textfeld. Muss später der Status eines Teilnehmers verändert werden, weil er zum Beispiel abgesagt hat, markieren Sie ihn durch einen Klick mit der Maus, ändern den Status und klicken zuletzt auf den Button Bearbeiten.

Abbildung 14: Teilnehmerliste eines Termins

Sollen Einladungen per E-Mail verschickt werden, muss die Adresse eingetragen ein. Schließen Sie das Bearbeitungsfenster mit Anwenden/OK, klicken in das Terminfeld im Kalender und wählen in der Menü-Leiste Aktionen/Verabredung per Email. Beim Empfänger Ihrer Einladung stehen in der Betreff-Zeile die Zusammenfassung und im Mail-Text Datum, Anfangs- und Endzeit der Verabredung.

Abbildung 15: Einladung via E-Mail verschicken

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