Elektronische Post mit KMail

Postamt

Ein Leben ohne Austausch von E-Mails ist für viele Anwender fast undenkbar geworden. Dank dem KDE-Programm "KMail" fällt der Umstieg von Windows auf Linux besonders leicht.

Unter Windows ist Outlook Express ein komfortabler und deshalb weit verbreiteter E-Mail-Client. Ein Pluspunkt von Outlook Express: Es ist in den Internet Explorer integriert und gratis. Für KDE-Programme ist das eine Selbstverständlichkeit. Die Anwendung KMail ähnelt Outlook Express und ist schnell und einfach konfiguriert.

Nach der Standardinstallation von SuSE Linux (in diesem Workshop beziehen wir uns auf die Version 7.2 mit KDE 2.1.2) ist KMail auf Ihrem System installiert. Sie finden die Anwendung unter K/Internet/KMail (Abbildung 1). Beim ersten Start des Programms werden Sie darüber informiert, dass KMail automatisch das Verzeichnis home/username/Mail anlegt (Abbildung 2).

Abbildung 1: Der Weg zu KMail über das Programm-Menü
Abbildung 2: KMail legt automatisch ein Verzeichnis an

Hier finden Sie unter anderem die Dateien sent-mail und trash. In sent-mail werden die von Ihnen verschickten Mails abelegt, in trash alle E-Mails, die Sie über die Option Löschen in den Papierkorb verschoben haben. Dazu später mehr.

Der Aufbau der Arbeitsoberfläche von KMail gleicht der von Outlook Express (Abbildung 3). In der Spalte links werden die standardmäßig eingerichteten E-Mail-Ordner aufgereiht: Posteingang, Postausgang, gesendete Nachrichten, Papierkorb und Entwürfe. Rechts im Hauptfenster wird der Inhalt des aktivierten Ordners angezeigt, und im unteren Fenster wiederum der Inhalt der angeklickten Nachricht.

Abbildung 3: Die Arbeitsfläche von KMail - fast wie von Outlook Express

Bevor Sie sich in die Welt der elektronischen Post stürzen können, müssen Sie mindestens ein Postfach, unter Outlook Express bekannt als Konto, einrichten. Alles, was Sie brauchen, ist ein Internet-Zugang, eine E-Mail-Adresse, Ihr Kennwort und die Angaben über den Posteingangs- und Postausgangsservers Ihres Providers bzw. E-Mail-Dienstes.

Klicken Sie auf Einstellungen/Einrichtung in der Menü-Leiste. Im ersten Abschnitt der Konfiguration, Identität, geben Sie persönliche Informationen an (Abbildung 4).

Abbildung 4: Der erste Schritt, ein Postfach einzurichten

Die Identitätsauswahl (Standard) lassen Sie unverändert. Wichtig sind die Einträge in die Textzeilen Name und E-Mail-Adresse. Der Eintrag Name erscheint beim Empfänger der E-Mails als Absender. Sie können bei Bedarf Ihre Firma in die Zeile Organisation eintragen. Sollen Antworten auf Ihre E-Mails an eine andere als die Absenderadresse geschickt werden, tragen Sie diese in der Textzeile Antwortadresse ein.

Klicken Sie nun auf den Button Netzwerk in der linken Spalte. Im Bereich Versandart geben Sie an, auf welche Weise Ihre Mails verschickt werden sollen. Bei einem Einzelplatz-Rechner wird dies in aller Regel SMTPsein. Haben Sie mit Outlook Express gearbeitet, können Sie die Daten dort unter Extras/Konten nachsehen: Wählen Sie die Registerkarte E-Mail im Bereich Internetkonten, markieren Sie ein Konto und klicken auf Eigenschaften. Auf der Registerkarte Server finden Sie die Angaben zum Posteingangs- und ausgangs-Server Ihres Dienstes.

Abbildung 5: Der Posteingangs- und -ausgangsserver muss korrekt eingetragen sein

In der unteren Hälfte des Konfigurationsfensters Netzwerk richten Sie ein Postfach zum Eingang Ihrer E-Mails ein. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Hinzufügen. Ob Sie ein lokales Postfach im LAN oder ein "klassisches" POP3-Postfach einrichten wollen, legen Sie im nächsten Schritt fest. Die aktuellste KDE-Version unterstützt neben POP3 auch IMAP-Server.

Nachdem Sie die Vorauswahl POP3 bestätigt haben, erscheint eine Eingabemaske. Tragen Sie einen Namen für das Postfach, Ihren Benutzernamen (oft die vollständige E-Mail-Adresse), Passwort und POP3-Server ein. Der voreingestellte Port 110 ist der Standard-Port für das POP3-Protokoll.

Abbildung 6: Detailangaben für den Postfachtyp

Vier weitere Optionen können Sie aktivieren: Soll Ihr POP-Passwort in der Konfigurationsdatei gespeichert werden? Vorteil: Sie brauchen es nicht jedes Mal einzugeben. Beim Speichern von Passworten sollte man aber generell vorsichtig sein. Zu Ihrem Glück arbeiten Sie jedoch mit Linux, das heißt, Ihr Benutzerzugang ist passwortgeschützt, und niemand außer Ihnen und dem Systemadministrator root kann Ihre Dateien einsehen.

Ihre Nachrichten können nach Abholung vom Server gelöscht werden. So vermeiden Sie, dass bei beschränktem Speicherplatz auf dem Server Ihr Postfach dort wegen Überfüllung geschlossen wird. Dies ist die normale Vorgehensweise. Sie können jedes eingerichtete Postfach von der generellen Abruf-Funktion Nach E-Mail sehen ausnehmen.

Falls Sie häufig lange Zeit online sind, zum Beispiel mit einer Flatrate, kann KMail veranlasst werden, regelmäßig E-Mails vom Server abzurufen. Aktivieren Sie diese Option und gehen offline, sorgt KMail eventuell für eine regelmäßige Neu-Einwahl, falls Ihr Linux-System für "Dial on demand" konfiguriert wurde - ohne Flatrate eine teure Angelegenheit. Entscheiden Sie sich für diese Option, können Sie ein Minutenintervall für den Abruf festlegen.

Als Zielordner für die eingehenden E-Mails steht zunächst nur der Posteingangsordner zur Verfügung. Wenn Sie später weitere Ordner eingerichtet haben (siehe unten), können Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Ordner auswählen, in den die eingehenden Mails dieses Postfachs verschoben werden sollen.

Bestätigen Sie alle Angaben mit OK/Anwenden/OK. Wählen Sie sich ins Internet ein, und dem Nachrichtenaustausch per E-Mail steht nichts mehr im Weg.

Nachrichten schreiben

Generell schreiben und senden Sie mit KMail genauso Nachrichten wie mit Outlook Express. Klicken Sie auf das Symbol ganz links in der Werkzeugleiste, wählen Sie Nachricht/Neue Nachricht in der Menüleiste oder drücken [Strg+n].

Soll die E-Mail-Adresse des Empfängers direkt aus dem Adressbuch in die Zeile An gesetzt werden, müssen Sie auf den kleinen Button mit den Pünktchen rechts neben der Textzeile klicken, die gewünschte Adresse per Mausklick markieren und mit OK bestätigen (Abbildung 7).

Abbildung 7: E-Mail-Adresse aus dem Adressbuch einfügen

Über den Symbol-Button für das Adressbuch können Sie übrigens nur die Einträge im Adressbuch erstellen, bearbeiten oder löschen - eine neue Mail lässt sich so nicht erstellen.

Ist die Nachricht fertig, reicht ein Klick auf den Button Senden links oben; es sei denn, Sie haben die Standard-Sendemethode von Sofort senden auf Später senden verstellt - dies tun Sie über Einstellung/Einrichtung/Netzwerk/Eigenschaften (Abbildung 8).

Abbildung 8: Wie soll gesendet und empfangen werden?

Es gibt auch bei der Einstellung Sofort senden die Möglichkeit, eine geschriebene E-Mail erst in den Postausgang zu verschieben, um sie später zum Beispiel mit anderen Mails zusammen zu versenden. Klicken Sie dazu auf den Symbol-Button In Postausgang. Wollen Sie die Nachricht vor dem Senden zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überarbeiten, klicken Sie auf Nachricht/In Entwürfe-Ordner speichern in der Menüleiste (Abbildung 9).

Abbildung 9: Erst in den Ordner "Postausgang" oder "Entwürfe"

Ihre E-Mails können Sie individuell gestalten. Eine Signatur erstellen Sie im Bereich Einstellungen/Einrichtung/Identität. Sie können eine vorhandene Signatur-Datei auswählen oder eine neue Signatur im unteren Textfeld eingeben, zum Beispiel Ihre komplette "gelbe" Adresse (Abbildung 4). Im Abschnitt Erscheinungsbild legen Sie Farben, Schriftarten und ähnliches fest (Abbildung 10).

Abbildung 10: Gestalten Sie das Erscheinungsbild der E-Mails

Wie Sie eine Nachricht erstellen, kann im entsprechenden Abschnitt konfiguriert werden. Hier stellen Sie ein, ob Ihre Signatur immer an den E-Mail-Text angehängt werden soll, wie bei einer Antwort zitiert wird, wie der Zeilenumbruch vorgenommen wird und was beim Antworten und Weiterleiten in der Betreff-Zeile stehen soll.

Abbildung 11: Signatur, Zitierung, Zeilenumbruch festlegen

Nachrichten abrufen

Die E-Mails rufen Sie vom Server Ihres Dienstanbieters ab, indem Sie auf den Button Nach Email sehen in klicken oder in der Menüleiste Datei/Nach Email sehen wählen. Auf dem Symbol-Button ist ein kleiner Pfeil. Drücken Sie etwas länger auf den Button, öffnet sich ein Menü mit den von Ihnen angelegten Postfächern, und Sie können eines auswählen (Abbildung 12). Bei kurzem "normalem" Klick werden alle Postfächer nach Post durchstöbert.

Abbildung 12: Auf Wunsch jedes Postfach einzeln abfragen

Die Zahl der E-Mails, die täglich auf die Festplatte strömen, steigt schnell an. Da kann es im Ordner Posteingang unübersichtlich werden. Sie können wie bei Outlook weitere Ordner anlegen und Filterregeln erstellen, so dass die ankommenden Mails gleich in die richtigen Ordner sortiert werden. Wählen Sie in der Menü-Leiste Ordner/Erstellen. Geben Sie dem Kind einen Namen, zum Beispiel "Computer".

Abbildung 13: Besseren Überblick durch eigene Ordner

Es ist nicht möglich, einen neuen Ordner als Unterordner von Posteingang anzulegen; es steht nur die Oberste Ebene bei der Option Einordnen unter zur Verfügung. In einem eigenen Order, also zum Beispiel dem Ordner Computer, können Sie aber sehr wohl Unterordner anlegen (Abbildung 14).

Abbildung 14: Jedem seinen Unterordner

Soll im Ordner Computer der Unterordner Linux stehen, legen Sie ihn entweder wie oben beschrieben an und wählen im Dropdown-Menü Einordnen unter den Ordner Computer - Kürzer ist der Weg, wenn Sie auf der Arbeitsfläche von KMail mit einem Rechtsklick auf den Ordner Computer die Option Unterordner anlegen wählen.

Per Drag & Drop können E-Mails von einem Ordner in einen anderen verschoben werden. Praktischer ist es, wenn Sie Filter definieren, so dass die ankommenden Mails gleich in den richtigen Ordnern abgelegt werden. Die Definitionsmaske erreichen Sie über Einstellungen/Filterregeln.

Nach zwei Kriterien können die E-Mails gefiltert werden. Klicken Sie zunächst auf Neu. Etwas aufwendig aber eindeutig ist die Filterung nach Absender-Adressen. Sie haben einen Ordner Privat mit dem Unterordner tux angelegt und wollen, dass alle Mails von Tux, der die E-Mail-Adresse tux@pinguin.de hat, dort landen.

Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü die Option From und geben in die nebenstehende Textzeile "tux" ein. Ein zweites Kriterium brauchen Sie in diesem Fall nicht festzulegen. Im ersten Dropdown-Menü nichts markieren Sie verschieben nach und wählen den Ordner privat/tux.

Abbildung 15: Mails per Filterregel in den Ordner "privat/tux" verschieben

Natürlich können Sie auch nach Inhalt einer E-Mail filtern und zum Beispiel festlegen, dass alle Mails mit den Worten "Computer" und "Linux" im Nachrichtentext ("Body") in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Ebenso können Sie Mails gleich in den Papierkorb wandern lassen.

Eine Besonderheit von KMail ist das "Komprimieren" der Ordner: Jede Mail, die Sie löschen, wird nicht wirklich gelöscht, sie ist nur als gelöscht markiert. Erst nachdem Sie den Ordner, aus dem Sie die Mail vermeintlich gelöscht haben, komprimieren, ist sie wirklich verschwunden und gibt Platz auf der Festplatte frei. Wählen Sie Ordner/Komprimieren oder Datei/Alle Ordner komprimieren in der Menü-Leiste.

Abbildung 16: Erst löschen, dann komprimieren

ail kann auch beim Beenden des Programms automatisch alle Ordner komprimieren. Dies legen Sie fest über Einstellungen/Einrichtung/Verschiedenes.

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