Datenbändigung

Der erste Start

Damit wären alle Vorbereitungen abgeschlossen, und StarOffice kann gestartet werden. Im Desktop sollten Sie als erstes den Explorer am linken Bildschirmrand einblenden (Ansicht/Explorer). Nur über ihn ist ein schneller und bequemer Zugriff auf alle Datenbanken und deren Komponenten möglich. Stellen Sie weiterhin sicher, dass der Inhalt der Gruppe Explorer sichtbar ist. Sollte dem nicht so sein, klicken Sie auf den gleichnamigen Schalter innerhalb des Explorer-Fensters. Damit die Arbeitsfläche nicht unter ihm verschwindet, sollten Sie ihn zum Schluss noch mit der Stecknadel auf dem Desktop fixieren.

Nun können wir unsere Musik-Datenbank anlegen. Dazu wählen Sie aus dem Menü Neu/Datenbank. Es erscheint ein Fenster, auf dem Sie einige wichtige Grundeinstellungen eintragen müssen. Auf dem Register Allgemein verpassen Sie der neuen Datenbank als erstes einen Namen, wie z. B. Musikdatenbank. Als nächstes bestimmen Sie auf dem Register Typ das Datenbankformat.

Abbildung 1: In diesem Fenster legen Sie den Typ der Datenbank fest. In unserem Beispiel ist dies Adabas D

Standardmäßig ist dort Adabas D eingestellt. Wie eingangs schon erwähnt, können Sie hier auch ein anderes Format, wie z. B. dBase wählen. Sollten Sie sich für Adabas D entschieden haben, so muss das Register Server Administration erscheinen. Das Fehlen dieses Registers ist immer ein sicheres Indiz dafür, dass Adabas D von StarOffice Base entweder nicht gestartet oder erreicht werden konnte (vgl. Kasten 1, Adabas D).

Bei einer dBase-Datenbank geben Sie nun auf dem Register Typ in das Eingabefeld Verzeichnis den Pfad ein, in dem Ihre Datenbank gespeichert werden soll. Falls Sie Adabas D einsetzen, tragen Sie in dasselbe Feld (dort Datenquelle genannt) einen maximal acht Zeichen langen Namen ein. Für unsere CD-Verwaltung könnte dies z. B. musikdb sein. Diesen Namen verwendet Adabas D zur internen Identifizierung unserer Datenbank. Klicken Sie anschließend auf Neue Datenquelle.

Abbildung 2: Eine Adabas-D-Datenbank benötigt neben dem Namen für den Administrator auch ein Passwort

In dem auftauchenden Fenster hat StarOffice bereits die meisten Felder mit sinnvollen Werten gefüllt. Nur der Administrator der Datenbank muss noch einen Namen und ein Passwort erhalten. Dies ist notwendig, da Adabas D mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf die Datenbank gestattet. Der Administrator ist dabei ein besonderer Benutzer, der die erzeugte Datenbank in allen Bereichen bedingungslos verändern und auch löschen darf. Als Administratornamen können Sie z. B. denselben Namen verwenden, unter dem Sie sich auch am Linux-System anmelden. Der Name sollte keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten, da ansonsten später Probleme bei der Authentifizierung entstehen können. Klicken Sie anschließend auf Passwort und geben Sie in die beiden Felder ein von Ihnen erdachtes Passwort ein. Schließen Sie alle Fenster mit einem Klick auf OK, bis Sie wieder im Dialogfenster Eigenschaften von Musikdatenbank landen. Gerade auf etwas schwächeren Rechnern sollten Sie hierbei etwas Geduld mitbringen, da zum einen Adabas D erst im Hintergrund gestartet und zum anderen die Datenbank angelegt werden muss. Während dieser Zeit ist StarOffice nicht ansprechbar.

StarOffice sollte nun alle weiteren Register des Fensters Eigenschaften von Musikdatenbank automatisch ausgefüllt haben. Sie können noch auf dem Register Server Administration durch Markieren des Schalters Service beim Beenden von StarOffice herunterfahren angeben, ob Adabas D beim Beenden von StarOffice automatisch mit beendet werden soll. Nach einem erneuten Klick auf OK wird die Datenbank auf dem Desktop geöffnet und sollte gleichzeitig im Explorer als neuer Eintrag auftauchen.

Abbildung 3: Die Datenbank wurde geöffnet. Beachten Sie, dass die Datenbank sowohl über den Desktop, als auch über den Explorer erreicht werden kann

Sie können den gerade verlassenen Einstellungsdialog jederzeit über das Kontextmenü der rechten Maustaste wieder aufrufen. Dazu drücken Sie über dem Namen der Datenbank im Explorer die rechte Maustaste und wählen anschließend den Punkt Eigenschaften.

Betrachten Sie nun die Statusleiste des StarOffice-Desktops am unteren Fensterrand: Dort finden Sie neben der Uhr eine kleine Ampel, die den Status von Adabas D anzeigt (vgl. Abbildung 7). Steht sie auf grün, ist die Datenbank einsatzbereit. Sollten Sie mehrere Datenbanken geöffnet haben, so existiert für jede einzelne eine eigene Ampel. Wenn Sie bei aktivierter Tooltip-Hilfe (Hilfe/Tipp) mit dem Mauszeiger ein paar Sekunden über einem der Symbole verharren, zeigt Ihnen StarOffice an, zu welcher Datenbank diese Ampel gehört.

Tabellen anlegen

Auf der Arbeitsfläche des Desktops sollten nun vier Symbole auftauchen. Mit ihnen lassen sich neue Formulare, Berichte, Abfragen oder Tabellen anlegen, bzw. bereits bestehende verwalten. Werden diese Symbole bei Ihnen nicht angezeigt, so fördert sie ein Doppelklick auf den Datenbanknamen im Explorer-Fenster zu Tage. Alternativ können Sie hierzu auch direkt den Explorer verwenden: Sobald Sie auf das Plus-Symbol vor dem Datenbanknamen klicken, tauchen dieselben Symbole wie auf dem Desktop auf.

Für unser Beispiel müssen wir als erstes zwei neue Tabellen anlegen, die unsere späteren Daten aufnehmen werden. Bei der ersten Tabelle verwenden wir den AutoPiloten, der uns auch im späteren Verlauf noch einige gute Dienste leisten wird. Dieser kleine Helfer bietet für die unterschiedlichsten Lebenslagen bereits vorgefertigte Datenbankelemente an, die wir nur noch an unsere eigenen Bedürfnisse anpassen müssen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste entweder auf das Tabellen-Symbol auf dem Desktop oder den entsprechenden Eintrag im Explorer-Fenster. Wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü den Punkt Neu/Tabelle/AutoPilot. Im nun neu geöffneten Fenster selektieren Sie in der oberen Auswahlliste den Punkt Privat. In der darunter liegenden Liste zeigt Ihnen der Autopilot eine Auswahl an bereits vordefinierten Tabellen an. Markieren Sie für unsere CD-Verwaltung den Punkt Musiksammlung und klicken Sie auf weiter>>.

Abbildung 4: Mit Hilfe des Autopiloten wird eine Vorauswahl der Tabellen getroffen. Für unser Beispiel sollten die im Bild gezeigten Einstellungen gewählt werden

In Abbildung 5 werden auf der linken Seite einige Vorschläge für die möglichen Datenbankfelder angezeigt. Sie können hier die für Sie in Frage kommenden Felder auswählen, indem Sie in der linken Liste einen Kandidaten markieren und dann auf den einfachen Pfeil klicken. Möchten Sie alle Felder in Ihre Datenbank übernehmen, genügt ein Klick auf den Doppelpfeil. Falls Sie ein Feld irrtümlich auf die rechte Seite geschoben haben, so können Sie es mit den Pfeilen nach links wieder entfernen. Die Einträge, die sich in der rechten Liste befinden, bilden nachher die Spalten der Datenbanktabelle.

Abbildung 5: Für unser Beispiel werden nicht alle vorgeschlagenen Felder benötigt. Alle Felder, die sich in der rechten Liste befinden, werden in die Tabelle übernommen

Dabei entsprechen die Listeneinträge von oben nach unten den Tabellenspalten von links nach rechts. Dies bedeutet insbesondere, dass die Eingabe der Daten in genau dieser Reihenfolge stattfindet: Steht z. B. der Interpret in der Liste über dem AlbumNamen, so müssen Sie später bei der Eingabe immer zuerst den Interpreten und anschließend den Albumnamen eingeben. Für unsere CD-Sammlung sollten Sie die Felder MusikID, Interpret, AlbumName, MusikKategorie und Spielzeit in genau dieser Reihenfolge in die rechte Liste übernehmen. Diese Felder reichen für unsere kleine Beispieldatenbank aus. Das erste Feld MusikID wird uns später helfen, die zwei Tabellen miteinander zu verknüpfen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf weiter>>. Im nächsten Schritt bietet Ihnen der Autopilot noch einmal die Möglichkeit, sowohl den Namen der Tabelle, als auch die der einzelnen Felder umzubenennen.

Abbildung 6: Hierkönnen die ausgewählten Datenbankfelder umbenannt werden

Dazu müssen Sie zunächst das Feld, dessen Namen Sie ändern möchten, in der linken Liste markieren und dann im Eingabefeld Feldname ändern. Damit der modifizierte Name dem Feld endgültig zugewiesen wird, müssen Sie anschließend noch auf den Schalter Übernehmen klicken. Benennen Sie für unser Beispiel das Feld MusikID in CDNummer um. Den vorgeschlagenen Tabellennamen belassen Sie bei Musiksammlung, bzw. bei einer dBase-Datenbank bei Musiksa1. Klicken Sie nun auf weiter>> und im nächsten Dialog auf Fertig stellen. Die Tabelle wird nach dem Erstellen auf dem Desktop angezeigt, und Sie können mit der Eingabe Ihrer CD-Daten beginnen. Bitte beachten Sie, dass der Name einer dBase-Tabelle standardmäßig nur acht Zeichen lang sein darf. Zwar bietet StarOffice Base auch die Option an, lange Namen zu verwenden, allerdings kann dies im Zusammenspiel mit dem Autopiloten zu Problemen führen.

Abbildung 7: Die leere, vom Autopiloten erstellte Datenbanktabelle