Partnertausch im Büro

Alles automatisch?

Sowohl MS Word, als auch StarOffice Writer bieten verschiedene Automatismen an, die dem Benutzer bei der Eingabe seines Textes die Arbeit etwas erleichtern sollen. Mit Ausnahme von AutoZusammenfassen findet sich für jeden Automatismus in Word auch unter StarOffice Writer eine entsprechende Funktion. Beginnen wir zunächst mit dem Autotext. In Word erreichen Sie über Einfügen/Autotext schnell einige wichtige Standardtexte, die Sie um eigene Phrasen erweitern können. Bei StarOffice Writer versteckt sich die gleichnamige Funktion unter dem Menüeintrag Bearbeiten/AutoText....

Abbildung 8: Hier können Sie einen Textbaustein auswählen. Auf der linken Seite blendet StarOffice eine kleine Vorschau ein

Im Gegensatz zu Word müssen Sie den gewünschten Text aus einem Dialogfenster auswählen. In der Hilfe finden Sie Informationen zu diesem Thema unter dem Stichpunkt Textbausteine – alten Word-für-DOS-Anwendern wird diese Bezeichnung bekannt vorkommen. Ist Ihnen das Einfügen der Texte über das Fenster zu langsam oder zu umständlich, können Sie einen der gespeicherten Bausteine auch bequem per Tastenkürzel aufrufen. Sobald Sie sich in der Liste des AutoText-Fensters für eine Vorlage entschieden haben, erscheint im Eingabefenster Kürzel eine Zeichenfolge. Wenn Sie diese Zeichenfolge innerhalb Ihres Dokumentes eingeben und anschließend direkt [F3] drücken, wird das eingegebene Kürzel gegen den dafür stehenden Text ausgetauscht. Möchten Sie eine eigene Vorlage anlegen, so müssen Sie zunächst den gewünschten Text in einem Dokument eingeben. Hierbei können Sie selbstverständlich mit allen vorhandenen Layout- und Formatfunktionen arbeiten. Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit, markieren Sie die betreffende Textpassage und wählen Bearbeiten/AutoText. Geben Sie nun im auftauchenden Fenster in das Eingabefeld Name eine Bezeichnung und unter Kürzel eine entsprechende Abkürzung für Ihren neuen Textbaustein ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche AutoText und wählen Sie aus dem auftauchenden Menü Neu.

Die nächsten beiden Automatismen gehen Hand in Hand: Die erste ist die AutoKorrektur, die noch während der Eingabe Wörter auf ihre Korrektheit überprüft. Unter StarOffice Writer finden Sie die Einstellungen für diese Funktion unter Extras/AutoKorrektur,AutoFormat... Die andere Hilfe namens AutoFormat verpasst Ihrem Text schon bei der Eingabe ein passendes Layout. Sie erreichen die zugehörigen Einstellungen unter Format/AutoFormat..., sowie weitere Einstellungsmöglichkeiten unter Extras/AutoKorrektur,AutoFormat.... Möchten Sie Ihrem Dokument erst nachträglich ein Format zuweisen, so müssen Sie in StarOffice Writer zum Stylisten greifen. Über dieses Fenster können Sie einer markierten Textpassage ein bereits vordefiniertes Layout zuweisen.

Auch die in StarOffice Writer eingefügten Tabellen lassen sich wie in Word in ihrer Größe automatisch an bestimmte Gegebenheiten anpassen. Einen dem Word-Menüpunkt Tabelle/AutoAnpassen äquivalenten Eintrag finden Sie unter StarOffice jedoch nicht wieder. Hier sind die entsprechenden Funktionen auf mehrere Untermenüs verteilt. Sie finden sie bei aktivierter Tabelle im Menü Format unter den Tabellenfunktionen wieder.

Der letzte Automatismus hilft Ihnen, Wörter nicht mehr komplett ausschreiben zu müssen. Dazu vergleichen die beiden Office-Pakete den Anfang eines eingegebenen Wortes mit ihrem Datenbestand und zeigen den möglichen Fortgang dem Benutzer an. Unter StarOffice Writer geschieht dies mit einer blauen Markierung. Um das angebotene Wort zu übernehmen, drücken Sie einfach die Eingabetaste. Gefällt Ihnen der Vorschlag nicht, reicht es aus, normal weiterzuschreiben. Einstellungen zu dieser Funktion finden Sie unter Extras/AutoKorrektur,AutoFormat... und dort auf dem Registerblatt Wortergänzung.

Beeindruckender Power-Punkt

Sehr oft wird innerhalb von Word und PowerPoint das Textfeld (Einfügen/Textfeld) verwendet. Wenn Sie auf StarOffice umsteigen, werden Sie diese Funktion in der Menüs vergeblich suchen. Standardmäßig erreichen Sie ein Textfeld nur über die Werkzeugleiste. Dort versteckt es sich in der Gruppe der geometrischen Objekte. Um ein Textfeld zu erzeugen, klicken Sie in der Werkzeugleiste am linken Rand auf das vierte Symbol von oben und wählen aus der Liste das T-Symbol ohne den untergestellten Pfeil. Klicken Sie nun an die Stelle Ihres Dokumentes, an der der Textrahmen erstellt werden soll und ziehen Sie ihn anschließend mit der Maus auf – ein einfacher Klick genügt hier nicht.

Bleiben wir gleich bei PowerPoint und StarOffice Impress: Auch hier gibt es ein paar Unterschiede, die aber meistens auf den erweiterten Funktionsumfang von Impress gegenüber PowerPoint zurückzuführen sind. So bietet Impress anstelle der zwei Führungslinien gleich ein richtiges Hilfslinienkonzept, wie Sie es vielleicht aus einigen Grafikprogrammen (etwa Corel Draw) kennen.

Darüber hinaus werden Sie unter Impress ein dem Powerpoint-Menüpunkt Bildschirmpräsentation/Benutzerdefinierte Animation... äquivalentes Dialogfenster in PowerPoint nicht antreffen. StarOffice Impress arbeitet hier nach einem etwas anderen Prinzip, bei dem der Benutzer eine Animation für jedes auf der Folie befindliche Element einzeln festlegt. Um einem Objekt eine Animation zuzuweisen, klicken Sie den entsprechenden Kandidaten mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü Effekte. Für die Reihenfolge, in der die Elemente erscheinen sollen, existiert ein eigener Schalter im nun geöffneten Einstellungsfenster. Sollten Sie sich erst in Impress einarbeiten, raten wir Ihnen, die Tips (Hilfe/Tipps) zu aktivieren. Hierdurch lassen sich die vielfältigen Funktionen den einzelnen Symbolen wesentlich einfacher zuordnen.

Zum Abschluss sei noch auf die Ansichten von StarOffice Impress hingewiesen. Wie StarOffice Writer ist auch StarOffice Impress nicht in der Lage, die in PowerPoint 2000 an der linken Seite einblendbare Gliederung anzuzeigen. Hierzu müssen Sie entweder komplett in die Gliederungsansicht umschalten oder den Navigator aktivieren (Bearbeiten/Navigator).

Abbildung 9: Am linken Rand kann unter PowerPoint 2000 die Gliederung eingeblendet werden, unter StarOffice verwenden Sie stattdessen den Navigator

Damit endet auch schon unser erster Teil. Mit den genannten Umstiegshilfen sollten Sie nun in der Lage sein, Ihre ersten Gehversuche unter StarOffice zu starten. Als Faustregel gilt: Alle Funktionen sind vorhanden, nur an einer anderen Stelle. Im zweiten Teil geht es um den Import von bereits vorliegenden MS-Office-Dokumenten. Zusätzlich erhalten Sie dort eine Tabelle, in der wir für einige MS-Office-Funktionen aufzeigen, wo sich das StarOffice-Gegenstück versteckt.