Praktische Übungen mit K. im Büro

Wie bereits in unseren letzten beiden Teilen zum Thema KWord, sollen auch dieses Mal Bedienung und Funktionsweisen an einem Beispiel erläutert werden. Kain Anunk, Geschäftsführer eines namhaften Automobilkonzerns und vielen sicherlich noch aus den letzten Office-Workshops bekannt, möchte sich mit Hilfe von KSpread einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben seines Unternehmens innerhalb des letzten Jahres verschaffen. Die Differenzen soll KSpread dabei automatisch selbst berechnen und die Ergebnisse übersichtlich anzeigen. Zum Abschluss soll das Äußere der entstandenen Tabelle etwas ansprechender gestaltet und aus den vorliegenden Daten ein Diagramm generiert werden.

Bevor es ans Eingemachte geht: Bitte beachten Sie, dass sich KSpread noch immer in der Entwicklung befindet. Obwohl die Tabellenkalkulation eine der ausgereiftesten KOffice-Komponenten ist, sollten Sie Ihre Dokumente oft zwischenspeichern und der Anwendung generell keine wichtigen Daten anvertrauen. Am deutlichsten spiegelt sich dieses frühe Stadium des Programms in der mangelhaften Online-Hilfe wieder: Obwohl mit deutscher Menüführung ausgestattet, verfügt KSpread nur über eine ziemlich unvollständige, englischsprachige Hilfe. Um jetzt mit dem Workshop zu beginnen, starten Sie KSpread entweder über das KDE2-Startmenü über Büroanwendungen/KSpread oder über den KOffice-Arbeitsplatz (vgl. auch den ersten Teil unseres Workshops in Ausgabe 03/2001). Wählen Sie im aufgehenden Fenster mit leerem Dokument beginnen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Noch mehr Tabellen

Nach dem Start von KSpread sollten Sie eine leere Tabelle und am oberen Bildschirmrand einige Symbolleisten angezeigt bekommen (vgl. auch Kasten "Tipps zur Bedienung").

Abbildung 1: KSpread nach dem ersten Start.

Wie viele andere Tabellenkalkulationsprogramme, kann auch KSpread innerhalb eines Dokumentes mehrere Tabellen gleichzeitig verwalten. Für jede einzelne dieser Tabellen finden Sie am linken unteren Bildschirmrand genau ein Registerblatt. Nach dem Start eines neuen, leeren Dokumentes sollte hier standardmäßig immer nur ein einziges Blatt mit dem Namen "Tabelle 1" vorliegen. Das Hauptmenü bietet unter dem Punkt Ordner eine Reihe von Befehlen, mit denen sich u. a. neue Tabellen anlegen und auch wieder entfernen lassen. Alternativ können Sie ein beliebiges Registerblatt am unteren Rand mit der rechten Maustaste anklicken. Es erscheint dann ein Kontextmenü mit den entsprechenden Befehlen. Sollten Sie mehrere Tabellen angelegt haben, so können Sie zwischen diesen schnell hin und her wechseln, indem Sie mit der Maus einfach das zugehörige Registerblatt anklicken. Befinden sich in Ihrem Dokument einmal mehr Tabellen, als die Leiste am unteren Bildschirmrand aufnehmen kann, so lassen sich die nicht sichtbaren Registerblätter mit Hilfe der kleinen, links daneben liegenden Pfeil-Schaltflächen in den sichtbaren Bereich zurückholen.

Für Kain Anunks Bespiel benötigen wir nur die erste Tabelle. Ändern Sie ihren Namen, indem Sie das zugehörige Registerblatt doppelt anklicken und dann in das auftauchende Fenster einen neuen Namen, wie z. B. "Einnahmen/Ausgaben 2000", eingeben.

Konzeptuell

Nach diesen Vorbereitungen soll nun die Tabelle mit Leben gefüllt werden. Wie alle anderen Tabellenkalkulationen, unterteilt auch KSpread ein Arbeitsblatt in einzelne Zellen. Die Zeilen werden dabei mit Zahlen von oben nach unten durchnumeriert, und die Spalten erhalten nach analogem Muster Buchstaben, wobei die Aufzählung hier mit "A" in der äußerst linken Spalte beginnt. Jede Zelle des Arbeitsplatzes kann somit eindeutig durch die Angabe der Zeilennummer und des Buchstabens wie bei einem Schachbrett identifiziert werden. Dazu ein Beispiel: Die Zelle, die sich in der zweiten Zeile und dritten Spalte befindet, trägt die Bezeichnung "C2".

In Abbildung 1 sehen Sie eine Zelle mit eine schwarzen Umrandung, die an der rechten unteren Ecke einen kleinen "Knubbel" aufweist. Das ist die gerade aktive Zelle, direkt nach dem Start des Programms normalerweise "A1". Hier befindet sich also der Cursor. Alle Eingaben und Funktionen, die im Folgenden ausgeführt werden, beziehen sich immer auf genau diese Zelle. Bewegen können Sie den Cursor entweder mit den Pfeiltasten auf der Tastatur, oder Sie klicken die gewünschte neue Zelle direkt mit dem Mauszeiger an. In dem Feld links neben dem X-Symbol in der untersten Symbolleiste lässt sich übrigens stets der Name der gerade aktiven Zelle ablesen.

Füll mich

Jede Zelle kann vom Benutzer mit Werten gefüllt werden. Dies können entweder Zeichenketten, Zahlen oder auch ganze Formeln sein, wobei letztere von KSpread selbständig ausgewertet werden. Kain Anunks Tabelle soll aus drei Spalten bestehen: In die erste Spalte kommen die Monatsnamen, in die anderen beiden die Einnahmen und Ausgaben. Jede Spalte erhält eine Überschrift, die jeweils den Inhalt der darunter liegenden Zellen angibt.

Um diese Tabelle zu erzeugen, plazieren Sie, sofern noch nicht geschehen, den Cursor in der Zelle "A1". Geben Sie hier über Ihre Tastatur den Text "Monate" ein. Dieser wird umgehend sowohl in die Zelle, als auch in die große Eingabezeile oberhalb des Tabellenrasters eingetragen. Schließen Sie Ihre Eingabe durch das Betätigen der [Return]-Taste ab. Der Cursor sollte nun automatisch eine Zelle tiefer springen. Alternativ zur direkten Texteingabe in eine Zelle, können Sie auch das große Eingabefeld oberhalb der Tabelle verwenden. Diese zweite Vorgehensweise ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie umfangreiche Formeln oder einen längeren Text eintippen müssen.

Wechseln Sie nun mit dem Cursor in die Zelle "B1" und tragen Sie hier den Text "Einnahmen" und anschließend auf dieselbe Weise in die Zelle "B2" den Text "Ausgaben" ein. Sollten Sie sich einmal verschrieben haben, plazieren Sie den Cursor einfach auf der entsprechenden Zelle und drücken Sie die [Entf]-Taste. Wahlweise können Sie hierzu auch den Menübefehl Bearbeiten/Löschen verwenden.

Wie Sie sehen, passt der Text "Einnahmen" nicht ganz in seine Zelle. Um dieses Problem zu beheben, fahren Sie mit der Maus zwischen die Spaltenbeschriftungen "B" und "C", bis sich der Zeiger in ein Symbol mit zwei Pfeilen verwandelt. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt, und verändern Sie durch langsames Verschieben der Maus die Größe der Tabellenspalte "B". Passt der Text "Einnahmen" bequem in seine Zelle, lassen Sie die linke Maustaste wieder los. Diese Größenänderung per Maus ist selbstverständlich in gleicher Weise auch auf die Zeilen anwendbar. Alternativ können Sie die Abmessungen der aktuellen Spalte unter Format/Spalte/Spaltengröße ändern durch die direkte Eingabe eines Wertes anpassen.

Künstliche Intelligenz

Es gibt aber noch einen dritten, wesentlich intelligenteren Weg, um die Spaltengröße zu ändern. Klicken Sie dazu die Spaltenbeschriftung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü den Punkt Spalte anpassen aus. Sie finden diesen Befehl übrigens auch im Menü unter Format/Zeile und Spalte anpassen wieder. Durch diese Funktion passt KSpread die Breite der markierten Spalte automatisch an die Ausmaße ihres längsten Eintrages an. Beachten Sie aber hierbei, dass die Funktion aus dem Hauptmenü die Zeilenhöhe direkt mit korrigiert.

Eine andere nützliche Funktion von KSpread soll direkt im nun folgenden Schritt zur Anwendung kommen. Geben Sie zunächst in Kain Anunks Beispiel die Monate in die erste Spalte unterhalb von "Monate" ein. Dazu tragen Sie in die Zelle "A2" den Text "Januar" und in die Zelle "A3" den Text "Februar" ein. Die Eingabe aller anderen Monatsnamen bleibt Ihnen wegen eines tollen Features erspart: Markieren Sie zunächst die beiden Zellen "A2" und "A3". Dazu halten Sie die [Umschalt]-Taste gedrückt und markieren dann mit den Pfeiltasten. Die zweite Möglichkeit bietet sich mit der Maus – halten Sie die linke Maustaste auf der ersten Zelle gedrückt und ziehen die Markierung mit der Maus auf. Die beiden markierten Zellen werden mit einem blauen Hintergrund versehen. Fahren Sie nun mit der Maus auf den kleinen "Knubbel" des Cursors bis sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und bewegen Sie die Maus bis zum Feld "A13". Sobald Sie die Maus wieder loslassen, werden automatisch alle fehlenden Monatsnamen ergänzt. Da der "September" über seine Zelle hinausragt, sollten Sie die Spalte "A", wie bereits weiter oben beschrieben, in ihrer Breite anpassen.

Abbildung 2: Der fertige Rahmen unserer Beispieltabelle

Eine Sache des Formats

Tragen Sie nun in die verbleibenden Zellen irgendwelche Phantasiewerte ein, wobei Sie auch unterschiedliche Kommawerte verwenden sollten.

Abbildung 3: Die mit Werten gefüllte Tabelle

Beobachten Sie dabei, wie KSpread den einzelnen Zahlen automatisch unterschiedliche Formatierungen zuweist. Des Rätsels Lösung: Wie bei anderen bekannten Tabellenkalkulationen kann in KSpread jeder Zelle ein eigenes, individuelles Format zugewiesen werden. Dies ist notwendig, damit später die Formeln auf die einzelnen Zellen korrekt angewendet werden können – es ist schließlich ein Unterschied, ob man Währungen oder Daten addiert. KSpread versucht, das Format der Zelle direkt nach der Eingabe eines Wertes zu bestimmen, was aber leider nicht immer richtig funktioniert. Um KSpread mitzuteilen, dass es sich in Kain Anunks Fall um Währungen handelt, müssen Sie zunächst alle Zellen markieren, in denen Zahlen vorkommen. Wählen Sie dann aus dem Menü den Punkt Format/Zellen-Layout und im nun erscheinenden Fenster das Register Nummern-Format. Hier klicken Sie den Punkt Währung an und wählen aus der Liste Format die zweite Darstellungsform von oben. Hiermit legen Sie fest, dass alle negativen Zahlen im Folgenden rot dargestellt werden.

Abbildung 4: Das Format einer Zelle festlegen

Nach der Bestätigung durch OK sollte KSpread alle Werte den neuen Vorgaben angepasst haben. Falls nötig, sollten Sie jetzt die Spaltenbreiten wieder an die neuen Gegebenheiten angleichen.

Rechenmaschine

Nun müssen für Kain Anunks Zahlen die Differenzen zwischen Einnahmen und Ausgaben errechnet werden. Das Ergebnis soll dabei immer rechts neben der Spalte mit den Ausgaben erscheinen. Dazu bewegen Sie den Cursor zunächst in die Zelle "D2". Dort geben Sie folgende Formel ein: =B2-C2. Sie weist KSpread an, automatisch die Differenz aus den Inhalten der Zellen "B2" und "C2" zu berechnen. Sobald Sie die Eingabe mit Return abschließen, wird das Ergebnis in der Zelle angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Formel weiterhin als "Klartext" in der langen Eingabezeile oberhalb der Adresse eingeblendet bleibt. Auf diese Weise können Sie jederzeit Änderungen an Ihrer Formel vornehmen, ohne gleich die gesamte Zelle löschen zu müssen. Sollten Sie bei der Eingabe der Formel einen Fehler gemacht haben, so erscheint eine Fehlermeldung und innerhalb der Zelle die Zeichen "####".

Falls Sie Ihre Formel direkt in das lange Eingabefeld eintippen, werden die beiden Symbole auf der linken Seite (das rote Kreuz und der grüne Haken) aktiviert. Mit einem Klick auf den Haken wird die eingegebene Formel ausgeführt, mit dem roten Kreuz können Sie alle Eingaben bis zum letzten Berechnungsvorgang rückgängig machen.

KSpread bietet über diese einfache Addition hinaus selbstverständlich noch weitere, auch wesentlich komplexere Funktionen an. Diese können Sie bequem über den Formel-Editor zusammensetzen. Sie erreichen diesen über die Symbolleiste (die Schaltfläche mit dem schwarzen f(x)-Symbol) oder über das Menü Einfügen/mathematischer Ausdruck. Hier erhalten Sie auch eine Beschreibung jeder einzelnen Funktion und ihrer Arbeitsweisen.

Zurück zu Kain Anunks Beispiel. Damit Sie nicht für die übrigen Zellen die Formel immer wieder neu eingeben müssen, leistet auch hier die automatische Ergänzung wertvolle Hilfe. Plazieren Sie zunächst den Cursor auf der Zelle, die die Formel enthält. Klicken Sie mit der linken Maustaste wieder auf den kleinen schwarzen "Knubbel", halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung bis zur Zelle "D13" auf.

Abbildung 5: Die intelligente Kopierfunktion im Einsatz

Wie Sie sehen können, hat KSpread nicht nur die Formel kopiert, sondern sie auch jeweils automatisch angepasst.

Mal mal

Zum Schluss soll das Ganze noch ein ansprechenderes Aussehen erhalten. Dazu markieren Sie alle Zellen, in denen Werte vorhanden sind. Rufen Sie anschließend aus dem Menü den Punkt Format/Zellen-Layout auf. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie umfangreiche Einstellungen vornehmen, die sich auf das Layout der markierten Zellen beziehen. Sie sollten hier ruhig einmal mit den verschiedenen Einstellungen experimentieren. Auf dem ersten Registerblatt lässt sich z. B. jeder Seite des markierten Bereichs eine individuell gestaltete Linie zuweisen. Unter Position können Sie angeben, an welcher Stelle innerhalb einer jeden markierten Zelle der Text erscheinen soll. Über Rotation lässt sich der Text in einer Zelle sogar um einen beliebigen Winkel drehen – eine ähnliche Funktion bieten noch nicht einmal viele kommerzielle Tabellenkalkulationen. Alle gerade genannten Funktionen lassen sich selbstverständlich auch auf jede einzelne Zelle anwenden.

Falls es bei der Formatierung der Tabelle einmal schneller gehen muss, bietet KSpread über seinen Assistenten eine Hilfe an. Markieren Sie alle Zellen, für die das Format gelten soll, und wählen Sie aus dem Menü Format/Tabellenstil.... In dem nun erscheinenden Fenster können Sie ein bereits vorgefertigtes Layout auswählen.

Abbildung 6: Vorgefertigtes Layout für die Beispieltabelle

Aus Daten mach Diagramme

Um Kain Anunks Aufgabe vollständig zu lösen, fehlt nur noch ein Diagramm. Dank der guten Verknüpfung der einzelnen KOffice-Module untereinander stellt dies kein großes Problem dar. Markieren Sie zunächst wieder alle beschriebenen Zellen. Wählen Sie dann aus dem Menü Einfügen/Diagramm. Der Mauszeiger sollte sich nun in ein Kreuz verwandelt haben. Fahren Sie mit ihm an die Stelle auf dem Arbeitsblatt, an der die linke obere Ecke des Diagramms später erscheinen soll. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen in der Größe auf, die das Diagramm benötigt. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, erscheint der Diagrammassistent. Wählen Sie hier den Diagrammtyp Linien und klicken Sie anschließend auf Abschließen. Nun sollte, wie in Abbildung 7 zu sehen, das Diagramm erscheinen.

Abbildung 7: Das Diagramm wird eingefügt

Auf unserem Testrechner wurde an dieser Stelle leider deutlich sichtbar, dass sich die gesamten Komponenten des KOffice-Pakets immer noch in der Entwicklung befinden. Trotz mehrmaliger Versuche stimmte die Darstellung des generierten Diagramms nicht. Erst ein Doppelklick auf das Diagramm behob das Problem: Im jetzt aktivierten Bearbeitungsmodus wurde das Bild einigermaßen korrekt dargestellt. Dafür blieben die Zuordnungen der Zeilen und Spalten sowie die Spaltenbeschriftungen vollkommen vertauscht. Sollte bei Ihnen ein ähnliches Problem auftauchen, können Sie das Diagramm korrigieren, indem Sie die zugrunde liegende Tabelle über Bearbeiten/Daten bearbeiten aufrufen. Hier müssen Sie nun leider alle Werte per Hand korrigieren, bis die Anzeige im Diagramm die korrekten Daten enthält.

Wir hoffen, Ihr Interesse an KSpread geweckt zu haben, auch wenn das Programm an einigen Stellen noch mangelhaft wirkt. All das, was KSpread schon jetzt kostenlos leistet, kommt bereits ziemlich nah an den Leistungsumfang der kommerziellen Konkurrenz heran. Über die im Artikel genannten Funktionen hinaus bietet KSpread noch weitere, umfangreichere Möglichkeiten, die wir hier aber nicht alle im Detail vorstellen können (vgl. Kasten "Was sonst noch alles möglich ist").

In der nächsten Folge des Workshops soll es etwas bunter werden. Dann beschäftigen wir uns mit der Erstellung von Bildern mit dem Vektormalprogramm KIllustrator.