Funktionsmonster perfekt im Griff

Spalten und Zeilen lassen noch viele weitere Funktionen zu, die im Artikel noch nicht genannt wurden. Dazu zählt zum einen die Möglichkeit, Spalten und Zeilen zu verstecken. Diese insbesondere bei großen Tabellen hilfreiche Funktion ist aber gerade bei Anfängern nicht sehr beliebt. Um eine Spalte zu verstecken, klicken Sie deren Beschriftung mit der rechten Maustaste an, und wählen dann Ausblenden. Um eine Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die zwei um die versteckt herum liegenden Spaltenbeschriftungen, betätigen die rechte Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü Ansicht. Bei den Zeilen gehen Sie analog vor.

Eine weitere, oft genutzte Funktion ist das Sortieren. Mit ihr können Sie eine beliebige Tabelle sortieren lassen. Markieren Sie dazu zunächst die Zellen, die in den Sortiervorgang miteinbezogen werden sollen. Wählen Sie dann Extras/Sortieren. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in das die Sortierschlüssel eingegeben werden müssen. Ein Sortierschlüssel ist eine Zelle, nach der die restlichen Daten sortiert werden sollen. Dazu ein Beispiel: Sie haben in einer Spalte alle Vornamen und in einer weiteren alle Nachnamen eingegeben. Wenn Sie als ersten Schlüssel eine Zelle genau in der Spalte wählen, in der die Vornamen gespeichert sind, so wird die gesamte Tabelle anhand der Vornamen entweder auf- oder absteigend sortiert. Geben Sie als zweiten Schlüssel eine Zelle in der Spalte der Nachnamen ein, so wird in den Fällen, in denen zwei Vornamen gleich lauten, als zweites Sortierkriterium der Nachname hinzugezogen. Falls Sie anstelle der Zeilen die Spalten sortieren lassen wollen, müssen Sie dies explizit unter Optionen angeben. Enthält Ihre Markierung noch etwaige Überschriften, müssen Sie vor einem Start der Sortierfunktion noch die Box Auswahl enthält einen Titel aktivieren.

Unter Extras/Rechenoptionen finden Sie einige Assistenten, die Ihnen komplexe Berechnungen abnehmen. So können Sie z. B. eine Matrix schnell invertieren oder transponieren. Diese Experten sind weitestgehend selbsterklärend.

Ebenfalls interessant sind die Daten-Tools, die sich im Menü unter Extras verbergen. Dabei handelt es sich um nützliche Funktionen, die den Umgang mit Daten vereinfachen. Eine Tabellenkalkulation kann man immer auch als eine Datenbank "missbrauchen". Die Tabellen aus dem im Artikel genannten Beispiel kann man etwa als eine Art Datenbank der Einnahmen und Ausgaben auffassen. Immer wenn Sie solche Datenbank-ähnlichen Tabellen vorliegen haben, können diese Funktionen helfen. So stellt z. B. die Funktion Formular die Datensätze in einem zusätzlichen Fenster dar, durch die dort wie in einer Datenbank navigiert werden kann.

Eine Hilfe besonderer Art ist der Szenario-Manager. Angenommen, Sie haben einige Formeln erstellt und wollen nun testen, wie sich die Ergebnisse bei extremen Eingaben verhalten. Auf das Beispiel im Artikel bezogen könnte dies so aussehen, dass Sie eine Formel haben, die Ihnen den Gewinn des nächsten Jahres vorausberechnet. Nun möchten Sie wissen, wie Ihr Gewinn aussehen würde, wenn Sie in diesem Jahr nur Schulden machen würden. Dabei hilft Ihnen nun der Szenario-Experte, der sogar automatisch einen Bericht generiert. Um ihn einsetzen zu können, müssen Sie zunächst alle Daten markieren, die der Formel, für deren Ergebnis Sie sich interessieren, zugrundeliegen. Wählen Sie dann aus dem Menü Extras/Szenario/Neu.... Nun öffnet sich der entsprechende Assistent, bei dem Sie den ersten Schirm mit weiter überspringen können. Im darauffolgenden Fenster geben Sie dem Szenario einen Namen, z. B. "Nur Verluste". In der darunter befindlichen Liste finden Sie nun alle Daten aufgelistet, die Ihrer Formel zugrundeliegen. Ändern Sie nun die Zahlen auf die Werte, die in diesem Szenario getestet werden sollen - in unserem Beispiel also die voraussichtlichen Verluste. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Sie haben jetzt die Möglichkeit, weitere Szenarien anzulegen. Was z. B. passiert bei viel höheren Gewinnen als erwartet? Wenn Sie alle Szenarien hinzugefügt haben, klicken Sie auf weiter. In dem neuen Fenster können Sie sich eines Ihrer zuvor angelegten Szenarien auswählen und anzeigen lassen. Die Veränderungen werden in der Tabelle farblich gekennzeichnet. Wenn Sie erneut auf weiter klicken, haben Sie die Möglichkeit, sich einen Bericht erstellen zu lassen, der die Veränderungen in einer neuen Tabelle protokolliert.

Manchmal tauchen unter Quattro Pro Eingabefelder auf, die an ihrer rechten Seite ein Pfeilsymbol aufweisen. In das Eingabefeld sollen dann Zellen eingegeben werden. Damit Sie nicht, gerade wenn hier komplexe Angaben nötig sind, alle Eingaben per Tastatur machen müssen, können Sie in diesem Fall auch die Maus verwenden. Klicken Sie einfach auf das Pfeilsymbol und das Fenster weicht einer Leiste über der Eingabezeile der Symbolleiste. Markieren Sie nun alle Zellen, die in die Eingabezeile eingegeben werden sollen. Klicken Sie dann wieder auf das Pfeilsymbol in der eben erwähnten Zeile. Das ursprüngliche Fenster erscheint wieder und sollte jetzt alle Zellen enthalten, die Sie zuvor ausgewählt hatten.