Datensätze filtern

Filter dienen dazu, bestimmte Datensätze, die ein oder auch mehrere Kriterien erfüllen, aus der Datenbank heraus zu filtern und anzuzeigen. Alle anderen Datensätze bleiben vorhanden, werden aber verborgen. Auch Filterdefinitionen können gespeichert und jederzeit wieder aufgerufen werden.

Filter werden immer auf Felder angewendet und können kombiniert werden. So ist es zum Beispiel möglich, sich die Datensätze anzeigen zu lassen, in denen der Autor Meyer zum Thema Java nicht im Linux-Magazin geschrieben hat.

QuickList erlaubt es, Filter mit bis zu sechs Bedingungen zu definieren (Abbildung 5). Tabelle 4 zeigt die möglichen Optionen und erklärt ihre Wirkung.

Filtern lassen sich übrigens nicht nur Tabellenansichten, sondern auch Berichte. Sie können Filter und Sorts auch kombinieren, indem Sie eine Datenbank zunächst filtern und anschließend sortieren.

Abbildung 5: Filter definieren.

Tabelle 4: Filteroptionen und ihre Wirkung

contains ("enthält") Filtert die Datensätze heraus, in denen die links aufgeführte Spalte den rechts stehenden Wert enthält.
does not contain ("enthält nicht") Filtert die Datensätze heraus, in denen in der links aufgeführten Spalte der rechts stehende Wert nicht enthalten ist.
is exactly ("ist genau") Filtert die Datensätze heraus, in denen der Wert in der links aufgeführten Spalte genau dem rechts stehenden Wert entspricht.
is not ("ist ungleich") Filtert die Datensätze heraus, in denen der Wert in der links aufgeführten Spalte ungleich dem rechts stehenden Wert ist.
is less than ("ist kleiner als") Filtert die Datensätze heraus, in denen der Wert in der links aufgeführten Spalte kleiner als der rechts stehende Wert ist. Gilt für numerische Felder.
is more than ("ist größer als") Filtert die Datensätze heraus, in denen der Wert in der links aufgeführten Spalte kleiner als der rechts stehende Wert ist. Gilt für numerische Felder.
is blank ("ist leer") Filtert die Datensätze heraus, in denen das gefilterte Feld leer ist.
is not blank ("ist nicht leer") Filtert die Datensätze heraus, in denen das gefilterte Feld nicht leer ist.

Berichte

Berichte werden benutzt, um Daten aus der Datenbank in übersichtlicher Listenform auf dem Bildschirm oder dem Drucker auszugeben. Sie bestimmen, ob alle Daten oder nur ein Teil aufgeführt und wie sie zusammen gestellt werden sollen.

Um einen Bericht zu definieren, wählen Sie Report/Add... aus dem Menü; ein Dialog wie in Abbildung 6 erscheint.

Abbildung 6: Namen für einen Bericht festlegen.

Ins Textfeld Report Name geben Sie zunächst einen Namen ein, unter dem Sie den Bericht später wieder finden können. Die darin auszugebenden Felder wählen Sie durch Doppelklicken auf den Feldnamen in der linken Liste aus. Sind Sie damit fertig, geben Sie Ihr OK.

Im nun folgenden Dialog können Sie noch einige Feineinstellungen vornehmen (Abbildung 7).

Abbildung 7: Einen Bericht definieren.

Steht Ihnen der Sinn nach einer Kopf- bzw. Fußzeile, so geben Sie den entsprechenden Text in den Feldern Print at top of page und Print at bottom of page ein. Die Kopf- und Fußzeilen sind sowohl in der Bildschirm- als auch in der Druckausgabe sichtbar. Aus der Liste Sort rule können Sie gespeicherte Sortierregeln auswählen und die Daten entsprechend aufbereiten lassen. Mit der Liste Filter stehen Ihnen zudem Filtermöglichkeiten offen.

Um die Datensätze im Bericht übersichtlich zu gruppieren, also Datensätze, in denen ein Feld den gleichen Inhalt hat (z. B. alle Artikel eines Verfassers), zusammen zu fassen und von anderen Feldern abzusetzen, markieren Sie das gewünschte Feld und wählen Totals/Group aus dem Menü oder drücken die Tastenkombination [Alt+G].

Ein Klick auf Preview präsentiert Ihnen den Bericht in einer Vorschau (Abbildung 8). Edit the list bringt Sie zurück zum QuickList-Hauptfenster, mit Delete löschen Sie den Bericht. Wählen Sie hingegen Print, wird er auf dem Standarddrucker ausgegeben.

Abbildung 8: Berichtsvorschau.

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