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Perfekt getextet

Workshop WordPerfect 8 – letzter Teil

01.02.2000
Im dritten und letzten Teil unserer Einführung in die Arbeit mit der Textverarbeitung WordPerfect 8 widmen wir uns Aufzählungen und Gliederungen. Wir stellen vor, wie man Text annotiert, verschiedene Dokumentversionen unter Kontrolle behält, mit mehreren Dokumenten arbeitet, Etiketten und Serienbriefe erstellt u.v.a.m.

Wer häufig Tagesordnungen verfassen muss, oder, wie bei wissenschaftlichen Arbeiten, eine umfangreiche Gliederung benötigt, wird es zu schätzen wissen, dass WordPerfect hier hilfreiche Werkzeuge bereit stellt.

Aufgezählt und gut gegliedert

Aufzählungen handhabt WordPerfect äußerst intelligent. Es genügt schon, wenn man mit dem Cursor in eine neue leere Zeile springt, dann ein Minuszeichen eingibt und zum Schluss die Tabulatortaste betätigt. Ab sofort muss man nach jedem Stichwort nur noch die Eingabetaste drücken, und WordPerfect übernimmt die notwendigen Formatierungen ganz von selbst.

Beginnt man nicht mit einem Minuszeichen, sondern mit einer 1 gefolgt von einem Punkt, so wird sogar die Nummerierung automatisch fortgesetzt und somit eine Gliederung erzeugt. Welche Zeichen WordPerfect dabei wie verwendet, kann man unter Einfügen-->Symbole und Numerierung einstellen.

Hat man alle Stichpunkte eingegeben, reicht es, die Rückstelltaste zu betätigen, um wieder in den normalen Schreibmodus zu gelangen.

Um in der Gliederung einen Unterpunkt zu erzeugen, aktiviert man, z.B. mit einem Rechtsklick auf eine freie Stelle der Symbolleiste, die Gliederungstools. Mit den dort enthaltenen Pfeilen kann man u.a. einen Unterpunkt (mit dem Pfeil nach Rechts) erzeugen und diesen unter Zuhilfenahme der entsprechenden anderen Symbole wieder eine oder mehrere Gliederungsstufen nach oben setzen. Wie sich WordPerfect hierbei im Einzelnen verhalten soll, legt man über Tools-->Gliederung fest. Man sollte hier ein wenig experimentieren, um sich mit den einzelnen Symbolen vertraut zu machen.

Alles sortiert

Eine äußerst pfiffige Funktion ist das Sortieren. Hiermit können mehrere Zeilen (z.B. Aufzählungen) und Absätze auf- oder absteigend sortiert werden. Ein Anwendungsgebiet dieser Funktion liegt im schnellen Sortieren von Datensätzen, z.B. Adress- oder aber auch Bücher- und Videofilmlisten.

Da die Bedienung an dieser Stelle nicht besonders intuitiv ist, sollen im Folgenden als Beispiel ein paar Adressen sortiert werden. Letztere befinden sich in einem Dokument, das pro Zeile genau eine Adresse enthält.

Soll nicht das ganze Dokument ab der aktuellen Cursorposition sortiert werden, muss man vor einem Aufruf von Tools-->Sortieren den zu sortierenden Text noch markieren.

In dem erscheinenden Fenster kann man nun die Sortierreihenfolge festlegen. Zunächst wählt man im oberen Teil aus, was sortiert werden soll, im Adressenbeispiel wären dies die einzelnen Zeilen.

Abbildung 1: Festlegen der Sortierreihenfolge

Dann legt man einen Sortier-Key fest. Das ist ein Schlüssel, der WordPerfect sagt, nach welchen Kriterien es die Zeilen sortieren soll. Jeder Schlüssel besitzt eine Rang-Nummer. Alle Zeilen werden zunächst nach den Angaben des Schlüssels mit der kleinsten Nummer sortiert. Wenn zwei Zeilen gleich sind, werden diese anhand des Schlüssels mit der nächsthöheren Nummer sortiert.

Am Beispiel der Adressen sieht das so aus: Man hat Vor- und Nachnamen gespeichert und möchte diese nun aufsteigend sortieren. Dazu kann man die Datensätze mit dem ersten Schlüssel zunächst nach Nachnamen sortieren lassen. Sollten jetzt einige Nachnamen doppelt auftauchen, lassen sie sich mit einem zweiten Schlüssel nach Vornamen ordnen.

Der Schlüssel hat dabei folgende Eigenschaften: Typ legt fest, ob es sich bei den zu Grunde liegenden Daten um Zeichen oder Zahlen handelt. Sortierfolge gibt an, ob die Daten in eine aufsteigende oder absteigende Reihenfolge gebracht werden sollen.

Jede Zeile wird von WordPerfect in mehrere Teile zerlegt: Eine Zeichenkette, die durch Leerzeichen, Schrägstriche oder Trennstriche von den anderen Bestandteilen der Zeile abgetrennt ist, wird als Wort bezeichnet. Felder hingegen sind Textteile, die durch Tabstopps (Sprungmarken) oder Einrückungen voneinander getrennt werden. Zeilen enden immer mit einem Zeilenumschaltungszeichen [FNZ] oder einem Zeilenumbruchszeichen [NZ].

Die Zahlen in den Zeilen-, Feld- und Wort-Eingabefeldern geben nun an, nach welchem Element der Zeile sortiert werden soll. Enthalten die Zeilen zuerst den Nachnamen und dann, durch einen Tabulator getrennt, den Vornamen, so kann man statt der vorgegebenen 1 im Eintrag Feld eine 2 wählen. Dadurch sortiert WordPerfect die Zeilen jetzt nicht mehr anhand des ersten Nachnamenfeldes, sondern nach der zweiten Spalte, den Vornamen.

Dies klingt (und ist) etwas kompliziert; dafür gewinnt man jedoch sehr an Flexibilität. Es kann daher – genau wie bei der Gliederung auch – nicht schaden, etwas mit dieser Funktion zu experimentieren, bevor man sie in wichtigen Dokumenten einsetzt.

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