Der zweite Teil dieses Workshops wagt sich etwas weiter in die Tiefen der beliebten Textverarbeitung. Neben fortgeschrittenen Layoutfunktionen und dem Erstellen und Verwenden von Tabellen präsentiert er auch die Suchen-und-Ersetzen-Funktion.

Ziel der folgenden Übung ist eine Seite mit mehreren Spalten und einer formschönen Überschrift (Abb. 1). Wie in jedem guten Lehrgang beginnen wir dazu mit etwas Bekanntem – dem Lineal – und gehen darauf etwas detaillierter als bisher ein.

Abbildung 1: Das Ziel der heutigen Übung

Völlig “lineal”

Das Lineal besteht aus mehreren Teilen. In der Mitte befindet sich die Skala. Sie zeigt den Abstand, gemessen vom linken physikalischen Rand der Seite, in der voreingestellten Maßeinheit an. Diese legt man über das Hauptfenster Standardeinstellungen–>Bildschirm–>Dokument–>Maßeinheit fest.

Die darüber liegende Linie kennzeichnet den Bereich, in dem man schreiben darf: Erlaubt ist es dort, wo die Linie weiß ist. Innerhalb dieser weißen Linie befinden sich drei Dreiecke. Sie legen den Beginn und das Ende des aktuellen Absatzes fest. Betrachtet man zunächst die linken Dreiecke, so zeigt das obere der beiden, wo der erste Satz und das untere, wo die restlichen Zeilen des Absatzes beginnen.

Möchte man diese Einstellungen ändern, so kann man die Dreiecke mit der Maus direkt verschieben, indem man das entsprechende Symbol anklickt und es dann einfach an die entsprechende Position zieht. Oder man wählt aus dem Menü Format den Punkt Absatz–>Format. Bei der letzteren Methode kann man die Werte auf den Millimeter genau eingeben und bekommt die Auswirkungen sofort in einem Vorschaufenster angezeigt.

Eine Änderung wirkt sich immer nur auf die Zeile, in der sich der Cursor gerade befindet, sowie auf alle nachfolgenden aus. Wurden die Tabulatoren für eine Zeile geändert, erscheint am äußersten linken Rand der Seite ein Pfeil, der auf diese Änderungen hinweist. Klickt man diesen Pfeil mit der rechten Maustaste an, so hat man einige Markierungsfunktionen im schnellen Zugriff.

Das rechte Dreieck bezieht sich auf das Absatzende und kann auf genau die gleiche Weise wie die beiden anderen Marken verstellt werden.

Unterhalb der Skala befinden sich viele kleine Dreiecke. Dies sind die Sprungmarken, die genau die Positionen markieren, an die der Cursor bei einem Druck auf die Tabulatortaste springt.

Eine Anpassung dieser sogenannten Tabstopps erfolgt entweder über den Menüpunkt Format–>Zeile–>Tabstops oder wieder etwas ungenauer mit der Maus. In beiden Fällen muss man zwischen verschiedenen Tabstopp-Arten unterscheiden.

So ist zunächst einmal wichtig, welche Ausrichtung der Text hat. Trifft man mit der Tabulatortaste auf eine Sprungmarke, die z.B. als zentriert definiert ist, so versucht WordPerfect, den dort eingegebenen Text immer mittig unter dieser Marke auszurichten. Je nachdem, welche Ausrichtung ein Tabstopp besitzt, sieht das Symbol für ihn entsprechend anders aus. Eine Übersicht über die verschiedenen Symbole findet man im Feld Typ des Dialogs Format–>Zeile–>Tabstops festlegen. Zusätzlich zur Ausrichtung kann man ein Zeichen definieren, das die bei einem Druck auf die Tabulatortaste entstehende Lücke ausfüllen soll. Bei Inhaltsverzeichnissen z.B. trennt man den Kapitelnamen und die Seitenzahlen oft mit einem Punkt als Füllzeichen.

Abbildung 2: Ändern der Sprungmarken

Per Maus erstellt man einen Tabstopps einfach, indem man mit ihr die gewünschte Stelle unter der Skala anklickt. Um die Ausrichtung eines Tabstopps mit der Maus zu ändern, drückt man die rechte Maustaste, wenn sich der Zeiger über der gewünschten Marke befindet.

Zum Entfernen einer Sprungmarke zieht man sie mit der Maus über die Linealgrenze nach unten heraus oder gibt alternativ ihre Position in das oben erwähnte Dialogfeld ein und klickt dann auf Löschen.

Sprachschatz

Für die Beispielseite benötigen Sie als Erstes einen beliebig langen Text. Sofern Sie schon einen haben, laden Sie ihn wie im ersten Teil des Workshops besprochen ein. Falls WordPerfect das Format kennt, kann an der aktuellen Cursorposition alternativ per Einfügen–>Datei eine beliebige Datei eingefügt werden. Selbstverständlich können Sie den Text auch selbst neu eingeben.

Alle Wörter, die WordPerfect nicht kennt, erscheinen rot unterstrichen, sofern unter Tools–>Korrekturlesen der Eintrag Synchronrechtschreibprüfung markiert ist. Will man diese Rotfärbung nicht, so sollte man im selben Menü den Eintrag Aus anwählen. Dies hat den zusätzlichen Effekt, dass die Verarbeitungsgeschwindigkeit etwas steigt.

Um die Rechtschreibung eines nicht erkannten Worts zu prüfen, klickt man dieses mit der rechten Maustaste an. Daraufhin erscheint eine Liste mit Korrekturvorschlägen. Möchte man hingegen den gesamten Text korrigieren lassen, wählt man Tools–>Lexikon aus dem Menü aus.

Abbildung 3: Die Rechtschreibprüfung

Im nun erscheinenden Fenster kann man unter dem Menüpunkt Überprüfen den zu korrigierenden Bereich seines Dokumentes auswählen. Unter Wörterbücher schaltet man dem Korrekturvorgang entweder weitere Wörterbücher hinzu oder legt selbst ein persönliches an. Ein eigenes Wörterbuch ist z.B. dann sinnvoll, wenn man mit mehreren Sprachen gleichzeitig arbeitet oder viele Fachwörter verwendet. WordPerfect kennt in der Linuxversion übrigens weitaus weniger Wörter als in der Windows-Variante.

Unter Optionen kann eingestellt werden, worauf beim Korrekturvorgang geachtet werden soll. Normalerweise startet die Rechtschreibprüfung direkt nach dem Aufrufen und beginnt dabei am Dokumentenanfang. Findet sie einen Fehler, so stoppt sie und gibt eine Liste von Korrekturvorschlägen aus. Man hat nun die Wahl, das Wort gegen ein vorgeschlagenes oder selbst eingegebenes zu ersetzen, es an dieser Stelle zu ignorieren (1x ignorieren), es im ganzen Dokument zu ignorieren, es neu ins Wörterbuch aufzunehmen (hinzu) oder die gesamte Prüfung mit schließen zu beenden. Falls man sich zu einem Hinzufügen zum Wörterbuch entschließt, wird das Wort in dem Wörterbuch gespeichert, das am unteren Fensterrand angezeigt wird.

Leider prüft WordPerfect derzeit nur nach den alten Rechtschreibregeln. Wer nach den neuen Regeln arbeiten will, muss sich entweder ein eigenes Wörterbuch anlegen oder komplett auf eine automatische Prüfung verzichten.

Der Thesaurus ist ein Zusatzprogramm, das für ein markiertes Wort oder eines, das sich unmittelbar um oder neben dem Cursor befindet, Synonyme nebst Antonymen auflistet und das Wort auf Wunsch gegen ein solches ersetzt. Die Arbeitsweise des Thesaurus gleicht der der Rechtschreibprüfung, mit dem Unterschied, dass man Synonyme für mehrere Worte gleichzeitig anzeigen kann. Dazu wählt man sich aus der Synonym-Liste ein Wort aus und klickt dies doppelt an. Daraufhin werden in der Liste rechts daneben alle Synonyme und Antonyme dieses Wortes aufgeführt.

Abbildung 4: Der Thesaurus

Seiten perfekt

Standardmäßig wird jede Seite im DIN-A4-Format angelegt und auch so verwendet. Möchte man dies ändern, so hat man unter Format–>Seite–>Seite einrichten–>Papiergröße die Wahl zwischen vielen Formaten. Unter Format–>Seite kann man zusätzlich jeder Seite neben einem Rahmen plus individuellem Hintergrundmuster auch eine automatische Seitennummerierung verpassen. Möchte man letztere einschalten, so bietet WordPerfect unter Format–>Seite–>Seitennumerierung–>Numerierung… vielfältige Positionierungsmöglichkeiten auf der Seite an.

Eine weitere nützliche Funktion in diesem Menü ist die Zentrierung, bei der der gesamte Text einer Seite genau auf deren Mitte zusammengehalten wird. Mit Unterdrücken und Codes Verzögern schaltet man bestimmte Objekte oder Definitionen (z.B. das Wasserzeichen) für bestimmte Seiten ab.

Mittels Seitenzahl erzwingen werden soviele Seiten eingefügt oder verschoben, bis sich die Seite, auf der der Cursor aktuell verweilt, entweder auf einer geraden oder ungeraden Seitenzahl befindet. Auf diese Weise kann z.B. sicher gestellt werden, dass sich ein Kapitelanfang immer auf einer ungeraden Seite befindet.

Abgesetzt

Die nächstkleinere Einheit nach der Seite ist der Absatz. Für ihn hält WordPerfect wesentlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten bereit.

Zunächst einmal ist es möglich, den ersten Satz eines Absatzes gegenüber dem Rest zu verschieben. Ein solches Verhalten stellen man über Format–>Absatz–>Format ein.

Abbildung 5: Anpassen des Absatzformates

Weiterhin kann man jeden Absatz mit einer Versalie beginnen lassen. Befindet sich der Cursor im gewünschten Absatz, genügt dazu die Auswahl von Format–>Absatz–>Versalbuchstabe.

Analog zur ganzen Seite lässt sich über Format–>Absatz–>Rahmen–>Füllung auch einem Absatz ein Rahmen und ein Hintergrundmuster zuweisen.

Mit den nächsten vier Befehlen im Untermenü Format–>Absatz brint man einen einzelnen Absatz, und zwar immer den, in dem sich der Cursor gerade befindet, schnell in eine andere Form.

Neben der Gestaltung der Absätze nimmt die Ausrichtung des Textes für das Layout eine ebenso wichtige Stellung ein. Man kann WordPerfect veranlassen, einen Absatz immer bündig am linken oder rechten Rand auszurichten. Unter Format–>Ausrichtung stehen diese Funktionen zur Verfügung. Dort lässt sich auch eine Zentrierung des Textes oder ein Blocksatz, wie er von Zeitungsartikeln her bekannt ist, erzwingen (Seite; wird Alle ausgewählt, so gilt der Blocksatz auch für die letzte Zeile).

Ihr Beispieldokument sollte nun eine Seiten-Ausrichtung bekommen. Eine große Hilfe finden Sie dazu in der Symbolleiste. Darüber hat man einen schnelleren Zugriff auf die im alltäglichen Einsatz äußerst häufig anzuwendenden Absatz- und Ausrichtungsfunktionen. Die vorgefertigte Symbolleiste Format enthält alle hierzu notwendigen Icons.

Spaltereien

Um das Dokument in Spalten aufzuteilen, wählt man Format–>Spalten, gibt im angezeigten Dialog einfach die gewünschte Anzahl an Spalten ein und wählt zum Schluss noch ein Layout.

Abbildung 6: Definition der Spalten

In den beiden unteren Abschnitten des Dialogs kann man die Spaltenbreite beeinflussen. Auf der linken Seite legt man den Abstand (per Voreinstellung in Zentimetern) zwischen den einzelnen Spalten fest. Möchte man diesen für jede Spalte individuell einstellen, kann man dies auf der rechten Seite regulieren. Dort werden für jede Spalte die Breite (Spalte Nr. X) und alle Abstände zwischen diesen Spalten extra einzeln aufgeführt.

Die dabei von links nach rechts durchnummerierten Spalten sind somit unabhängig voneinander änderbar. Modifiziert man einen Wert, so werden die anderen im Verhältnis dazu automatisch angepasst. Möchte man dieses Verhalten unterbinden, so markiert man die Box fest neben der gewünschten Spalte. Werden nun die anderen Spalten oder Zwischenräume verändert, bleibt dieser Wert unangetastet.

Alternativ kann man die Spaltenzwischenräume mit der Maus direkt im Dokument verschieben. Das Vorgehen ist hier analog zum Ändern des Rands (vergl. Teil 1 des Workshops).

Auch hier kann jeder Spalte über den Button Rahmen–>Hintergrund ein eigener Rahmen nebst Hintergrundmuster zugewiesen werden.

Wichtig ist dabei: Werden die Spalten mit einem Klick auf OK angelegt, so gilt diese Änderung nur für die Seite, auf der sich der Cursor gerade befindet, sowie allen folgenden.

Hat man mindestens zwei Spalten definiert und gelangt die Eingabe des Textes in der ersten Spalte ans Seitenende, so wird der Text nicht etwa auf der nächsten Seite, sondern oben in der rechts daneben liegenden Spalte weitergeführt. Erst wenn die äußerste rechte Seite erreicht wurde, wird der Text in der ersten Spalte auf der nächsten Seite fortgesetzt.

Mit diesem Wissen ausgestattet, können Sie Ihr Beispieldokument zur Übung dreispaltig im Zeitungsstil setzen.

Titel in die Box!

Für den Titel des Beispieldokuments verwenden wir eine sogenannte Textbox (Format–>Textbox). Dies ist ein frei platzierbarer Kasten, der einen beliebigen Text aufnehmen kann. Behandelt wird ein solcher Kasten wie ein Dokument in einem Dokument. Es können also alle Funktionen, die sich auf ein Dokument anwenden lassen, auch in einer Textbox zum Einsatz kommen.

Nachdem man eine Textbox erzeugt hat, kann man den Text wie gewohnt eingeben. Die Box passt sich dabei in ihrer Größe an den enthaltenen Text an. Hat man die Eingabe sowie eventuelle Formatierungen beendet, klickt man einfach mit der Maus irgendwo ins umgebende Dokument. Dadurch wird die Auswahl aufgehoben, und man kann normal weiterarbeiten.

Abbildung 7: Eine Textbox

Selektiert man die Textbox mit der Maus, lässt sich die Eingabe nachträglich ändern oder korrigieren. Wurde die Box durch einen Klick auf den Rand markiert, so erscheinen an dessen Rändern kleine Kästchen. Bewegt man den Mauszeiger auf diese Kästchen, verändert dieser sein Aussehen. Jetzt kann man, indem man die linke Maustaste gedrückt hält und gleichzeitig die Maus verschiebt, die Größe der Textbox beeinflussen.

Bewegt man den Mauszeiger hingegen auf den Rand, kann man sie sich mittels Drag&Drop an eine beliebige Position im Dokument ziehen. Das Angenehme dabei ist, dass sich der Text nach dem “Fallenlassen” automatisch um die Textbox legt. Auf welche Weise der Text dies tun soll, bestimmt man für jede Textbox einzeln, indem man sie selektiert und über dem Rand die rechte Maustaste drückt. Im auftauchenden Menü wählt man den Punkt Textverlauf und markiert dann die gewünschte Verlaufsform.

Möchte man die Textbox entfernen, selektiert man diese zunächst durch einen Klick auf den Rand und drückt anschließend die Entf-Taste.

Man kann übrigens auch dieser Box sowohl einen eigenen Rahmen als auch ein Hintergrundmuster verpassen – ganz einfach per Rechtsklick mit der Maus auf den Rahmen und der anschließenden Auswahl von Rahmen–>Füllung.

Das Menü der rechten Maustaste erhält übrigens einen schnellen Zugriff auf viele weitere nützliche Textbox-Funktionen.

Im Beispiel in Abbildung 1 wurde die Textbox als Titel an den Anfang des Dokuments gezogen.

Automatische Arrangements

Eine interessantes Helferlein findet man im “Arrangierexperten” unter Format–>Arrangieren. Mit ihm lässt sich Text so im Dokument anpassen, dass er genau auf eine vom Benutzer angegebene Zahl von Seiten passt. In der auftauchenden Dialogbox kann man unter Einstellbare Elemente diejenigen Elemente angeben, die der Arrangierexperte ändern darf.

Sinnvoll ist der Einsatz des Arrangierexperten allerdings nur bei unformatierten Dokumenten. Ist das Layout schon gesetzt, wird er es mit ziemlicher Sicherheit wieder zerstören…

Abbildung 8: Der Arrangierexperte

In der Funktion Text zusammenhalten, zu erreichen im Menü Format, findet man eine weitere interessante Option. Sie stellt sicher, dass der in der Dialogbox gewählte Text immer auf einer Seite zu stehen kommt. Wenn nötig, wird automatisch eine neue Seite begonnen.

Abbildung 9: Text zusammenhalten

Mit Stil

Enthält ein Dokument sehr häufige Layoutwechsel (z.B. verschiedene Absatztypen oder mehrere, in einer bestimmten Weise hervorgehobene Überschriften), ist es möglich, nur die Layoutbefehle selbst (Schriften und Attribute wie fett, kursiv etc.) zu sichern und bei Bedarf per Knopfdruck wieder herzustellen. So spart man sich gerade bei sehr umfangreichen Passagen einige Mausklicks. Die gespeicherten Layouts bezeichnet WordPerfect als Styles.

Die einfachste Möglichkeit, ein vorhandenes Layout an eine anderen Stelle im Dokument zu übertragen, bietet die Funktion Blitzformat. Hierzu platziert man zunächst den Cursor an der Stelle, an der sich das zu kopierende Layout befindet, und wählt anschließend Format–>Blitzformat aus dem Menü. Im auftauchenden Dialogfenster kann man nun festlegen, welche Layoutbefehle kopiert werden sollen. An dieser Stelle verändert sich der Cursor, und man kann jetzt den Text markieren, der mit dem gerade kopierten Layout versehen werden soll. Um den Blitzformat-Modus zu beenden, deaktiviert man einfach den Eintrag Blitzformat unter dem Menüpunkt Format.

Layoutbefehle lassen sich aber auch dauerhaft speichern. Dazu wählt man im Menü Format den Punkt Styles. Im nun geöffneten Fenster kann man sich den Style aussuchen, der auf den an der aktuellen Cursorposition befindlichen Text angewendet werden soll.

Abbildung 10: Auswahl eines Styles

Man kann hier die schon vorgefertigten Styles verwenden, diese bearbeiten oder auch eigene anlegen. Ein Druck auf die Schaltfläche Blitzformat erstellt einen neuen Style mit den Textattributen, die die Stelle trägt, an der sich der Cursor gerade befindet. Das manuelle Erstellen von neuen Styles öffnet einen Editor, in dem man entweder die Steuerzeichen direkt eingibt oder sie sich aus den Menüs zusammensucht.

Wozu sind Styles gut? Nehmen wir einmal an, dass Sie ein Buch über Programmierung schreiben möchten. Jedes Kapitel soll eine Überschrift in Großbuchstaben enthalten, der Fließtext mit Erklärungen soll in normaler Schrift geschrieben und der Quellcode der Beispielprogramme eingerückt und in der Schriftart Courier abgedruckt werden. In diesem Fall würden Sie drei Styles definieren: einen für die Überschrift, einen für den Fliesstext und einen dritten für den Quellcode. Jetzt braucht man den entsprechenden Style nur noch vor dem Beginn des entsprechenden Textteils in der Listbox der unteren Symbolleiste auswählen und kann dann einfach los schreiben.

Das jeweilige Durchhangeln durch die Menüs bei einem Layoutwechsel entfällt somit. Bei kleineren Projekten wie einzelnen Briefen schießt man durch den Einsatz der Styles allerdings mit Kanonen auf Spatzen…

Tabellarisch

Über Einfügen–>Tabelle… erzeugen Sie eine leere Tabelle. Im nun auftauchenden Dialog wird man nach der vorläufig gewünschten Größe gefragt. Wählt man im linken Feld Einzelfeld aus, so wird nur ein einziges Tabellenfeld erzeugt.

Markiert man neue Tabelle durch ziehen, lässt sich nach einem Klick auf OK die Tabellengröße mit dem Mauszeiger angeben. Dazu klickt man im Dokument zunächst auf die Startstelle, hält den Mausknopf gedrückt und zieht die Tabelle bis zur gewünschten Größe auf. Ansonsten wird die Tabelle an der aktuellen Cursorposition eingefügt.

Abbildung 11: Angabe der Tabellengröße

Wer eine Tabelle kreiert hat, wird bemerken, dass die unterste Symbolleiste durch weitere Tabellensymbole ergänzt wurde. Darunter findet man zusätzlich eine neu eingeblendete Leiste für die Formeleingabe. Sollte letztere nicht erscheinen, so kann sie über den zweiten Knopf von rechts (mit einem f(x) markiert) in der untersten Leiste (der sogenannten Formelleiste) sowohl ein-, als auch ausgeblendet werden.

Eine angewählte Tabelle vergrößert oder verkleinert man genau wie eine Textbox mit den kleinen Kästchen. Selbstverständlich lässt sie sich auch per Drag&Drop an eine beliebige Position im Dokument schieben.

Abbildung 12: Eine fertige Tabelle

Jede Zelle darf normalen Text, Zahlen und Formeln aufnehmen. Dabei wird zusätzlich noch unterschieden, in welchem Format die Zahlen und der Text vorliegen und wie deren Attribute aussehen. So kann eine Zahl z.B. als Währung, Datum oder Ganzzahl interpretiert werden. Dies hat insbesondere dann eine Bedeutung, wenn Formeln zum Einsatz kommen.

Um Einstellungen an einem Tabelleneintrag vorzunehmen, klickt man mit der rechten Maustaste den entsprechenden Kasten an. Alle dort aufgeführten Funktionen sind auch über die Symbolleisten erreichbar, nicht jedoch über die Menüleiste.

Zunächst hat man die Möglichkeit, Text aus der Zwischenablage einzufügen.

Unter Format kann die Art der Darstellung der Daten in einer Zelle geändert (z.B. die Schrift fett gedruckt) werden. Alle hier aufgeführten Attribute sind äquivalent zu den gleichnamigen Textfunktionen. Neu ist hier die obere Knopfleiste. Mit ihr bestimmt man, auf welche Zellen die Formatänderungen angewandt werden sollen. Verweis rechts neben den Schaltern gibt noch einmal detailliert Auskunft, auf welche Zellen sich die Änderungen auswirken. Übrigens: in diesem Fenster kann man auch die Größe der einzelnen Spalten, einschließlich der gesamten Tabelle auf den Zentimeter genau ändern.

Möchte man mehrere Felder der Tabelle markieren, muss man mit dem Mauszeiger an den oberen Rand der Zelle fahren, an der die Markierung beginnen soll. Wenn sich der Mauszeiger in einen nach oben zeigenden schwarzen Pfeil verwandelt, hält man die Maustaste gedrückt und bewegt den Zeiger dann über die zu markierenden Zellen. Alternativ kann man mit der Tastatur den Cursor einfach in die Startzelle bewegen, dann die Umschalt-Taste gedrückt halten und gleichzeitig mit den Pfeiltasten die gewünschte Markierung aufziehen.

Das Zahlenformat, erreichbar über das Menü der rechten Maustaste, lässt sich für jede Zelle einzeln festlegen. Voreingestellt ist für alle Zellen allgemein, was soviel wie beliebig bedeutet.

Genau wie bei der Textbox kann man auch hier jeder Zelle über Rahmen–>Füllung… sowohl einen Rahmen als auch ein Hintergrundmuster zuweisen. Mit einem Klick auf das quadratische Feld wird eine Übersicht angezeigt, aus der man sich eine Linienart aussuchen kann. Rechts oben befindet sich eine Vorschau, in der das Ergebnis der aktuellen Auswahl angezeigt wird.

Möchte man sich nicht die Mühe machen und das Layout für jede Zelle auf diese Weise einzeln festlegen, so findet man unter dem Punkt Schnellformat… vorgefertigte Tabellenlayouts zur Auswahl.

Abbildung 13: Auswahl eines vorgefertigten Tabellenlayouts

Die nächsten drei Befehle aus der Liste dienen zur Erweiterung oder Verkleinerung der Tabelle. So kann man neue Spalten und Zeilen einfügen oder auch löschen. Ein interessanter Punkt ist Feld teilen. Damit wird das aktuelle Feld noch einmal in zwei separate Felder unterteilt, ohne dass die Größe der Tabelle oder anderer Felder davon beeinflusst wird. Die letzten Befehle in der Liste beziehen sich auf die Berechnung von Formeln. Obwohl in der Liste und sogar im Menü angeboten, gibt es die Diagrammfunktion leider nur in der kommerziellen Vollversion von WordPerfect.

Rechenkünstler

Jede Zelle hat einen eigenen internen Namen, über den man z.B. durch eine Formel auf ihren Inhalt zugreifen kann. Normalerweise setzt sich dieser Name aus einem Buchstaben, der die Spalte bezeichnet (lexikografisch aufsteigend von links nach rechts), gefolgt von einer Nummer, die die Zeile angibt, zusammen. Da gerade bei großen Tabellen die Übersicht sehr schnell verloren gehen kann, ist es auch möglich, jeder Zelle einen anderen Namen zuzuordnen. Hierfür wählt man zunächst eine Zelle aus und klickt dann in der Formelleiste den Button Namen an.

Abbildung 14: Ein neuer Name für die Zelle

Hier kann man auch für die Spalten oder eine ganze Tabelle (es dürfen sich durchaus mehrere Tabellen in einem Dokument befinden) neue Namen definieren. Zunächst sucht man die entsprechende Tabelle aus der linken Liste aus, wählt dann Erstellen und gibt im erscheinenden Dialogfenster den neuen Namen ein. Damit keine Verwechslungen möglich sind, steht am unteren Rand der Dialogbox noch einmal, welcher Zelle man einen neuen Namen zuweist. Hat man die Namensänderung mit einem Klick auf den entsprechenden Schalter akzeptiert, so kann man ab sofort in allen Formel den neuen Namen der Zelle verwenden.

In der Formelleiste befindet sich ein Eingabefeld, in das man einfach die mathematische Formel eingibt. Möchte man z.B., dass Zelle A3 immer die Summe der Inhalte der Zellen A1 und A2 berechnet, so setzt man den Cursor zunächst in die Zelle A3 (erste Spalte, dritte Zeile) und gibt dann A1+A2 in das Feld ein.

Klickt man auf den grünen Haken, so wird die Formel, in deren Zelle sich der Cursor gerade befindet, berechnet. Klickt man hingegen auf den Button berechnen, so rechnet WordPerfect sämtliche Formeln der Tabelle neu aus.

Hier wird deutlich, welche Bedeutung das Zahlenformat hat. Schließlich ist es ein Unterschied, ob man zwei Daten, zwei Uhrzeiten oder zwei Geldbeträge addiert.

Es stehen selbstverständlich auch komplexere mathematische Funktionen zur Verfügung. Wählt man den Punkt Formeln an, so erhält man eine Liste aller in WordPerfect verfügbaren Funktionen. Man muss diese selbstverständlich nicht immer aus der Liste auswählen, sondern kann sie auch direkt ins Eingabefeld eintippen.

Darüber hinaus können alle Formeln, sofern sinnvoll, beliebig miteinander verschachtelt und kombiniert werden.

Die Blitzsummen-Funktion, die sich hinter dem Schalter Blitzsumme verbirgt, ist ein intelligenter Dienst, der schnell die Summe aus den benachbarten Zellen errechnet und das Ergebnis in genau der Zelle speichert, in der sich der Cursor gerade befindet.

Die letzte Funktion Formel kopieren… überträgt die gerade angezeigte Formel in eine andere Zelle. Dabei wird die Formel automatisch an die Zielzelle angepasst. Kopiert man z.B. die obige Formel aus Zelle A3 in die Zelle B3, so wird in der Zelle B3 ein B1+B2 daraus. Die Auswahl von Nach unten bewirkt übrigens, dass die Formel so oft wie angegeben in die jeweils unter ihr liegenden Zellen dupliziert wird. Auch hier wird die kopierte Formel automatisch an ihre Umgebung angepasst.

Suchen und Zurechtfinden

Eine äußerst nützliche Funktion ist die des Suchens und Ersetzens. Mit ihr ist es, wie der Name schon sagt, möglich, eine Zeichenkette im Dokument zu finden, und sie, falls gewünscht, gegen eine andere auszutauschen. Ruft man die Funktion unter Bearbeiten–>Suchen und Ersetzen auf, so öffnet sich ein Dialog, in dem man ins obere Eingabefeld den zu suchenden Begriff und ins untere die Zeichenkette eingibt, durch die der gefundene Begriff ersetzt werden soll. Bleibt letzteres Feld leer, so wird nur nach dem Begriff gesucht, ohne eine Ersetzung vorzunehmen.

Abbildung 15: Der Suchen-und-Ersetzen-Dialog

Bevor man die Suche startet, sollte man die Voreinstellungen, erreichbar über die entsprechenden Menüs, kontrollieren. Dort kann man z.B. unter Entsprechung festlegen, ob bei einer Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll. Unter Optionen legt man hingegen fest, wo im Dokument mit der Suche begonnen werden soll.

Mit einem Klick auf einen der rechten Schalter wird die Suche im gewünschten Modus gestartet. Rückwärtssuche bedeutet im Gegensatz zur Vorwärtssuche, dass vom Cursor aus gesehen rückwärts bis zum Anfang des Dokumentes gesucht wird. Hat man alles ersetzen gewählt, so tauscht WordPerfect nicht nur wie bei ersetzen das zuerst gefundene Wort aus, sondern auch alle passenden Textstellen danach.

Wurde eine übereinstimmende Zeichenkette gefunden, markiert WordPerfect dieses Wort im Text und zeigt das Suchen-und-Ersetzen-Fenster erneut an. So kann man die Suche bei Bedarf fortsetzen.

Mit der Funktion Gehe zu, ebenfalls im Menü unter Bearbeiten zu finden, springt man schnell an eine bestimmte Position im Dokument. Dies ist besonders bei sehr langen Texten eine große Erleichterung. So gelangt man z.B. schnell von Seite 1 zur Seite 663.

Rechts unten im Dokumentenfenster befinden sich übrigens zwei Schalter mit Doppelpfeilen. Diese erlauben das direkte Anwählen der vorherigen bzw. der nächsten Seite.

Die Gehe zu-Funktion wird durch das Lesezeichen, zu finden unter Tools–>Lesezeichen noch erweitert und optimiert. Man kann an einer beliebigen Stelle im Dokument eine Marke, eben jenes Lesezeichen, setzen. Mit Gehe zu ist es nun möglich, von jeder beliebigen Position direkt an diese Stelle zu springen.

Um ein neues Lesezeichen anzulegen, wählt man Erstellen und gibt den Namen des Lesezeichens ins Eingabefeld ein. Die so erstellte Merkhilfe wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Möchte man das Lesezeichen zu einem späteren Zeitpunkt an eine andere Position verschieben, so setzt man zunächst den Cursor auf die Position, an die das Lesezeichen verschoben werden soll, wählt dann im Tools–>Lesezeichen-Fenster den Namen des Lesezeichen aus und klickt anschließend auf verschieben.

Abbildung 16: Der Lesezeichen-Dialog

Um ein Lesezeichen anzuspringen, verwendet man entweder die Gehe zu-Funktion verwenden oder ruft wieder das Lesezeichenfenster auf, wählt darin den Namen des entsprechenden Lesezeichens aus und klickt auf QMark suchen.

Die Funktion von Lesezeichen geht sogar noch einen Schritt weiter: Man kann sie über Tools–>Hypertext miteinander verknüpfen. Das Vorgehen ist hier analog zu den sogenannten Hyperlinks auf Webseiten. Zunächst markiert man ein Wort. Dann wählt man Tools–>Hypertext und sucht sich das Lesezeichen aus, zu dem gesprungen werden soll. Das markierte Wort wird nun eingefärbt und unterstrichen. Klickt man dieses Wort mit der Maus an, springt WordPerfect automatisch zum zuvor angegebenen Lesezeichen.

Besonders interessant ist diese Funktion bei wissenschaftlichen Texten, bei denen man verwandte Textstellen durch Querverweise miteinander verknüpfen kann. Aber nicht nur Sprünge zu Lesezeichen, sondern auch Verknüpfungen mit Makros oder sogar mit anderen Dokumenten und den darin enthaltenen Lesezeichen sind möglich.

Abbildung 17: Einen Hypertext erstellen

Objekte, Objekte

Das Menü Einfügen stellt vielfältige Objekte zur Verfügung, die zur Verbesserung des Layouts eingesetzt werden können. So kann man z.B. Windows-Bitmap- (BMP) oder WPG-(“WordPerfect-Grafik”-)Dateien über den Menüpunkt Grafiken–>aus Datei in sein Dokument einfügen. WordPerfect mag allerdings nicht alle Formate, so gelang es mir z.B. nicht, eine Datei im weit verbreiteten GIF-Format einzufügen.

Eine importierte Grafik wird – wie übrigens alle Objekte – wieder in einem Rahmen dargestellt, den man genau wie die Textbox an einer beliebigen Stelle im Dokument platzieren kann. Auch hier kann die Größe über die kleinen Kästchen, die nach einer Selektion neben dem Rand auftauchen, verändert werden.

Unter Einfügen–>Form findet man eine Vielzahl von Linien, Kreisen und anderen Elementen, die zur optischen Trennung oder Illustration verwendet werden können. Auch bei diesen Elementen gilt in Punkto Verschieben und Größenmodifikation das Selbe wie bei den Grafiken.

Genauso leicht lassen sich auch Datenbanken (Einfügen–>Arbeitsblatt–>Datenbank), Barcodes (Einfügen–>Andere), Dateinamen (Einfügen–>Andere) sowie selbstverständlich auch Uhrzeit und Datum in ein Dokument einfügen. Beim Datum kann man das ausgewählte Darstellungsformat sogar noch automatisch aktualisieren lassen. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn man ein ständig gleiches Dokument, z.B. eine Pressemitteilung, immer mit dem aktuellem Datum ausdrucken muss.

Abbildung 18: Einfügen des Datums

Wichtig ist, dass ein eingefügtes Objekt immer als Kopie eingebettet wird. Ändert man beispielsweise die ursprüngliche Grafikdatei nachträglich mit einer Bildbearbeitungssoftware, so werden die Daten unter WordPerfect nicht automatisch mit aktualisiert.

Möchte man Sonderzeichen (z.B. mathematische Formelsymbole oder griechische Zeichen) einfügen, so kann man auf eine komfortable Zeichensatztabelle unter Einfügen–>Symbol zurückgreifen.

Mit Kopf und Fuß

Mit dem Kopf- und Fußtext kann man einen auf jeder Seite wiederkehrenden Text entweder am oberen oder unteren Seitenrand anzeigen lassen. Man nutzt das z.B., um die Seitenzahl oder den Namen eines Kapitels immer wieder automatisch einzufügen. Dazu ruft man Einfügen–>Kopftext–>Fusstext auf und hat dort die Möglichkeit, jeweils zwei verschiedene Vorlagen zu definieren, wovon natürlich immer nur eine pro Kopf- und Fußzeile angewendet werden kann.

Nach einem Klick auf erstellen landet man wieder in seinem Dokument, allerdings befindet sich der Cursor nun oben bzw. unten auf der Seite in einem gesonderten Feld. Dort kann man jetzt den für die Kopf- bzw. Fußzeile vorgesehenen Text eingeben. Eine Variable wie die Seitenzahl fügt man mit den neu hinzugekommenen Symbolen auf der untersten Symbolleiste ein.

Die Größe der Kopf- bzw. Fußzeile lässt sich ändern, indem man mit dem Mauszeiger auf die Begrenzungslinie fährt und diese bei gedrückter Maustaste einfach verschiebt.

Hat man die Eingabe beendet, reicht ein Mausklick auf einen Bereich außerhalb des Kopf- oder Fußbereichs. Die Kopf- bzw. Fußzeilen erscheinen nun auf der Seite mit der aktuellen Cursorposition sowie allen folgenden. Möchte man den Kopf- oder Fußtext wieder ausschalten, so genügt ein erneuter Aufruf von Einfügen–>Kopftext–>Fußtext aus dem Menü und die Wahl von Abschalten im daraufhin auftauchenden Fenster.

Abbildung 19: Eingabe eines Kopftexts

Fußnoten zur Geschichte

Genauso einfach lassen sich Fußnoten erstellen. Dazu steuert man zunächst das Wort an, zu dem eine Fußnote ergänzt werden soll, und wählt aus dem Menü Einfügen den Punkt Fußnote–>Erstellen. Daraufhin wird automatisch eine kleine Nummer hinter dem entsprechenden Wort und am Ende der Seite erzeugt. Dorthin springt nun auch der Cursor, und man kann den gewünschten Text für die Fußnote eingeben.

Mit den Symbolen, die nunmehr die untere Symbolleiste erweitern, kann man zwischen den verschiedenen Fußnoten hin- und herblättern sowie einige nützliche Variablen, wie z.B. die aktuelle Seitenzahl, einfügen.

Hat man die Eingabe beendet, so klickt man einfach mit der Maus irgendwo ins Dokument, und befindet sich wieder hinter dem annotierten Wort.

Um die Nummerierung zu steuern oder noch Änderungen an schon vorhandenen Fußnoten durchzuführen, bedient man sich der anderen Befehle im Menü Einfügen–>Fußnote.

… und nächstes Mal Teil 3

Mit den Fußnoten soll nun auch der zweite Teil des WordPerfect-Workshops enden. In der letzten Folge im nächsten Heft wird es um nützliche Zusätze, das Arbeiten mit mehreren Anwendern und Dokumenten sowie einige Tipps und Tricks gehen.