Filter für den Mailclient

Tschüss, Mailchaos!

Täglich erreichen uns etliche E-Mails – erwünschte und unerwünschte. Dieser Workshop zeigt, wie Sie als Thunderbird-Nutzer Ihre Post filtern und sortieren, gezielt Absender blockieren und das Spam-Aufkommen reduzieren.

Vor einigen Ausgaben haben wir den Mailclient Mozilla Thunderbird [1] vorgestellt. Unser Grundlagenartikel [2] zeigt die Installation unter OpenSuse und (K)Ubuntu, geht auf das Einrichten von POP3- und IMAP-Konten ein, stellt das Adressbuch, die Kalendererweiterung und einfache Filterfunktionen vor. Jetzt geht's ins Eingemachte: Mit einer gut durchdachten Ordnerstruktur und den richtigen Filtern bringen Sie mehr Übersicht in Ihre elektronische Post.

Filter sorgen dafür, dass nicht alle Mails im Posteingang, sondern hübsch sortiert in Unterordnern landen. Bevor Sie solche Filter erstellen, überlegen Sie am besten, wie Sie die Post aufteilen möchten:

  • Sie haben eine oder mehrere Mailinglisten abonniert?
  • Sie erhalten regelmäßig Newsletter von einem Nachrichtenportal?
  • Sie möchten Post von der Familie oder von bestimmten Freunden in einem eigenen Ordner ablegen?

Dann ist der erste Schritt, eine passende Hierarchie anzulegen.

Aussortiert

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Namen des Kontos in der linken Leiste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Neuer Ordner. Im sich öffnenden Dialog geben Sie ins obere Feld einen frei wählbaren Namen ein. Über das Drop-down-Menü darunter bestimmen Sie den Ort (Abbildung 1).

Abbildung 1: Bevor Sie die Post filtern, erstellen Sie einen oder mehrere Ordner für das Konto.

Um einen Unterordner in einem bereits bestehenden Ordner zu erzeugen, klicken Sie diesen mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Neuer Unterordner. Im Aufklappmenü können Sie die gesamte Hierarchie erreichen und den richtigen Ort bestimmen.

Als Nächstes erstellen Sie einen oder mehrere Filter. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie Nachrichten der EasyLinux-Mailinglisten [3] in einen eigenen Ordner namens EasyLinux-Listen einsortieren:

  1. Öffnen Sie aus dem Hamburger-Menü rechts oben (mit den drei waagerechten Strichen) den Eintrag Filter / Filter. Klicken Sie rechts auf Neu.
  2. Geben Sie ins Feld Filter-Name einen frei wählbaren Bezeichner ein, z. B. EasyLinux-Ubuntu oder EasyLinux-Suse. Die beiden Optionen Filter anwenden bei / Manuellem Ausführen bzw. Nachrichtenabruf sind standardmäßig aktiviert; das übernehmen Sie.
  3. Im mittleren Bereich des Einrichtungsdialogs übernehmen Sie die Voreinstellung Alle Bedingungen erfüllen. Öffnen Sie das Drop-down-Menü Betreff und wählen Sie An, um einen Filter auf Basis eines Empfängers (hier eine Mailingliste) einzurichten. Die Mails der Ubuntu-Liste gehen an ubuntu@easylinux.de, die der OpenSuse-Liste an suse@easylinux.de; die Adresse gehört ins letzte Feld. Das Drop-down-Menü in der Mitte stellen Sie auf ist.
  4. Im unteren Bereich legen Sie nun fest, welche Aktion Thunderbird ausführen soll, wenn die Kriterien zutreffen. Übernehmen Sie Verschieben der Nachricht in. Im Drop-down-Menü daneben wählen Sie den Ordner EasyLinux-Listen aus (Abbildung 2).
  5. Klicken Sie auf OK, und der nächste Dialog zeigt den neuen Filter an. Sie können das Fenster nun schließen.

    Abbildung 2: So sehen auf dem Testrechner die Einstellungen für einen Filter aus, der Post an die EasyLinux-Ubuntu-Mailingliste in den Ordner "EasyLinux-Listen" einsortiert.

Neu eintreffende Post an die Adresse ubuntu@easylinux.de sollte nun automatisch im richtigen Ordner landen. Beachten Sie, dass die Filter immer für das jeweilige Konto gelten. Wenn Sie mehrere Accounts in Thunderbird verwalten, dann stellen Sie sicher, im Dialog Filter aus dem Drop-down-Menü Filter für das richtige Konto auszuwählen. Überprüfen Sie außerdem die Anordnung, denn Thunderbird wendet die Filter in der dort festgelegten Reihenfolge an. Gegebenenfalls ändern Sie diese über die Schaltflächen Nach oben oder Nach unten bzw. Ganz nach oben oder Ganz nach unten.

Verschachtelt

Thunderbird bietet im Filter-Dialog die Möglichkeit, komplexere Bedingungen zu definieren. Im ersten Drop-down-Menü finden Sie dazu Einträge wie Betreff, Von, Datum usw. und direkt daneben im Menü Kriterien wie enthält, enthält nicht, beginnt mit usw. Über die Pluszeichen definieren Sie mehrere Bedingungen, und über dem Feld entscheiden Sie, ob alle, mindestens eine oder keine Bedingung erfüllt sein müssen.

Auch bei den Aktionen sind mehrere Einträge möglich. So können Sie Mails nicht nur verschieben, sondern auch weiterleiten, löschen, als (un)gelesen markieren, kennzeichnen und vieles mehr. Praktisch: Wenn Ihnen ein Denkfehler unterläuft und Sie bei den Aktionen eine unlogische Reihenfolge konfiguriert haben (z. B. erst löschen und dann kopieren), weist Thunderbird Sie darauf hin. Klicken Sie auf den dann eingeblendeten blauen Schriftzug Ausführreihenfolge anzeigen, und das Mailprogramm verrät, wie die tatsächliche Reihenfolge ist.

Aktivieren Sie am besten das Filter-Protokoll per Klick auf die gleichnamige Schaltfläche. Im sich öffnenden Fenster schalten Sie das Log ein und betrachten die Meldungen. Bei Bedarf können Sie über den Button Protokoll leeren die alten Einträge löschen.

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