Externe Datenbanken

LibreOffice wird zwar standardmäßig mit einer Literaturdatenbank ausgeliefert, man ist jedoch nicht gezwungen diese zu verwenden. Sie können genauso gut eine bereits mit LibreOffice Base erstellte Datenbank verwenden oder eine ganz neue Datenbank erstellen. Selbst das Einbinden einer Calc- oder Writer-Tabelle mit Literaturverzeichnisdaten ist möglich.

Um in Base eine neue, eigenständige Literaturdatenbank zu erstellen, öffnen Sie über Datei / Neu / Datenbank oder über das Symbol Neu der Symbolleiste Standard den Datenbankassistenten. Dieser führt mit wenigen Schritten zum Ziel. Im ersten Schritt Datenbank auswählen aktivieren Sie die Option Neue Datenbank erstellen und klicken dann auf Weiter. Im zweiten Schritt Fertigstellen und Fortfahren wählen Sie die Option Nein, die Datenbank soll nicht angemeldet werden und setzen ein Häkchen vor Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen. Dann klicken Sie auf Fertig stellen.

Im nächsten Dialogfeld wählen Sie den gewünschten Speicherort und geben der Datenbank einen aussagekräftigen Namen. Ein Klick auf Speichern schließt das Dialogfeld und zeigt einen noch leeren Datenbankcontainer.

Zum Anlegen der Datenbanktabelle klicken Sie zuerst im Abschnitt Datenbank auf Tabellen und dann im Abschnitt Aufgaben auf den Eintrag Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen. Auf dem Bildschirm erscheint das Fenster Tabellenentwurf (Abbildung 9). In dieser Tabelle können nun alle Datenfelder erfasst werden, die in der Literaturtabelle erscheinen sollen.

Abbildung 9: In der Entwurfsansicht fügen Sie Tabellenfelder ein, die Sie verwalten möchten.

Damit die Literaturdatenbank zusammen mit dem Modul der Literaturverzeichniseinträge auch funktioniert, müssen als Feldnamen die biblio-eigenen Bezeichnungen verwendet werden. Einige Beispiele für die zu verwendenden Feldnamen sind aus Abbildung 9 ersichtlich. Jetzt muss noch der passende Feldtyp zum Feldnamen gewählt werden. Dazu öffnen Sie das dazugehörige Listenfeld der zweiten Spalte und wählen aus der Liste der enthaltenen Feldtypen den passenden aus. Die dazu gehörenden Feldeigenschaften sind im unteren Abschnitt ersichtlich; bei Bedarf können Sie diese hier auch ändern. Die dritte Spalte kann optional Vermerke oder Erläuterungen enthalten. Eine Zusammenstellung der Feldnamen mit deutscher Bezeichnung und den biblio-eigenen Bezeichnungen finden Sie im Internet [2]; eine Erläuterung der verwendeten Feldtypen ebenfalls [3].

Sind alle Datenfelder erfasst, klicken Sie auf das Speichersymbol der Symbolleiste, um die Daten zu sichern. Im folgenden Dialogfeld geben Sie der Tabelle einen Namen, z. B. "Computer_Fachliteratur", und klicken dann auf OK. Falls noch kein Primärschlüssel vergeben wurde, werden Sie jetzt dazu aufgefordert, den vorgeschlagenen zu übernehmen oder einen eigenen zu vergeben. Klicken Sie auf JA, um das Dialogfeld zu schließen und die Tabelle zu speichern.

Die Tabelle erscheint nun im gleichnamigen Abschnitt des Datenbank-Containers. Ein Doppelklick auf den Tabellennamen öffnet die Tabelle, die sofort mit Daten gefüllt werden kann. Wollen Sie nachträglich weitere Datenfelder ergänzen, öffnen ein Rechtsklick auf den Tabellennamen und die Wahl des Kontextbefehls Bearbeiten die Tabelle wieder im Bearbeitungsmodus.

Mit der neuen Literaturdatenbank können Sie, nachdem Sie diese registriert haben, wie mit der Standard-Literaturdatenbanktabelle biblio arbeiten.

Datenbank registrieren

Registrieren bedeutet, LibreOffice mitzuteilen, wo sich die Daten befinden, wie sie organisiert sind und wie man darauf zugreifen kann. Möchten Sie die Datenbank nur nutzen, also Einträge hinzufügen oder ändern, ist keine Registrierung nötig. Soll die Datenbank jedoch als Quelle in anderen Modulen wie z. B. zur Verwendung für Literaturhinweise in einem Dokument dienen, muss sie grundsätzlich registriert sein.

Der normale Weg dazu führt über Extras / Optionen / LibreOffice Base / Datenbanken. Schneller geht es über die Datenquellenansicht, die Sie mit [F4] aufrufen (Abbildung 8). Im Kontextmenü des Datenquellen-Explorers auf der linken Seite finden Sie den Befehl Registrierte Datenbanken. Ein Klick darauf bringt das Dialogfeld Registrierte Datenbanken zum Vorschein. Es zeigt alle registrierten Datenbanken. Mit den darunter liegenden Schaltflächen können Sie bestehende Datenbankverknüpfungen über Löschen entfernen, mit Neu weitere Verknüpfungen hinzufügen oder bestehende Verknüpfungen bearbeiten.

Um eine neue Datenbank anzumelden, klicken Sie auf Neu und wählen im folgenden Dialog Neue Datenbankverknüpfung anlegen über den Dateibrowser die gewünschte Datenbank. In der darunter liegenden Eingabezeile vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen oder übernehmen die Vorgabe (den Dateinamen ohne Erweiterung) – mehr ist zur Registrierung nicht nötig.

Der registrierte Name ist der Name, der im Datenquellen-Explorer erscheint. Um ihn nachträglich zu ändern, klicken Sie im Datenbank-Explorer der Datenquellenansicht mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen im Kontextmenü den Befehl: Registrierte Datenbanken. Es erscheint dann wieder das Dialogfeld zur Registrierung der Datenbank. Ein Klick auf Bearbeiten öffnet den Dialog zur Registrierung der Datenbank, in dem Sie den registrierten Namen ändern können.

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