Standard-Literaturdatenbank

Der Gedanke, die Literaturverweise direkt im Dokument zu hinterlegen, ist zwar verlockend, für umfangreiche Dokumente aber ungeeignet. Wenn Sie öfter mit Quellangaben arbeiten, ist das Einrichten einer Literaturdatenbank sinnvoll: Dann sind die Einträge in verschiedenen Dokumenten integrierbar, sie sind leichter zu pflegen und können bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. LibreOffice wird bereits mit einer vorinstallierten Literaturdatenbank ausgeliefert – Bibliography rufen Sie über Extras / Literaturdatenbank auf (Abbildung 7).

Abbildung 7: Einträge der Literaturdatenbank können Sie komfortabel bearbeiten.

Auf dem Bildschirm erscheint nach dem Aufruf ein Dialog mit einem geteilten Fenster. Diese Dialogbox greift auf LibreOffice Base und eine HSQLDB-Datenbank zurück, die Sie auch über das Modul Base aufrufen und bearbeiten können. Im oberen Teil des Dialogs sehen Sie die Literaturdatenbank, ähnlich wie in der Datenquellen-Ansicht in Tabellenform: Jede Zeile stellt einen Datensatz dar.

In diesem Abschnitt können die Daten genauso wie in einer Datenbank gefiltert und bearbeitet werden, überflüssige Datensätze können Sie löschen oder neue Datensätze hinzufügen. Zum Löschen klicken Sie in der oberen Tabelle auf den entsprechenden Zeilenkopf und drücken dann [Enf]. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Datensatz unwiederbringlich entfernt. Zum Ändern markieren Sie den Datensatz in der oberen Tabelle, indem Sie mit der Maus in die entsprechende Zeile klicken, und ändern dann die Daten im darunter liegenden Formular. Mit den zwischen Tabelle und Formular liegenden Navigationsschaltflächen können Sie durch die Tabelle navigieren. Die letzte Schaltfläche der Navigationsschaltflächen fügt einen neuen leeren Literaturdatensatz hinzu.

Der untere Teil des Dialogs zeigt den im oberen Bereich markierten Datensatz in einer Datenmaske, in der alle Datenfelder der aktuellen Datenbank angeboten werden. Einen neuen leeren Datensatz erzeugen Sie mit Einfügen / Datensatz oder per Mausklick auf das Sonnensymbol im Zeilenkopf der letzten Tabellenzeile. Mit Hilfe dieser Datenmaske können Sie die Literaturdatenbank sehr bequem mit Daten füllen; es ist nicht nötig, alle Felder auszufüllen. Wichtig ist das Feld Kurzbezeichnung, weil Sie dessen Inhalt später als Referenz im Textdokument verwenden.

Nach dem Speichern steht die erstellte Datenbank für künftige Literaturverzeichniseinträge zur Verfügung. Das Datenbankfenster kann nun geschlossen werden, für das Einfügen der eigentlichen Literaturverweise im Dokument wird es nicht weiter benötigt.

Das Arbeiten mit der Literaturdatenbank ist ganz simpel und entspricht dem bereits bekannten Einfügen eines Literaturverweises. Klicken Sie einfach an die Stelle im Dokument, an der ein Verzeichniseintrag eingefügt werden soll, und rufen Sie über Einfügen / Verzeichnisse / Literaturverzeichniseintrag die Dialogbox Literaturverzeichniseintrag einfügen auf. Diesmal wählen Sie die Option Aus Literaturdatenbank und dann die entsprechende Kurzbezeichnung (Abbildung 1).

Was sich hinter den Kurzbezeichnungen verbirgt, erfahren Sie im Zweifelsfall mit [F4], womit Sie die Datenquellenansicht (Abbildung 8) aufrufen. Im deren linken Abschnitt (im Datenquellenexplorer) werden alle eingebundenen Datenbanken angezeigt. Öffnen Sie unter Bibliography den Punkt Tabellen und darunter den Punkt biblio, sehen Sie im rechten Abschnitt alle Datensätze der Literaturdatenbank mit den Kurzbezeichnungen und zugehörigen Datensätzen. Übrigens können Sie auch hier die Datensätze bearbeiten oder neue Einträge hinzufügen. Ein erneuter Druck auf [F4] blendet die Datenbank wieder aus.

Abbildung 8: Die Datenquellenansicht zeigt alle verfügbaren Quellen.

Mit den so eingefügten Literaturverzeichniseinträgen können Sie (wie oben beschrieben) ein Literaturverzeichnis erstellen.

Änderungen in der Literaturdatenbank

Nachträgliche Änderungen der Literaturdatenbank unter Extras / Literaturdatenbank wirken sich nicht unmittelbar auf ein bereits eingefügtes Literaturverzeichnis und die entsprechenden Referenzen aus. Selbst beim Aktualisieren aller Felder über Extras / Aktualisieren /Alles Aktualisieren werden die Änderungen nicht in die bestehenden Referenzen übernommen, und das Literaturverzeichnis wird nicht aktualisiert. Erst wenn erneut eine Referenz auf dasselbe Werk (wobei die Kurzbezeichnung gleich geblieben sein muss) einfügt wird, erscheint eine Nachfrage, ob die bereits im Dokument enthaltenen Einträge angepasst werden sollen. Bestätigen Sie diesen Dialog mit JA, werden alle betreffenden Referenzen und Vorkommen im Literaturverzeichnis aktualisiert und die Änderungen übernommen.

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