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© Reinhard Eisele

Literaturdatenbank in LibreOffice

Wer hats gesagt?

Wissenschaftliche Arbeiten enthalten am Ende ein Literaturverzeichnis, und aus dem Dokument heraus verweisen Sie als Autor auf die genannten Quellen, wenn Sie diese zitieren. Beim Erstellen des Quellverzeichnis hilft die Literaturdatenbank von Writer.

Am Ende jedes seriösen wissenschaftlichen Beitrags findet man ein Quellenverzeichnis, auch Literaturverzeichnis genannt. Es enthält alle Quellenangaben von Texten, die nicht aus der eigenen Feder stammen aber in einer Haus-, Studien- oder Masterarbeit zitiert werden. Fehlen solche Quellenangaben (obwohl Inhalte übernommen wurden), spricht man von einem Plagiat, was je nach Umfang der nicht zitierten Quellen zu einer Abwertung der Note oder sogar zum Ausschluss führen kann.

Die Quellen, die später im Literaturverzeichnis genannt werden, verwaltet man am besten in einer Datei, in der alle relevanten Daten tabellenförmig abgelegt sind. In LibreOffice Writer stehen zum Anlegen einer solchen Quellensammlung gleich mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Im einfachsten Fall, wenn der Artikel nur wenige Quellen verwendet, brauchen Sie beispielsweise keine Datenbank zu bemühen, denn LibreOffice bietet die Möglichkeit, alle benötigten Literaturhinweise direkt im Dokument selbst als versteckte Felder zu speichern.

Verweise im Dokument verstecken

Die Vorgehensweise ist denkbar einfach. Zuerst klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der ein Verzeichniseintrag eingefügt werden soll, dann rufen Sie über Einfügen / Verzeichnisse / Literaturverzeichniseintrag die Dialogbox Literaturverzeichniseintrag einfügen auf (Abbildung 1). Darin markieren Sie die Option Aus Dokumentinhalt und klicken dann auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich die Dialogbox Literatureintrag definieren zur Erfassung des ersten Verzeichniseintrags (Abbildung 2).

Abbildung 1: Über die Dialogbox "Literaturverzeichniseintrag einfügen" legen Sie einen neuen Eintrag an.
Abbildung 2: Je nach Art der Quelle sind unterschiedliche Informationen einzugeben, etwa der Name einer Fachzeitschrift.

Diese Dialogbox entspricht exakt der Dialogbox, die bei der eingebauten Literaturdatenbank Bibliography verwendet wird. Sie bietet auch die gleichen Eingabemöglichkeiten. (Auf diese standardmäßig mitgelieferte Literaturdatenbank Bibliography gehen wir später noch näher ein.)

Mit Hilfe dieser Datenmaske werden alle Daten, die im Literaturverzeichnis erscheinen sollen, erfasst. Wichtig: Ohne die Einträge in den Feldern Kurzname und Typ und geht nichts; sie sind zwingend erforderlich. Der Kurzname ist die Referenz, die im Text erscheint, und der Eintrag im Feld Typ bestimmt die Struktur der Einträge im Literaturverzeichnis, also den angezeigten Inhalt und das Aussehen. Haben Sie alle Daten erfasst, klicken Sie auf OK. Die Eingabebox verschwindet dann, und Sie sehen wieder das Dialogfeld Literaturverzeichniseintrag einfügen. Im Listenfeld Kurzbezeichnung finden Sie nun auch den vergebenen Kurznamen. Ein weiterer Klick auf Einfügen schreibt den Verzeichniseintrag endgültig in das Dokument.

Die erfassten Literaturdaten speichert LibreOffice als versteckten Text mit dem Dokument. Sie können nun sofort auf eine andere Stelle im Dokument klicken und weitere Literatureinträge erfassen. Zum Abschluss klicken Sie auf Schließen. Im Dokument sehen Sie die Verweise (Abbildung 3).

Abbildung 3: Im Text erscheint ein Verweis auf den Verzeichniseintrag; die Formatierung des Eintrags können Sie anpassen.

Verzeichnis erstellen

Sind die Literaturverzeichniseinträge im Text erfasst, können Sie ein Literaturverzeichnis erstellen. Dazu klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der es erscheinen soll, und rufen den Menübefehl Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse auf. In der erscheinenden Dialogbox Verzeichnis einfügen wählen Sie in der Registerkarte Verzeichnis im Listenfeld Typ den Eintrag Quellzeichnis. Mit den Befehlen der übrigen Registerkarten bestimmen Sie die Anzahl der Spalten, ändern die Struktur oder hinterlegen das Verzeichnis mit einer Farbe. Ändern Sie hier nichts und klicken sofort auf die Schaltfläche OK, fügt Writer ein Standard-Literaturverzeichnis mit dem vorgegebenen Namen "Quellverzeichnis" ein (Abbildung 4).

Abbildung 4: Ändern Sie die Vorgaben nicht, fügt Writer ein Standard-Literaturverzeichnis ein.

Dieses Verzeichnis ist kein starres Gebilde, sondern es kann beliebig verändert und angepasst werden. Rufen Sie mit einem Rechtsklick auf das Literaturverzeichnis den Kontextbefehl Verzeichnis bearbeiten auf, öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld. Mit dessen Hilfe und den darin enthaltenen fünf Registerkarten können Sie das Erscheinungsbild des Literaturverzeichnisses fast beliebig verändern.

Angezeigt wird standardmäßig die Registerkarte Verzeichnis (Abbildung 5). Wollen Sie eine eigene Überschrift eingeben, geht das über das Eingabefeld Titel. Sollen die Verzeichniseinträge anstelle der eingegebenen Kurzbezeichnung mit einer Nummer erscheinen, muss im Abschnitt Formatierung der Einträge die Option Einträge nummerieren aktiviert werden. Statt [BOE001] erscheint dann z. B. [1] im Dokument. Die Art der Klammern bestimmt das darunter liegende Auswahlfeld. Diese beiden Optionen betreffen nur die Darstellung der Verzeichniseinträge im Dokument; wie die Nummern im Verzeichnis erscheinen, legen Sie in der Registerkarte Einträge fest. Setzen Sie ein Häkchen vor Geschützt vor mauellen Änderungen, kann das Quellverzeichnis im Dokument nicht versehentlich geändert oder gelöscht werden.

Abbildung 5: Die Verwendung von einfachen Quellnummern stellen Sie auf dem Reiter "Verzeichnis" ein.

In der Registerkarte Einträge (Abbildung 6) bestimmen Sie das Aussehen und den Inhalt des Literaturverzeichnisses – und zwar für jeden einzelnen Typ, den Sie in einem der Einträge verwenden (siehe Abbildung 5). Alle möglichen Typen sind im Abschnitt Art der Registerkarte Einträge aufgeführt. Sie markieren zuerst einen Typ und können ihn dann mit den übrigen Eingabe- und Optionsfeldern formatieren und ihm die notwendige Struktur zuweisen. Die für einen Typ üblichen Einträge sind bereits vorhanden, weitere Einträge können aber hinzugefügt werden. Was bei einem bestimmten Typ in einem Literaturverzeichnis ausgewiesen werden soll, bestimmen Sie im Abschnitt Struktur und Formatierung.

Abbildung 6: Auf der Registerkarte "Einträge" passen Sie einzelne Quelltypen an.

Die Zeile Struktur stellt praktisch eine Zeile des Literaturverzeichnisses der ausgewählten Art (hier: Buch) dar, in der die einzelnen Inhaltselemente – wie in einem Baukasten – eingesetzt werden. Zwischen den einzelnen Platzhaltern befinden sich Zwischenräume (weiße Felder), in die Sie weitere Elemente einfügen können. Falls mehr Elemente vorhanden sind als in der Zeile angezeigt werden können, scrollen Sie mit den beiden Pfeilschaltflächen nach vorne bzw. nach hinten und bringen sie zum Vorschein.

Die Vorgehensweise zum Ändern der Struktur lässt sich am einfachsten an einem kurzen Beispiel erläutern. Soll beispielsweise bei Literaturhinweisen auf ein Buch im Quellverzeichnis auch die Webseite des Verlags erscheinen, muss erstens beim Erfassen des Literatureintrags (Abbildung 2) die URL eingetragen worden sein und zweitens die Struktur der Art Buch den Eintrag URL enthalten.

  1. Dazu klicken Sie zuerst in das letzte weiße Feld der Zeile Struktur und geben ein Komma als Trennzeichen ein.
  2. Dann wählen Sie im Listenfeld unter der Strukturzeile den Eintrag URL und klicken auf die daneben liegende Schaltfläche Einfügen. Der Platzhalter wird eingefügt.
  3. Klicken Sie auf einen der eingefügten Platzhalter, können Sie diesen mit der Schaltfläche Entfernen oder mit [Entf] aus der Strukturzeile wieder löschen.
  4. Zusätzlich können Sie jedem Eintrag eine eigene Zeichenvorlage zuweisen. Sie können dazu eine der Zeichenvorlagen des Listenfeldes Zeichenvorlage verwenden oder eine der vorgegebenen Zeichenvorlagen mit Hilfe der Schaltfläche Bearbeiten an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
  5. Soll das Literaturverzeichnis strukturiert werden, so dass beispielsweise alle gleichartigen Einträge untereinander stehen, verwenden Sie Tabulatoren. Den dazu nötigen Platzhalter fügen Sie analog zu anderen Platzhaltern über die Schaltfläche Tabulator in die Strukturzeile ein. Mit den dazu eingeblendeten Optionen können Sie den nachfolgenden Eintrag millimetergenau positionieren.

Bei einem umfangreicheren Literaturverzeichnis kann eine Anordnung in Spalten sinnvoll sein; in der Registerkarte Spalten finden Sie die notwendigen Werkzeuge. Selbst ein farbiger oder mit einer Grafik hinterlegter Hintergrund ist möglich. Die dazu notwendigen Arbeitsschritte unterscheiden sich kaum von der Formatierung eines Inhalts- oder Stichwortverzeichnisses. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie in einem älteren Artikel in Ausgabe 03/2014 [1].

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