Briefkopf und Fußzeile

Die DIN 5008 lässt Ihnen bei der Gestaltung des Briefkopfs und der Fußzeilen freie Hand. Daher dürfen Sie den Abstand vom Papierrand beliebig wählen. Bei einem Normalbrief ist der Briefkopf 45 mm hoch und darf die gesamte Breite ausnutzen. Der Briefkopf beinhaltet üblicherweise den Namen und/oder ein Logo des Absenders. Wenn Sie eine Grafik einfügen, dann achten Sie darauf, dass das Bild auch an einem Absatz der Kopfzeile verankert ist. Die Fußzeile enthält Daten zum Unternehmen, z. B. die Bankverbindung und die Telefonnummer. Optional steht hier die Seitennummer. Die Höhe dieses Bereichs richtet sich nach seinem Umfang.

Für mehrseitige Briefe schreibt die Norm vor, dass Sie diese ab der zweiten Seite fortlaufend nummerieren müssen. Entweder zentrieren Sie die Seitenzahl, setzen sie zwischen zwei Gedankenstriche (etwa -- 2 --) und fügen sie in die Kopfzeile ein, oder Sie schreiben Seite X von Y rechtsbündig in die Fußzeile. Für die Variante mit dem Kopfbereich wechseln Sie zur zweiten Seite (Seitenvorlage Standard) und gehen dann auf Einfügen / Feldbefehl / Seitennummer, zentrieren das Ganze und rahmen es mit dem langen Gedankenstrich ([AltGr]) ein.

Unten rechts auf der ersten Seite (Seitenvorlage Erste Seite) weisen Sie mit drei Punkten darauf hin, dass es Folgeseiten gibt. Die Auslassungspunkte stehen am rechten Rand; zwischen ihnen und dem Brieftext ist mindestens eine Leerzeile. Sie finden die Punkte über Einfügen / Feldbefehl / Andere. Wechseln Sie zum Reiter Funktionen, wählen links bei Feldtyp den Eintrag Bedingter Text. Rechts schreiben Sie Seite > 1 ins Feld Bedingung, bei Dann tragen Sie mit der Tastenkombination [AltGr]+[.] die Auslassungspunkte ein, und ins Feld Sonst tragen Sie ein Leerzeichen zwischen zwei Anführungszeichen ein (Abbildung 7). Über Einfügen und Schließen beenden Sie die Einrichtung.

Abbildung 7: Die Feldbefehle zum Anzeigen von Folgeseiten definieren Sie im rechten Bereich unter "Bedingung", "Dann" und "Sonst".

Möchten Sie rechtsbündig in der Fußzeile nach dem Schema Seite X von Y durchnummerieren, beginnen Sie am besten schon auf der ersten Seite Ihres Schreibens mit dem Zählen. Zwischen den Ziffern und dem Brieftext sollte ebenfalls mindestens eine Zeile frei bleiben. Ihre Seitennummern erhalten Sie über zwei Feldbefehle: Einfügen / Feldbefehl / Seitennummer und Einfügen / Feldbefehl / Gesamtzahl der Seiten. Davor und dazwischen tippen Sie jeweils den Text Seite und von. Beachten Sie, dass Sie die Seitennummerierung in den Seitenvorlagen Erste Seite und Standard einfügen müssen.

Geschützte Bereiche

Um den Inhalt von Kopf- und Fußzeile vor Veränderungen zu schützen, platzieren Sie diese Teile in Bereichen. Haben Sie beispielsweise den Briefkopf mit Text und Grafik schon erstellt, gibt es eine sehr einfache Methode, um diese Teile in einem Bereich unterzubringen. Markieren Sie zuerst alle Absätze der Kopfzeile (und damit auch die Ankermarke des Logos) und rufen dann Einfügen / Bereich auf. Auf dem ersten Reiter (Bereich) vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, beispielsweise Kopfbereich. Anschließend setzen Sie im Abschnitt Schreibschutz ein Häkchen vor Schützen und klicken dann auf Einfügen.

Versuchen Sie nun, etwas zu löschen oder einzufügen, meldet LibreOffice, dass sich die Schreibmarke in einem geschützten Bereich befindet. Um dennoch etwas zu modifizieren, heben Sie zunächst den Schutz auf. Dazu klicken Sie in den Kopfbereich und wählen dann Format / Bereiche. Wählen Sie den gewünschten Bereich aus und entfernen Sie das Häkchen vor Geschütz. Ein Klick auf OK gibt den Bereich wieder frei.

Tipp: Möchten Sie nachträglich einen der Bereiche oder einen Rahmen ändern, rufen Sie über die Taste [F5] den Navigator auf. Über eine Liste erreichen Sie alle Überschriften, Tabellenb, Textrahmen, Bilder und auch die Bereiche. Per Rechtsklick auf ein Objekt können Sie es bearbeiten oder umbenennen (Abbildung 8).

Abbildung 8: Über den Navigator erreichen Sie alle Objekte, darunter die Textrahmen und Bereiche.

Infos

[1] LibreOffice-Vorlagen: http://templates.libreoffice.org/?set_language=de

[2] Deutsches Institut für Normung e. V.: http://www.din.de/

[3] Wikipedia-Artikel zu DIN 5008: http://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008

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