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© Hans-Georg Eßer

Maßgeschneidert

Normbrief-Vorlagen mit Writer selbst erstellen

07.04.2014
Ob geschäftlich oder privat, elegant oder modern – LibreOffice bietet zahlreiche Briefvorlagen für jeden Anlass. Möchten Sie Ihre Post lieber selbst gestalten, dann zeigt dieser Workshop, wie Sie normgerechte Templates erstellen.

Die LibreOffice-Entwickler haben ihrem Büropaket einige Vorlagen für Briefe, Etiketten, Präsentationen usw. beigelegt. Die Projektseite [1] enthält weitere Templates, und auch eine Abfrage bei einer Suchmaschine der Wahl fördert Formatvorlagen für jeden Bedarf zutage. Einen besonderen Service stellt der Assistent der Officesuite bereit; Sie starten ihn über Datei / Assistenten / Brief. Ein Dialogfenster präsentiert nun Dokumentvorlagen für geschäftliche und private Briefe, die Sie über Schaltflächen und Auswahlboxen an Ihren persönlichen Geschmack anpassen. So gelangen Sie schrittweise zu einem Grundgerüst für Ihren Brief, den Sie dann nur noch mit Inhalt füllen müssen.

Gefallen Ihnen die Ergebnisses dieses Rundum-Sorglos-Pakets nicht, und möchten Sie lieber ein persönliches Briefpapier mit eigenem Logo basteln, dann ändern Sie entweder eine vorhandene Formatvorlage ab, oder Sie bauen von Grund auf eine eigene. Normgerechte Briefe folgen bestimmten Konventionen, die das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN, [2]) zusammenfasst. Die Empfehlungen können Sie als Grundlage für eigene Formatvorlagen heranziehen (siehe Kasten Empfehlungen für Geschäftsbriefe), und auch dieser Workshop hält sich daran.

Empfehlungen für Geschäftsbriefe

Sämtliche Richtlinien zur Gestaltung von Geschäftsbriefen finden Sie in der DIN 5008 [3] nach dem Stand vom April 2011; diese Norm fasst die bisherige DIN 676 und DIN 5008 zusammen und ersetzt sie. Der Standard definiert die Schreib- und Gestaltungselemente. Dazu gehören unter anderem Währungsbezeichnungen, Telefonnummern, Abkürzungen und Hervorhebungen, aber auch die korrekte Position von Adresse, Anrede und Betreff. Das Wort "Betreff" selbst ist verschwunden, und man verwendet es heutzutage nicht mehr.

Neu hinzugekommen ist eine Empfehlung für den bisher in DIN 676 geregelten Aufbau, also für die Maße und die Einteilung eines Geschäftsbriefes. Diese Regelungen sorgen dafür, dass beispielsweise das Anschriftenfeld im Fenster eines Normbriefumschlags erscheint und die Absenderzeile über der Anschrift ebenfalls lesbar ist. Die Norm unterscheidet zwischen Normalbriefen und Sparbriefen. Beim Normalbrief beträgt die Höhe der Briefkopffläche 45 mm, beim Sparbrief nur 27 mm.

Der Normbrief bietet also neben mehr Schreibfläche auch bessere Gestaltungsmöglichkeiten für den Briefkopf. Wie Sie diesen aufbauen, bleibt Ihnen selbst überlassen. Im Vorfeld sollten Sie aber überlegen, was der Briefkopf vermitteln soll. Darf es bunt und auffällig sein oder doch eher seriös? Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden – grundsätzlich gilt: Weniger ist mehr.

Vorarbeiten

Die meisten Briefvorlagen enthalten Platzhalter, beispielsweise für den Absender und die Betreffzeile. LibreOffice füllt diese selbständig aus und verwendet dazu die Daten, die Sie in den Programmeinstellungen (Extras / Optionen) unter LibreOffice / Benutzerdaten hinterlegt haben. Vor der Arbeit mit Vorlagen lohnt es sich also, den Konfigurationsdialog aufzurufen und die Felder auszufüllen oder zu ergänzen, um leere Platzhalter oder falsche Absenderangaben zu vermeiden.

Als Nächstes wenden Sie sich der Seiteneinrichtung zu. Öffnen Sie über die Taste [F11] oder das Menü Format / Formatvorlagen den gleichnamigen Dialog. Über das vierte Icon von links erreichen Sie die Seitenvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Erste Seite und wählen Sie Ändern, um die Formatierung für das erste Blatt des Briefes zu anzupassen. Die erste Seite eines langen Briefes soll anders aussehen als die Folgeseiten, und das ist nur mit verschiedenen Vorlagen realisierbar.

Auf dem Reiter Verwalten sehen Sie oben den Namen der Vorlage: Erste Seite (Abbildung 1). Im Drop-down-Menü Folgevorlage entscheiden Sie sich für Standard. Damit stellen Sie sicher, dass LibreOffice die nachfolgenden Seiten mit der Standardvorlage formatiert. Wechseln Sie im Konfigurationsdialog dann zum zweiten Tab namens Seite. Hier definieren Sie die Seitenränder für das aktuelle Template: links 2,5 cm, rechts 1 cm, oben 1,5 cm und unten 1,5 cm (Abbildung 2). Außerdem aktivieren Sie über die gleichnamigen Reiter die Kopfzeile und die Fußzeile. Setzen Sie jeweils ein Häkchen in der Checkbox Höhe dynamisch anpassen. Mit einem Klick auf Anwenden und OK übernehmen Sie die Änderungen.

Abbildung 1: Für die Vorlage "Erste Seite" richten Sie unter "Verwalten" ein, dass die anschließenden Seiten die Vorlage "Standard" erhalten.
Abbildung 2: Vergessen Sie nicht, die Seitenränder einzustellen, da Sie sonst unter Umständen alle Felder von Hand nachbearbeiten müssen.

Der richtige Rahmen

Klicken Sie in das noch leere erste Blatt und fügen Sie mit [Strg]+[Eingabe] einen Seitenumbruch ein. Die zweite Seite enthält die Vorlage Standard, was die Statuszeile am unteren Fensterrand bestätigt. Rufen Sie per Rechtsklick auf den Namen der Formatvorlage wieder den Einrichtungsdialog auf und stellen Sie die Seitenränder genauso ein wie für die erste Seite. Kopf- und Fußzeile aktivieren Sie ebenfalls. Danach speichern Sie die Änderungen und schließen den Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie den Seitenumbruch und damit die zweite Seite wieder entfernen; die Einstellungen bleiben trotzdem erhalten.

Wie erwähnt enthält DIN 5008 feste Vorgaben für den Platz des Absenders über dem Adressfeld, für das Adressfeld selbst, für die Bezugszeichenzeile ("Ihr Zeichen", "Ihre Nachricht vom", "Unser Zeichen" usw.) und natürlich für die Falzmarke. Damit diese Textblöcke immer an derselben Stelle stehen, verankern Sie sie in Rahmen. Das grundsätzliche Vorgehen ist immer gleich. Öffnen Sie über Einfügen / Rahmen den gleichnamigen Dialog und definieren Sie dann die Maße und die Position, die Umrandung, Abstände zum Inhalt usw. Die nächsten Abschnitte beschreiben, wie Sie Rahmen für den Absender, das Adressfeld, die Bezugszeichenzeile und den Informationsblock einrichten.

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