LibreOffice-Tipps

Besser arbeiten mit LibreOffice

Die LibreOffice-Tipps verraten unter anderem, wie Sie in Calc Zahlen mit Text addieren, die Zeichen in bestimmten Tabellenbereichen zählen und Summen fester sowie variabler Zeiträume berechnen. Außerdem stellen wir die Arbeit mit der Pipette in Draw vor und zeigen, wie Sie eine Analoguhr malen.

Tipp: Calc: Zahlen mit Text addieren

Sie haben von einem Kollegen ein Fahrtenbuch in Form einer Tabelle erhalten, in der neben den Zahlen in jeder Zelle auch noch eine Einheit wie Liter (oder abgekürzt Ltr. bzw. L.) steht. Zusätzlich gibt es Zellen, die ausschließlich Zahlen enthalten. Wenn Sie die Werte addieren möchten, müssen Sie zunächst die angehängten Einheiten entfernen, da Calc mit gemischten Zellwerten nichts anfangen kann. Dazu verwenden Sie für den Inhalt der Zelle B3 z. B. folgende Formel:

=WERT(WENN(ISTFEHLER(LINKS(B3;FINDEN(" ";B3)-1));B3;LINKS(B3;FINDEN(" ";B3)-1)))

Die Funktion LINKS("Text"; Zahl) extrahiert Zahlen, die sich links befinden. Der Parameter Text bestimmt den zu bearbeitenden Zellinhalt, und Zahl steht für die Anzahl der zu extrahierenden Zeichen. Steht in Zelle B3 etwa 1.125,25 Liter, gilt es, alle Buchstaben ab der achten Stelle abzuschneiden. Die entsprechende Formal lautet also:

=LINKS(B3;8)

Da die Anzahl der Zeichen hinter der Zahl jedoch variiert, müssen Sie den Parameter Zahl variabel gestalten. Dazu bietet Calc die Funktion FINDEN("TextFinden"; "Text"). Sie sucht nach einem Leerzeichen (erster Parameter) in der betreffenden Zelle (zweiter Parameter) und gibt dann die Position des Leerzeichens als Zahl aus. Da Sie das Leerzeichen ebenfalls entfernen möchten, korrigieren Sie das Ergebnis um -1. Die Teilformel, die den Parameter Zahl der Funktion LINKS() richtig errechnet, lautet demnach:

=FINDEN(" ";B3)-1

Befinden sich im Datenbereich auch Zellen, die nur Zahlen enthalten, liefert die Formel =LINKS(B3;FINDEN(" ";B3)-1) jedoch einen Fehlerwert, weil sie kein Leerzeichen mit angehängtem Text findet. Diesen Fehler fangen Sie mit der Funktion ISTFEHLER("Formel") in der Funktion WENN(Prüfung; DannWert; SonstWert) ab. Liefert die zu prüfende Formel einen Fehlerwert zurück, dann enthält die entsprechenden Zelle bereits eine Zahl, die Calc zur Berechnung verwenden kann und nicht bereinigen muss.

Die am Anfang genannte Formel liefert keine Zahl, sondern eine Zeichenfolge zurück, die Calc zur weiteren Berechnung mit Hilfe der umschließenden Funktion WERT() in eine Zahl umwandelt: Damit können Sie dann weiterarbeiten.

Tipp: Calc: Aktuellen Saldo in erster Zeile anzeigen

In einem Kassenbuch erfassen Sie die Einnahmen und Ausgaben für jeden Tag. Um den aktuellen Kassenstand nicht aus den Augen zu verlieren, möchten Sie den aktuellen Saldo sowie die Datensummen des aktuellen Tages immer über der ersten Datenzeile (etwa in den Zellen E2 bis E6 des Kopfbereichs) anzeigen (Abbildung 1). Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie's geht:

  1. Zuerst legen Sie ein Kassenblatt nach folgendem Muster an: Die Zeilen 1 bis 7 bleiben vorerst frei; sie bilden den Kopfbereich, der später den aktuellen Saldo und die aktuellen Tagesdaten ausweist. In die Zeile 8 schreiben Sie die Spaltenüberschriften des Kassenbuchs, zum Beispiel Datum, Einnahme, Ausgabe, Tages-Saldo und Saldo.
  2. Damit der Kopfbereich und die Spaltenüberschriften immer sichtbar sind, klicken Sie in die Zelle A9 und rufen aus dem Menü Fenster / Fixieren auf. Die acht Kopfzeilen bleiben nun immer sichtbar und scrollen nicht aus dem Fenster heraus, wenn Sie weitere Daten erfassen.
  3. Im darunter liegenden Bereich A9 bis E39 (31 Zeilen = 31 Tage) geben Sie die Tagesdaten für den gesamten Monat ein. Weisen Sie den Spalten für die Tage ein beliebiges Datumsformat und den Spalten mit den Beträgen ein Währungsformat zu.
  4. Um die Berechnungsformeln möglichst einfach zu gestalten, versehen Sie die notwendigen Datenbereiche nun mit Namen. Markieren Sie die Zellen A9 bis E39 und weisen Sie diesen über Einfügen / Namen / Festlegen die Bezeichnung Datenbereich zu. Markieren Sie außerdem den Bereich A9 bis A39 und geben ihm den Namen Tage.

Nun können Sie bereits im Kopfbereich, z. B. in der Zelle E2, den aktuellen Saldo einblenden. Dazu verwenden Sie folgende Formel:

=INDEX(Datenbereich;ANZAHL(Tage);5)

Als Ergebnis erhalten Sie den letzten Saldo der Spalte E. Calc sucht dabei mit Hilfe der Funktion INDEX(Bezug; Zeile; Spalte) den Inhalt der letzten Datenzeile. Die Funktion ANZAHL(Tage) steht hier für den Parameter Zeile) der fünften Spalte (dritter Parameter). Den ersten Parameter (Bezug) ersetzen Sie durch den vorher mit Datenbereich gekennzeichneten Eingabebereich.

Zur Ermittlung der letzten Einträge der anderen Spalten tauschen Sie den Parameter Spalte der Formel aus, wobei die erste Spalte den Wert 1 hat. Den letzten Tagessaldo der Zelle E6 (letzter Eintrag in der vierten Spalte) erhalten Sie demnach mit dieser Formel:

=INDEX(Datenbereich;ANZAHL(Tage);4)
Abbildung 1: Mit den Funktionen "INDEX()" und "ANZAHL()" geben Sie einen Zelleninhalt an beliebiger Stelle aus.

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