Gemeinsam Dokumente bearbeiten

Auf gute Zusammenarbeit!

Wenn Sie in einer Arbeitsgruppe Texte verfassen und bearbeiten möchten, dann sollten Sie ein paar Grundregeln beachten, damit am Schluss nicht viele verschiedene Dokumente vorliegen. LibreOffice Writer bietet eine Reihe von Hilfsmitteln fürs Teamwork an.

Der eine arbeitet im Kölner Büro, der andere in der Münchner Niederlassung, und der dritte Kollege sitzt im Homeoffice in Berlin. Wenn Sie als verstreutes Team gemeinsam Officedokumente bearbeiten und nicht auf Cloud-Dienste wie Google Docs [1], Zoho [2], Etherpad [3] und Co. zurückgreifen möchten, dann ist LibreOffice Writer vielleicht eine Alternative. Die Textverarbeitung bietet jede Menge Teamwork-Funktionen, die offline auf dem eigenen Rechner zur Verfügung stehen. Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ist, dass alle Mitarbeiter die gleiche Programmversion verwenden. Der Datenaustausch mit Microsoft Office und anderen Officeprogrammen klappt – gerade bei aufwendigen Formatierungen, Tabellen oder Kästen – eben nur eingeschränkt, auch wenn viele gern das Gegenteil behaupten.

Zuständigkeiten

Besonders wichtig ist zunächst einmal, zu klären, wer die finale Verantwortung für die Textformatierungen trägt. Es darf nicht passieren, dass ein Bearbeiter einzelne oder alle Formatierungen des Dokuments überschreibt, weil sie ihm persönlich nicht gefallen. Daher sollten Sie die Arbeit in Abschnitte unterteilen: Zuerst gilt es, den Inhalt zu erfassen und zu bearbeiten, und erst dann ist die formale Auszeichnung dran. Wenn das Layout steht, darf kein Mitarbeiter kreativ hineinpfuschen.

Selbst wenn sich alle Teammitglieder an diese Spielregeln halten, gibt es noch genügend Stolpersteine auf dem Weg zum fertigen Dokument. Wie alle Textverarbeitungen formatiert LibreOffice seine Dokumente abhängig vom Druckertreiber. Das bedeutet, dass ein Ausdruck auf verschiedenen Geräten immer zu anderen Seitenumbrüchen und zu einem anderen Layout führen kann. Writer arbeitet mit den Randeinstellungen und Druckbereichen des im Dokument aktiven Druckers. Verschobene Grafiken und andere Ärgernisse sind bei einem Gerätewechsel also vorprogrammiert.

Vermeiden können Sie solche Probleme, indem Sie im Vorfeld abklären, in welchem Format und auf welchem Drucker das Dokument später landen soll. Sie formatieren und speichern es dann auf Ihrem Rechner mit den Druckereinstellungen und -treibern des Ausgabegeräts (Datei / Druckereinstellung). Alternativ exportieren Sie die Endfassung in LibreOffice als PDF-Datei. Das Portable Document Format speichert die Dokumente unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardware.

Bilder einfügen

Bilder betten Sie in Writer entweder direkt in das Dokument ein oder Sie verknüpfen sie mit der Datei. Beides hat Vor- und Nachteile. In der Entwurfsphase ist es besser, die Bilder getrennt vom Text zu verwalten und sie einfach nur zu verknüpfen. Möchten Sie die Grafiken noch einmal ändern oder austauschen, dann ist es leichter, wenn diese in eigenen Dateien vorliegen und nicht ins Dokument eingebettet sind. In der Voreinstellung bettet Writer Bilder ein. Um ein Bild zu verknüpfen, wählen Sie Einfügen / Bild / Aus Datei, suchen im Auswahldialog die Grafik aus und aktivieren die Checkbox Verknüpfen (auf einigen Systemen Link).

Geben Sie ein solches Dokument weiter, vergessen Sie nicht, auch das Verzeichnis mit den Bildern beizulegen. Der Empfänger sollte zudem die Pfadangaben überprüfen, falls er anstelle der Bilder nur Rahmen als Platzhalter im Dokument sieht. Dazu öffnet er aus dem Menü Bearbeiten / Verknüpfungen den Dialog Verknüpfungen bearbeiten, markiert die gewünschten Links mit den Pfaden und klickt auf Ändern (Abbildung 1). Im folgenden Fenster wählt er das Verzeichnis mit den Grafiken aus und bestätigt über OK. Ein anschließender Klick auf Aktualisieren bringt alle Pfade auf den neuesten Stand.

Abbildung 1: Im Dialog "Verknüpfungen bearbeiten" verwalten Sie die Links zu den eingefügten Bildern.

Beim Arbeiten im Team sollten Sie von solchen Eingriffen möglichst absehen, denn die Pfadänderungen führen dazu, dass die Verknüpfungen bei den anderen Mitarbeitern nicht mehr stimmen. Im schlimmsten Fall hat jeder Benutzer die Bilder mehrfach auf seinem Rechner und arbeitet unter Umständen mit der falschen Dateiversion oder mit falschen Grafiken. Besser ist es, wenn sich alle an eine einheitliche und vorgegebene Verzeichnisstruktur für das Dokument halten. Erst am Schluss – wenn alle Texte und alle Bilder stehen – sollte jemand die Grafiken ins Dokument einbetten, um Versionsfehler zu vermeiden.

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