Besser arbeiten mit LibreOffice

LibreOffice-Tipps

09.10.2013
Die LibreOffice-Tipps verraten in dieser Folge unter anderem, wie Sie leere Tabellenzellen farblich unterlegen und wie Sie Writer-Tabellen mit der Tastatur eingeben. Außerdem zeigen wir wie Sie mit Draw schicke Deckblätter designen und Fontwork-Objekte aufpeppen.

Tipp: Calc: Zahlen am Komma ausrichten

Sie möchten gerne eine Spalte so formatieren, dass Calc alle Zahlenwerte am Komma ausrichtet und diese nicht auf eine feste Anzahl von Nachkommastellen begrenzt. Das Programm soll ebensowenig Nullen auffüllen, wenn die definierte Zahl der Nachkommastellen nicht erreicht ist. Dazu geben Sie der Spalte zunächst eine nicht-proportionale Schrift wie beispielsweise Courier. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Buchstaben über der Spalte und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Zellen formatieren. Setzen Sie zunächst die Schriftart auf dem Reiter Schrift. Schließen Sie den Dialog nicht, sondern wenden sich dem Tab Zahlen zu. Klicken Sie ins Feld Format-Code und tragen Sie dort Folgendes ein:

0,0????

Die Anzahl der Fragezeichen bestimmt, wie viele Nachkommastellen maximal dort stehen dürfen. Die eine Null nach dem Komma heißt: Es steht mindestens eine Ziffer hinter dem Komma (Abbildung 1).

Abbildung 1: Spalte A zeigt die Zahlen im Standardformat; in Spalte B richtet Calc sie am Komma aus und formatiert sie in einer nicht-proportionalen Schrift.

Speichen Sie anschließend diese Datei im Calc-Format mit der Endung .ods und öffnen diese später wieder, ist das benutzerdefinierte Format 0,0???? verschwunden. Calc formatiert alle Zellen mit dem Formatcode 0,00000 und füllt also alle fehlenden Nachkommastellen mit Nullen auf.

Das liegt daran, dass der Formatcode 0,0???? ein MS-Excel-Formatcode ist, den LibreOffice Calc nur bedingt unterstützt. Speichern Sie ein solches Dokument dagegen unter einem der angebotenen Excel-Formate mit der Endung .xls, so bleibt die Formatierung erhalten.

Tipp: Calc: Nur Eingabe von Zahlen erlauben

Mit einem kleinen Trick richten Sie in Calc einzelne Zellen, Spalten oder ganze Bereiche so ein, dass Anwender hier nur Zahlen und keinen Text eingeben dürfen. Am schnellsten gelingt dies über ein eigens dafür erstelltes Zahlenformat. Dazu markieren Sie einen Bereich oder eine einzelne Zelle und wählen aus dem Menü Format / Zellen oder drücken die Tastenkombination [Strg]+[1]. Auf dem ersten Reiter Zahlen schreiben Sie ins Feld Format-Code Folgendes:

[>0]0;[<0]-0;0;"Keine Zahl"

Bestätigen Sie alles über OK. Ab sofort nimmt Calc hier nur noch Zahlen entgegen, und der Versuch, etwas anderes einzugeben, trägt in die Zelle den Hinweistext Keine Zahl ein (Abbildung 2).

Abbildung 2: Mit einem entsprechenden Format-Code lässt Calc nur noch die Eingabe von Zahlen zu.

Tipp: Calc: Nur positive Zahlen

Ähnlich wie in Tipp ## können Sie solche selbstgeschriebene Formatcodes auch dazu verwenden, um negative Zahlen auszuschließen. In diesem Beispiel soll jede Eingabe von solchen Negativwerten den Text Ungültig zurückliefern. Dazu öffnen Sie wiederum den Einrichtungsdialog über Format / Zellen und geben ins Feld Format-Code nun diesen Text ein:

[>0]0;[<0]"Ungültig";"Ungültig";↩
"Ungültig"^M

Versuchen Sie nun, in eine Zelle z. B. den Wert -51 einzutragen, schreibt Calc sofort den Text Ungültig hierhin.

Tipp: Calc: Leere Zellen rot hervorheben

Angenommen, dass in einer Tabelle alle Zellen im Bereich A1 bis D600 zwingend Werte enthalten sollen und nicht leer bleiben dürfen, so müssen Sie dieses nicht mühsam mit Argusaugen kontrollieren. Calc zeigt auf Wunsch an, wo noch Daten fehlen. Um solche Zellen rot hervorzuheben, markieren Sie zuerst den Bereich von A1 bis D600. Dann gehen Sie im Menü auf Format / Bedingte Formatierung / Bedingung. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster aus dem Drop-down-Menü Bedingung 1 den Eintrag Formel ist und schreiben Sie ins Feld daneben diese Formel:

WENN(ISTLEER(A1);1;0)

Beachten Sie, dass hier kein Gleichheitszeichen (=) vorangestellt ist. Danach klappen Sie das Drop-down-Menü neben Vorlage aus und klicken auf Neue Vorlage, um eine Formatvorlage für die rot hinterlegten Zellen zu erzeugen. Im folgenden Dialog geben Sie der Vorlage auf dem ersten Reiter einen Namen, beispielsweise Rot. Dann wechseln Sie zum Tab Hintergrund und suchen eine rote Farbe für die Füllung aus. Mit OK schließen Sie den Vorgang ab und sehen im Dialog Bedingte Formatierung nun eine Vorschau (Abbildung 3).

Abbildung 3: Über diesen Dialog richten Sie eine bedingte Formatierung für leere Zellen ein.

Schließen Sie auch diesen Dialog über OK, und Calc zeigt nun die leeren Zellen rot hinterlegt an. Tragen Sie in eine leere Zelle einen Wert ein, verschwindet der rote Hintergrund sofort.

Tipp: Writer: Zeilenumbruch durch Absatz ersetzen

Wenn Sie in der Textverarbeitung eine Auflistung vorbereitet und dazu hinter jedem Begriff einen weichen Zeilenumbruch über [Umschalt]+[Eingabe] gesetzt haben, müssen Sie diese zunächst durch einen harten Umbruch (Absatzschaltung über die Eingabetaste) ersetzen. Am schnellsten geht das über Bearbeiten / Suchen & Ersetzen. Ins Feld Suchen nach schreiben Sie den Ausdruck \n, und ins Feld Ersetzen durch gehört ebenfalls \n. Klappen Sie per Klick auf Mehr Optionen die erweiterten Einstellunge aus und aktivieren Sie die Checkbox Regulärer Ausdruck.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Suchen und anschließend auf Ersetzen, um die gefundenen weichen Umbrüche durch harte zu ersetzen. Um alle Umbrüche auf einen Schlag zu erwischen, können Sie auch Suchen alle und danach Ersetzen alle betätigen – Vorsicht ist aber geboten, wenn im Dokument noch mehr solche Zeilenschaltungen stehen und diese auch bleiben sollen.

Tipp: Writer: Tabellen mit der Tastatur anlegen

Die LibreOffice-Textverarbeitung bietet ein komfortables Werkzeug zum Erzeugen von Tabellen – Spalten- und Zeilenanzahl, Rahmen, Überschriften und Formatvorlagen weisen Sie über einen Dialog per Klick zu. Den Griff zur Maus können Sie sich allerdings sparen und eine Tabelle schnell über die Tastatur einfügen. Dabei steht das Pluszeichen für die Begrenzungslinie, und mit einem oder mehreren Minuszeichen bestimmen Sie, wie breit die Zelle sein soll. Tippen Sie also beispielsweise Folgendes, um eine Tabelle mit drei Zellen zu erzeugen, die jeweils drei Zeichen breit sind:

+---+---+---+

Sobald Sie die Eingabetaste drücken, wandelt Writer das Ganze in eine einfache Tabelle um. Deren Formatierung können Sie natürlich jederzeit nachträglich verändern und anpassen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und aus dem Kontextmenü den Eintrag Tabelle wählen.

Funktioniert diese Abkürzung auf Ihrem Rechner nicht, kontrollieren Sie über Extras die AutoKorrektur-Optionen. Auf dem Reiter Optionen sollte ein Häkchen beim Eintrag Tabelle erzeugen gesetzt sein, damit Writer die Plus- und Minuszeichen bei der Eingabe automatisch als Tabelle formatiert.

Tipp: Writer: Zeichenzahl als Feldbefehl einblenden

Die Textverarbeitung zeigt in der Statuszeile am unteren Fensterrand in der Voreinstellung an, wie viele Wörter das aktuelle Dokument enthält. Möchten Sie zusätzlich die Zeichenzahl im Blick behalten, dann können Sie diese einfach als Feldbefehl einblenden. Klicken Sie an die Stelle, wo die Information stehen soll, und wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Andere. Alternativ drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[F2].

Im folgenden Dialog sehen Sie auf dem ersten Reiter Dokument drei Spalten. Unter Feldtyp wählen Sie Statistik aus und in der Abteilung Auswahl den Eintrag Zeichen. Nach einem Klick auf Einfügen erscheint die Gesamtzeichenzahl im Dokument. Ein weiterer Klick auf Schließen machen Sie das Dialogfenster zu. Die Zeichenzahl aktualisiert sich automatisch bei jedem Buchstaben, den Sie tippen.

Tipp: Calc: Tabellenblätter schnell kopieren

Um ein Tabellenblatt zu kopieren, klicken viele Anwender mit der rechten Maustaste unten links auf den Namen und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Tabelle verschieben/kopieren. Noch schneller geht's, wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und das Blatt mit der Maus nach links oder rechts ziehen. Sobald Sie loslassen, erzeugt Calc eine Kopie, die den Namen der Ursprungstabelle und den Zusatz _2 erhält (Abbildung 4).

Abbildung 4: Ziehen Sie ein Tabellenblatt mit gedrückt gehaltener Strg-Taste nach rechts oder links, erzeugt Calc eine Kopie.

Tipp: Writer: Arbeiten mit Ausnahme-Wörterbüchern

Gerade bei Vielschreibern schleichen sich oft Formulierungen ein, die nicht besonders elegant oder schön sind. Haben Sie auch solche sprachlichen Angewohnheiten, die Sie gerne vermeiden möchten, dann hilft Ihnen Writer dabei, diese zu vermeiden. Dazu nehmen Sie die Begriffe einfach in ein Benutzerwörterbuch für Ausnahmen auf:

  1. Öffnen Sie die Programmeinstellungen über Extras / Optionen und wechseln Sie links zu den Spracheinstellungen in die Abteilung Linguistik. Überprüfen Sie zunächst, dass im Bereich Optionen ein Häkchen bei Rechtschreibung während der Eingabe prüfen gesetzt ist.
  2. Klicken Sie dann mittig bei Benutzerwörterbücher auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie der Sammlung einen Namen, beispielsweise Blacklist und aktivieren Sie unbedingt die Option Ausnahme (-). Ein Klick auf OK fügt das neue Wörterbuch zur Liste hinzu.

  3. Falls LibreOffice es nicht von selbst aktiviert hat, dann setzen Sie das Häkchen. Nun fügen Sie über Bearbeiten neue Begriffe hinzu. Ins Feld Wort schreiben Sie den Begriff, den Sie zukünftig vermeiden möchten, und über Klick auf Neu landet er in der Liste. Den Schritt wiederholen Sie und tragen so weitere Wörter ein.

  4. Das Feld Vorschlag nimmt alternative Begriffe auf, und Writer bietet diese fortan als Ausweichlösung an, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Begriff klicken. Über Schließen beenden Sie die Einrichtung.

Tippen Sie in Ihrem Dokument nun ein Wort, das im Ausnahme-Wörterbuch steht, so unterschlängelt Writer es mit einer roten Linie – genau wie falsch Geschriebenes. Ein Klick mit der rechten Maustaste zeigt entweder notierte Vorschläge aus dem Wörterbuch oder den Eintrag Synonyme aus dem LibreOffice-Thesaurus.

Der Nachteil der alternativen Formulierungen liegt auf der Hand: Writer bietet dann nicht länger Begriffe aus dem Thesaurus an, sondern Ihren eigenen Vorschlag sowie das Untermenü AutoKorrektur mit der Alternative. Erwischen Sie diesen aus Versehen, ersetzt Writer das Wort im gesamten Dokument – ohne Rückfrage. Solche Automatismen sind immer mit Vorsicht zu genießen, da sie zu ungewollten Ergebnissen führen. Die AutoKorrektur-Einstellungen korrigieren Sie über Extras / AutoKorrektur-Optionen auf dem Reiter Ersetzung.

Tipp: Draw: Titelblatt für Fotobuch basteln

Als Titelblatt für ein Fotobuch möchten Sie gerne einen Schriftzug malen, der mit einem Urlaubsbild gefüllt ist (Abbildung 5). Mit Draw geht das in Windeseile, denn das Zeichenprogramm bringt die passenden Tools mit:

  1. Öffnen Sie ein leeres Arbeitsblatt und wählen Sie aus der Symbolleiste Zeichnen das Werkzeug Fontwork Gallery aus. Es handelt sich um das Icon mit dem schräg gestellten Buchstaben unten rechts.
  2. Aus dem folgenden Dialog suchen Sie einen möglichst fetten Schriftzug im gewünschten Stil aus. Abbildung 5 nutzt den Stil Favorit 3 aus der ersten Reihe.
  3. Doppelklicken Sie den Schriftzug, um in den Textverarbeitungsmodus zu wechseln und Fontwork durch einen eigenen Text zu ersetzen; im Beispiel ist das Strandurlaub. Zum Verlassen des Textbearbeitungsmodus drücken Sie die Taste [Esc] oder klicken außerhalb des Objekts ins Dokument.
  4. Laden Sie nun ein geeignetes Urlaubsfoto (Einfügen / Bild / Aus Datei). Schieben Sie das Bild hinter den Schriftzug. Verschwindet dieser hinter dem Schnappschuss, klicken Sie mit der rechten Maustaste aufs Bild und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Anordnung / Ganz nach hinten.
  5. Liegt der Schriftzug wieder über dem Bild, skalieren Sie den Text in etwa auf die Größe des Fotos, damit der Hintergrund gleich seine ganze Wirkung entfalten kann.
  6. Ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen um beide Objekte, um sie auszuwählen. Der Menüeintrag Ändern / Formen / Schneiden schnippelt die Schrift aus dem Foto heraus.

    Abbildung 5: Mit dem Zeichenprogramm Draw basteln Sie mit wenigen Mausklicks schicke Titelbilder.

Einen interessanten gegenteiligen Effekt erzielen Sie, wenn Sie in Schritt 6 aus der Anleitung stattdessen Ändern / Formen / Subtrahieren auswählen. Damit schneiden Sie die Schrift aus dem Hintergrund aus. In diesem Fall stanzt Draw alles aus, was das obere Objekt überlappt.

Tipp: Draw: Fontwork-Objekte aufpeppen

Einen Nachteil der Objekte aus dem vorangegangenen Tipp wollen wir nicht verschweigen: Während der Schriftzug aus der Fontwork Gallery ein richtiger Text ist, den Sie jederzeit nachträglich bearbeiten können, sind die Texte der ausgeschnittenen bzw. ausgestanzten Grafikobjekte nicht veränderbar. Dafür dürfen Sie jedoch alle Bildeigenschaften selbst modifizieren.

Möchten Sie beispielsweise den Schriftzug stärker betonen, dann weisen Sie ihm einen Umriss zu. Am schnellsten geht das über die Farbleiste (Ansicht / Symbolleisten / Farbleiste). Nachdem Sie die Leiste eingeblendet haben, klicken Sie das Objekt im Dokument an, um es zu markieren. Danach klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Farbfeld, um einen Umriss in dieser Nuance zu setzen. Über die Symbolleiste Linie und Füllung definieren Sie optional den Linienstil und die Breite.

Einen weiteren interessanten Effekt erzielen Sie, wenn Sie dem Bild einen Schatten zuweisen (Abbildung 6). Dazu klicken Sie auf das gleichnamige Icon in der Leiste Linie und Füllung. Die weiteren Eigenschaften des Schattens modifizieren Sie über einen Rechtsklick auf das Objekt und den Kontextmenüeintrag Fläche. Wechseln Sie zum Reiter Schatten, um die Ausrichtung, Farbe, Transparenz und Distanz festzulegen.

Abbildung 6: Ein Foto mit augestanzter Schrift erhält einen tollen Effekt, wenn Sie einen Schatten hinzufügen.

Tipp: Wort- und zeichenweise löschen in Writer

Um ein Zeichen links vom Cursor zu löschen, drücken Sie [Rückschritt], rechts davon werden Sie es mit [Entf] los. Writer bietet zudem nützliche Tastenkombinationen, mit denen Sie mehr als ein einziges Zeichen erwischen. Betätigen Sie [Strg]+[Rückschritt], um ein ganzes Wort links vom Cursor zu entfernen. Ein ganzes Wort rechts erwischen Sie entsprechend über [Strg]+[Entf]. Befindet sich die Eingabemarke mitten in einem Wort, dann löscht Writer jeweils bis zum Wortanfang oder -ende.

Tipp: Writer: Formatierung während der Eingabe

Sie sind gerade im Schreibfluss und möchten in einem Dokument das nachfolgende Wort fett hervorheben. Dazu müssen Sie nicht die Maus zum Symbol in die Leiste bewegen und klicken – schneller geht's über die Tastenkombination [Strg]+[Umschalt]+[F]. Um zurück zur Standardschrift zu wechseln, betätigen Sie den Shortcut erneut. Genauso schnell schalten Sie zur kursiven ([Strg]+[Umschalt]+[K]) und zur unterstrichenen ([Strg]+[Umschalt]+[U]) Schrift um und wieder zurück.

Tipp: Writer: Texteingabe an beliebiger Stelle

Mit dem so genannten Direkt-Cursor geben Sie an einer beliebigen Stelle auf einer Seite Text ein. Sie aktivieren das Werkzeug über Extras / Optionen in der Abteilung LibreOffice Writer / Formatierungshilfen. Aktivieren Sie im Abschnitt Direkt-Cursor die gleichnamige Checkbox und definieren im darunter liegenden Abschnitt, was Writer bei Mausklick einfügt (Absatzausrichtung, linker Absatzrand, Tabulator oder Tabulator und Leerzeichen).

Bewegen Sie nun die Maus über die Seite, ändert der Zeiger seine Form und signalisiert, an welcher Stelle der Cursor landet, wenn Sie tatsächlich klicken. Abhängig von der Position des Mauszeigers ändert der Direkt-Cursor sein Aussehen und zeigt die Ausrichtung für den folgenden Text (linksbündig, zentriert bzw. rechtsbündig) an. Tippen Sie nun Ihren Text ein, und LibreOffice fügt automatisch die benötigten Leerzeichen, Tabulatoren (falls aktiviert) oder leere Absätze ein.

Tipp: Calc: Schriftgröße automatisch anpassen

Die Tabellenkalkulation passt die Schriftgröße in Ihren Tabellen auf Wunsch automatisch an die aktuelle Spaltenbreite an. Das erspart Ihnen das manuelle Nachbearbeiten, wenn Sie eine Spalte breiter oder schmaler ziehen. Markieren Sie dazu mit der Maus die gewünschten Zellen im Dokument. Dann öffnen Sie den Dialog Zellen formatieren über das Menü Format / Zellen oder mit der Tastenkombination [Strg]+[1]. Wechseln Sie zum Reiter Ausrichtung und aktivieren Sie die Checkbox An Zellgröße anpassen (Abbildung 7).

Abbildung 7: Mit dieser Option bringen Sie Calc dazu, die Schriftgröße in Ihren Tabellen automatisch an die aktuelle Spaltenbreite anzupassen.

Wenn Sie nun testweise eine Spalte kleiner ziehen, verkleinert Calc die Schriftgröße automatisch so, dass die Inhalte der entsprechenden Zellen immer komplett in einer Zeile zu lesen sind. Beim Vergrößern erhöht der Programm entsprechend die Schriftgröße, aber nur bis zu dem Wert, den Sie ursprünglich zugewiesen hatten.

Diesen Artikel als PDF kaufen

Express-Kauf als PDF

Umfang: 4 Heftseiten

Preis € 0,99
(inkl. 19% MwSt.)

LinuxCommunity kaufen

Einzelne Ausgabe
 
Abonnements
 

Ähnliche Artikel

Kommentare