Tipp: Eigene Konstanten für Calc erstellen

Vielen mathematischen Berechnungen liegen Konstanten zugrunde. LibreOffice liefert die wichtigsten davon frei Haus. Dazu gehört beispielsweise die Kreiszahl Pi (PI()). Um die Fläche eines Kreises mit dem Radius 7 zu berechnen, verwenden Sie diesen Befehl:

=7^2*PI()

Reichen die vorhandene Konstanten nicht aus, können Sie jederzeit eine eigene Sammlung erstellen, um etwa die Mehrwertsteuer oder einen Bruttobetrag zu berechnen oder um einen Fälligkeitstag zu bestimmen. Um eine neue Funktion mit einer eigenen Konstante anzulegen, rufen Sie den Menüpunkt Einfügen / Namen / Festlegen auf. Im folgenden Dialogfenster definieren Sie nun einen Namen, einen Bereich und einen Geltungsbereich.

Ins Feld Name gehört ein Bezeichner für die neue Konstante, beispielsweise MWSt19 zur Berechnung der Mehrwertsteuer in Höhe von 19 % oder Fälligkeit, um den Fälligkeitstag von Rechnungen zu ermitteln. Neben Bereich tragen Sie den passenden Wert oder die gewünschte Formel ein. Für das Mehrwertsteuer-Beispiel steht hier 0,19. Soll eine Konstante namens Fälligkeit immer den Tag anzeigen, der genau einen Monat nach der Rechnungsstellung liegt, tragen Sie die folgende Formel ein:

=DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE())+1;TAG(HEUTE()))

Ein Klick auf Hinzufügen speichert die neue Konstante. Sie können nun direkt damit rechnen und im Tabellenblatt etwa =100 * MWSt19 oder =Fälligkeit eingeben. Eine Übersicht über alle selbst erstellten Einträge präsentiert ein Dialog, den Sie über Einfügen / Namen / Verwalten oder mit der Tastenkombination [Strg]+[F3] öffnen (Abbildung 1).

Abbildung 1: In wenigen Schritten erstellen Sie eigene Konstanten für die Arbeit in Calc. Dieser Dialog zeigt alle Eigenkreationen an.

Tipp: Calc: Formeln ohne Änderungen kopieren

LibreOffice passt die Bezüge in Formeln normalerweise automatisch an. Manchmal wollen Sie jedoch eine exakte Kopie ohne Änderung an der Formel erstellen – auch das ist möglich. Um die Formel einer einzigen Zelle zu kopieren, markieren Sie zunächst die Zelle mit der enthaltenen Formel. Diese erscheint nun in der Bearbeitungsleiste. Wechseln Sie dorthin und kopieren Sie den Inhalt mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage. Danach verlassen Sie mit [Esc] die Formelzelle. Wechseln Sie in eine neue Zelle und klicken Sie in die Bearbeitungsleiste oder drücken [F2]. Danach fügen Sie die Formel mit [Strg]+[V] aus der Zwischenablage unverändert ein.

Wollen Sie einen größeren Bereich, zum Beispiel eine ganze Spalte, kopieren, ist das Vorgehen zu umständlich. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie hier mit der Funktion Suchen & Ersetzen zum Ziel kommen:

  1. Markieren Sie den ganzen Bereich (also alle Zellen) mit den Formeln, die Sie ohne Änderungen kopieren möchten.
  2. Drücken Sie [Strg]+[H] oder gehen Sie über das Menü Bearbeiten, um den Dialog Suchen & Ersetzen zu öffnen.
  3. Ins Feld Suchen nach tragen Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Darunter schreiben Sie bei Ersetzen durch eine Raute (#) hin.
  4. Klappen Sie den Dialog über die Schaltfläche Mehr Optionen aus. Setzen Sie ein Häkchen bei Nur in Selektion. Alle anderen Checkboxen deaktivieren Sie. Aus dem Drop-down-Menü Suchen in wählen Sie den Eintrag Formeln aus (Abbildung 2).
  5. Klicken Sie abschließend auf Ersetze alle, und LibreOffice wandelt die Formeln in normalen Text um. Diesen können Sie nun markieren, in die Zwischenablage einfügen und an anderer Stelle wieder einfügen.

Nach Abschluss der Kopier- und Einfügearbeiten, vergessen Sie nicht, das Rautezeichen wieder durch ein Gleichheitszeichen zu ersetzen, um die Formeln wieder zu aktivieren.

Abbildung 2: Um ganze Bereiche mit Formeln ohne Änderungen zu kopieren, nehmen Sie die Funktion "Suchen & Ersetzen" zu Hilfe.

Tipp: Calc: Wann ist Muttertag?

Muttertag ist traditionell am zweiten Sonntag im Mai. Haben Sie gerade keinen Kalender zur Hand, ermitteln Sie das genaue Datum einfach in LibreOffice Calc. Schreiben Sie in A1 das Kalenderjahr als vierstellige Zahl, zum Beispiel 2013. In A2 tragen Sie danach folgende Formel ein:

=DATUM(A1;5;1)+(7-WOCHENTAG(DATUM(A1;5;1);2))+7

Wenn Sie die Zelle A2 anschließend formatieren und im Feld Format-Code beispielsweise NNNNT. MMMM JJJJ eintragen, erscheint dort als Ergebnis Sonntag, 12. Mai 2013. Im Hintergrund passiert dabei folgende Berechnung: Ausgehend vom 01. Mai des in A1 eingetragenen Kalenderjahrs rechnet Calc so viele Wochentage hinzu, bis der erste Sonntag erreicht ist. Durch die Addition von weiteren sieben Tagen erhalten Sie dann den zweiten Sonntag im Mai.

Tipp: Calc: Wann ist Vatertag?

Vatertag in Deutschland ist grundsätzlich am kirchlichen Feiertag Christi Himmelfahrt, also dem 40. Tag nach Ostern. Das ist der Donnerstag nach dem fünften Sonntag nach Ostern. 2013 fällt der Tag auf den 9. Mai. Um das Datum mit Calc zu überprüfen, können Sie die Formel =OSTERSONNTAG(Jahr) verwenden. In die runden Klammern gehört die Jahreszahl. Zu diesem Datum zählen Sie einfach 39 Tage (also fünf Wochen plus vier Tage) hinzu:

=OSTERSONNTAG(2013)+39

In Österreich feiern die Menschen den Vatertag hingegen immer am zweiten Junisonntag, dieses Jahr also am 9. Juni. Mit der folgenden Formel berechnen Sie den zweiten Sonntag eines Monats:

=A2-1-WOCHENTAG(A2-B2;3)+7*C2

Als Grundlage legen Sie eine kleine Tabelle für die Basisdaten an. Da Sie den zweiten Junisonntag ermitteln wollen, schreiben Sie beispielsweise in die Zelle A2 das Datum des Ersten des betreffenden Monats und daneben den gesuchten Wochentag als Zahl. Da die Zählung mit 1=Montag beginnt und mit 7=Sonntag endet, steht hier also eine 7. In die nächste Spalte tragen Sie die gesuchte Stelle im Monat ein. Hier steht also eine 2, da Sie den zweiten Sonntag meinen. Schreiben Sie jetzt in die Ergebniszelle die gerade gezeigte Formel, und LibreOffice verrät den zweiten Junisonntag (Abbildung 3).

Abbildung 3: Mit dieser Tabelle ermitteln Sie den zweiten Sonntag im Juni.

Alternativ können Sie auch diese Formel hier benutzen, um den Vatertag in Österreich zu berechnen:

=DATUM(A2;6;1)-1-WOCHENTAG(DATUM(A2;6;1)-7;3)+7*2

In dieser Variante benötigen Sie nur noch das vierstellige Kalenderjahr in der Zelle A2.

Tipp: Draw: Urlaubsfotos optimieren

Mit dem Zeichenprogramm der Officesuite verbessern Sie in wenigen Mausklicks Bilder und Fotos. Die Farben strahlen wieder, die Kontraste stimmen, und das Bild ist schärfer (Abbildung 4). Dazu öffnen Sie den Schnappschuss in einem Draw-Arbeitsblatt. Die Software blendet automatisch die Symbolleiste Bild ein, die Sie alternativ über das Menü Ansicht / Symbolleisten von Hand ein- und ausschalten. Diese Leiste steht in allen LibreOffice-Modulen zur Verfügung, und so helfen die enthaltenen Werkzeuge auch bei der Erstellung eines Flyers oder einer Präsentation.

Die wichtigsten Funktionen finden Sie hinter den beiden Schaltflächen Grafikfilter (Symbol mit dem Zauberstab) und Farbe (Farbeimer-Icon). Ist das Foto beispielsweise zu hell oder zu dunkel, klicken Sie auf den Farbeimer und passen dann ganz unten den Gammawert an. Die Skala reicht von 0,1 (ganz dunkel) bis 10,0 (ganz hell). Alternativ beeinflussen Sie die Helligkeit über das Feld hinter der Sonne. Hier tragen Sie Werte zwischen -100 (ganz dunkel) und 100 (ganz hell) ein. Weiterhin im Angebot: ein Feld für den Kontrast und drei für die RGB-Farbwerte (Rot, Grün, Blau), die ebenfalls alle Werte zwischen -100 und 100 akzeptieren.

Noch plastischer erscheint ein Foto, wenn Sie aus dem Grafikfilter-Abrissmenü über das dritte Symbol von links der oberen Reihe die Schärfe beeinflussen. Jeder Klick auf das Icon erhöht die Kantenkontraste. Alle Änderungen wirken sich direkt auf das Bild aus, und wenn nötig, machen Sie über die Schaltfläche oder [Strg]+[Rückschritt] einzelne oder alle Arbeitssritte rückgängig.

Abbildung 4: Vorher (links) und nachher (rechts): Draw hat den Dunstschleier entfernt, und die Farben leuchten wieder.

Zwischen den beiden genannten Schaltflächen für die Grafikfilter und Farbe finden Sie ein Drop-down-Menü für den Grafikmodus. Die Voreinstellung ist hier Standard, das heißt, Draw zeigt das Bild im Original an. Als weitere Optionen bietet das Menü Graustufen, Schwarz/Weiß und Wasserzeichen. Letztere Funktion hellt ein Foto so weit auf, dass Sie es unter einen Text als Hintergrundbild schieben können. Entspricht diese automatisch gewählte Transparenz nicht Ihren Vorstellungen, passen Sie den Wert in dem kleinen Feld in der Bild-Symbolleiste von Hand an (0 % = nicht durchsichtig, 100 % = total transparent).

Tipp: Neue Extensions für LibreOffice

Die Bürosuite bietet schon in der Grundausstattung einen beachtlichen Funktionsumfang. Im Internet finden Sie darüber hinaus etliche weitere Erweiterungen, Extensions genannt, mit denen Sie die Anwendung aufrüsten und den eigenen Bedürfnissen anpassen. Neben den LibreOffice-Erweiterungen dürfen Sie in der Regel auch die OpenOffice-Extensions verwenden. Zahlreiche Wörterbücher, Dokumentvorlagen, Gallery-Pakete und sogar zusätzliche Import-/Exportfilter finden Sie unter [1], [2] und [3] zum Download. Die Extensions haben sämtlich die Dateiendung .oxt.

Die eigentliche Installation starten Sie entweder per Doppelklick auf die .oxt-Datei im Dateimanager Ihrer Desktopumgebung oder über den Extension Manager, den Sie in LibreOffice über das Menü Extras auf den Plan rufen. Dort klicken Sie dann auf Hinzufügen und navigieren im Dateiauswahldialog zur heruntergeladenen Erweiterung. Nach einem Klick auf OK erscheint eine Dialogbox mit den Lizenzbedingungen, denen Sie zustimmen müssen – die meisten Extensions stehen unter einer freien Lizenz. Danach starten Sie die Officesuite neu.

Einige Erweiterungen nisten sich in einem neuen Menüeintrag Extras / Add-ons ein, andere finden Sie in eigenen Symbolleisten oder über eine eigene Tastenkombination. Der Extension Manager bietet zudem an, Erweiterungen zu deaktivieren, zu entfernen oder nach Aktualisierungen zu schauen.

Tipp: "Zuletzt benutzte Dokumente" erweitern

Alle LibreOffice-Module merken sich, welche Dateien Sie zuletzt geöffnet haben. Die Liste finden Sie im Menü Datei; sie zeigt in der Voreinstellung zehn Einträge an. Reicht das nicht aus, binden Sie einfach ein zusätzliches Drop-down-Menü in die Standardsymbolleiste ein:

  1. Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über Extras / Anpassen und wechseln Sie dort zum dritten Reiter Symbolleisten.
  2. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü neben Symbolleiste den Eintrag Standard aus. Im Feld Symbolleisteninhalt sehen Sie nun alle Icons der Leiste.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei URL laden (Abbildung 5) und bestätigen Sie über OK. In der Symbolleiste taucht nun das neue Drop-down-Menü mit allen kürzlich geöffneten Dokumenten auf.

Erscheint Ihnen diese lange Liste zu unübersichtlich, probieren Sie die Extension History Manager [4] aus. Diese spielen Sie wie im vorigen Tipp gezeigt ein. Nach einem Neustart von LibreOffice nistet sich das Add-on im gleichnamigen Menü unter Extras ein. Nach dem Start geben Sie einfach ins Feld Change Size die Anzahl der Menüeinträge ein, die Sie in Datei / Zuletzt benutzte Dokumente sehen möchten.

Abbildung 5: Per Mausklick definieren Sie in diesem Dialog, welche Icons sich auf einer Symbolleiste befinden.

Tipp: Doppelzeilige Texte in Writer

Einzelne Begriffe oder mehrere Wörter stellen Sie in Writer übereinander (Abbildung 6). Solche Gruppen wandern gemeinsam, wenn Sie Textteile verschieben. Um doppelzeilig zu schreiben, öffnen Sie die allgemeinen Programmeinstellungen über Extras / Optionen. Klappen Sie links den Bereich Spracheinstellungen auf und wählen Sie Sprachen. In der unteren Fensterhälfte setzen Sie dann ein Häkchen bei Unterstützung von asiatischen Sprachen aktivieren. Bestätigen Sie die Einstellung über OK.

Als Nächstes schreiben Sie den Text. Tippen Sie zunächst das obere Wort, dann ein Leerzeichen und dann das untere. Wollen Sie mehrere Wörter bündeln und übereinander stellen, achten Sie darauf, dass Sie in den einzelnen Gruppen geschützte Leerzeichen verwenden. Diese erreichen Sie entweder über das Menü Einfügen / Formatierungszeichen oder über die Tastenkombination [Strg]+[Umschalt]+[Leertaste].

Markieren Sie dann die beiden Begriffe oder Wörtergruppen und rufen Sie aus dem Menü Format / Absatz auf. Auf dem Reiter Ausrichtung wählen Sie unten im Bereich Text-an-Text im Drop-down-Menü Ausrichtung die Einstellung Unten aus. Danach gehen Sie im Menü Format zum Punkt Zeichen, wechseln zum Register Asiatisches Layout und setzen ein Häkchen bei Doppelzeilig schreiben. Die beiden Wörter beziehungsweise Gruppen erscheinen nun zweizeilig und in halber Größe. Passen Sie zum Schluss noch die Schriftgröße an den Rest des Textes an.

Abbildung 6: Formatieren Sie den Fließtext in Writer doppelzeilig, um beispielsweise Synonyme für den Leser anzubieten.

Tipp: Writer: Viele Etiketten auf einem Blatt

LibreOffice Writer enthält eine Vorlage, mit der Sie in Windeseile Etiketten erstellen und ausdrucken. Sie finden die Funktion über Datei / Neu / Etiketten. Auf dem ersten Reiter namens Etiketten legen Sie die Aufschrift und die Größe fest. Der zweite Tab namens Format erlaubt die Definition eigener Abstände, der Höhe und Breite sowie der Seitenränder. Auf dem letzten Reiter (Zusätze) bestimmen Sie schließlich, ob Sie nur ein einzelnes Etikett oder eine ganze Seite mit Etiketten drucken.

Aktivieren Sie die Checkbox Ganze Seite und darunter die Option Inhalte synchronisieren (Abbildung 7), produziert die Textverarbeitung nach einem Klick auf Neues Dokument ein ganzes Blatt mit Aufklebern. Um nachträglich die Beschriftung zu ändern, bearbeiten Sie das erste Etikett links oben und betätigen dann die Schaltfläche Etiketten synchronisieren. Writer übernimmt die Anpassung dann für die restlichen Etiketten.

Abbildung 7: Aktivieren Sie "Ganze Seite" und "Inhalte synchronisieren", um einen Bogen mit gleichen Etiketten zu erstellen.

Tipp: Einzelne synchronisierte Etiketten ändern

Der automatische Abgleich über den Knopf Etiketten synchronisieren ist möglich, weil die einzelnen Aufkleber miteinander verknüpft sind. Es handelt sich bei einem Etikett streng genommen um formatierte Textrahmen, deren Eigenschaften Sie betrachten, wenn Sie doppelt auf den grauen Rahmen klicken. Alle auf der Seite enthaltenen Etiketten sind also fest mit dem ersten verbandelt.

Möchten Sie eines der anderen Etiketten bearbeiten, so geht das nur, wenn Sie vorher die Verknüpfung zum ersten lösen. Dazu positionieren Sie den Cursor im ersten Aufkleber und wählen aus dem Menü Bearbeiten / Verknüpfungen / Verknüpfungen bearbeiten. Im folgenden Dialog markieren Sie ein einzelnes Element oder alle und klicken danach auf Lösen. LibreOffice fragt zur Sicherheit noch einmal nach, denn dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Daher sollte die Aufhebung einer solchen Verknüpfung immer als Letztes passieren.

Tipp: Schnelle Berechnungen in Textdokumenten

Sind Sie mit Schreibarbeiten beschäftigt und wollen zwischendurch kleinere Berechnungen durchführen, müssen Sie Writer dazu nicht verlassen oder einen Feldbefehl beziehungsweise ein Makro bemühen. Geben Sie einfach in das Textdokument den Ausdruck ein, zum Beispiel:

3000 + 564

Markieren Sie das Ganze mit der Maus und drücken dann die Tastenkombination [Strg]+[+]. Writer berechnet daraufhin den ausgewählten Text, also die Zahlen, und kopiert das Ergebnis in die Zwischenablage. Über [Strg]+[V] können Sie die Lösung einfügen, und im Dokument erscheint 3564. Achtung: Betätigen Sie sofort [Strg]+[V], überschreibt die Textverarbeitung den markierten Text mit dem Ergebnis.

Tipp: Alle Grafiken in Dokument einbinden

Sie haben in einem Dokument alle Grafiken als Verknüpfungen hinzugefügt und möchten es nun an einen anderen Benutzer weitergeben. Um dem Empfänger die Handhabung zu erleichtern, wollen Sie alle Bilder nun direkt einbetten. Das geht komfortabel über das Menü Bearbeiten / Verknüpfungen. Im folgenden Dialogfenster sehen Sie alle mit dem Dokument verknüpften Grafiken. Sie können nun wahlweise einzelne Bilder mit gedrückter Strg-Taste markieren oder über [Strg]+[A] direkt alle erfassen (Abbildung 8). Anschließend klicken Sie auf Lösen und bestätigen die Sicherheitsabfrage. Da Sie diesen Schritt nicht rückgängig machen können, erstellen Sie am besten vorher eine Kopie des Originaldokuments.

Abbildung 8: Über den Dialog "Verknüpfungen bearbeiten" lösen Sie die Verknüpfungen zu externen Bilddateien und betten diese ins Dokument ein.

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