Besser arbeiten mit LibreOffice

LibreOffice-Tipps

28.12.2012
Fest einkalkuliert haben Sie auch diesmal hoffentlich wieder den LibreOffice-Workshop. Dieser zeigt, wie Sie in Calc wichtige Daten hervorheben, und Sie lernen die verwirrende Vielfalt an Strichformen für Writer kennen.

Tipp: Writer: Rechenexempel

Mitunter müssen Sie in einem Writer-Dokument Berechnungen anstellen und greifen dann bevorzugt zu einem Taschenrechner oder einer Taschenrechnersoftware. Doch es geht noch viel einfacher: Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Writer-Dokument, an der Sie die Berechnung vornehmen wollen und drücken Sie [F2]. Oberhalb des Blattes erscheint nun eine neue Symbolleiste, die Rechenleiste. Sie enthält bereits ein vorangestelltes =-Zeichen und den blinkenden Cursor. Sie tippen die Berechnung nun sofort ein (Abbildung 1) und drücken [Eingabe]. Das Ergebnis erscheint als Formelergebnis an der Stelle im Dokument, an der sich der Cursor befindet (Abbildung 2).

Abbildung 1: Wollen Sie in Writer etwas berechnen, müssen Sie die Software dafür nicht verlassen: Per Tastendruck ruft das Programm eine praktische Rechenleiste auf.
Abbildung 2: So sieht ein noch unformatiertes Rechenergebnis aus, wenn es im Dokument erscheint.

Damit die eingefügte Zahl auch das richtige Währungsformat erhält, klicken Sie doppelt auf das Formelergebnis und öffnen so das Dialogfeld Feldbefehl bearbeiten: Variablen. Rechts, im Abschnitt Format, klicken Sie auf Weitere Formate, was das Dialogfeld Zahlenformat auf den Plan ruft. In ihm suchen Sie das gewünschte Zahlenformat aus und weisen es mit einem Klick auf OK zu.

Der Schritt lässt das Dialogfeld verschwinden und Sie landen wieder in der Dialogbox Feldbefehl bearbeiten: Variablen. In dieser prüfen Sie die eingegebene Formel noch einmal nach und verändern sie, wenn es nötig ist. Die bisher eingegebenen Werte stehen im Abschnitt Formel. Ein weiterer Klick auf OK schließt auch diese Dialogbox und weist dem Rechenergebnis das gewünschte Zahlenformat zu (Abbildung 3). Nach diesem Schema wickeln Sie sämtliche – auch komplexe – Berechnungen in Ihrem Dokument ab.

Abbildung 3: Mit diesem Dialogfeld weisen Sie dem Ergebnis der Formel ein Zahlenformat zu und überprüfen die Formel selbst.

Tipp: Writer: Bindestrich plus Verwandte

Wie Sie eventuell schon bemerkt haben, verwendet Writer unterschiedliche Arten von Bindestrichen in den Texten – das hängt davon ab, wie genau Sie den Bindestrich eingeben. Generell soll er die Zusammengehörigkeit von Wortteilen und zusammengesetzten Begriffen stärken; beispielsweise bei Daten (2009-07-13) oder bei Zusammensetzungen aus Buchstaben und Ziffern (i-Tüpfelchen, 500-jährig). Beachten Sie dabei, dass der Bindestrich nie zwischen zwei Leerzeichen stehen darf!

Der Halbgeviertstrich (--) ist in der Typografie ein waagerechter Strich, der ein Halbgeviert lang ist. Er wird als Gedankenstrich, Bis – Strich und Streckenstrich sowie bei Geldbeträgen verwendet. Andere waagerechte Striche sind das Minuszeichen, der Viertelgeviertstrich und der Geviertstrich. Benötigen Sie in Ihrem Dokument einen dieser Kandidaten, erzeugen Sie ihn in Writer auf die in Tabelle 1 geschilderten Weisen.

Tabelle 1

Eingabe Ergebnis
A-B (A, Minus, B) A-B (unverändert)
A - B (A, Leerzeichen, Minus, Leerzeichen, B) A - B (A, Leerzeichen, Halbgeviertstrich, Leerzeichen, B)
A – B (A, Leerzeichen, Minus, Minus, Leerzeichen, B) A - B (A, Leerzeichen, Halbgeviertstrich, Leerzeichen, B)
A--B (A, Minus, Minus, B) A-B (A, Geviertstrich, B)
A -B (A, Leerzeichen, Minus, B) A -B (unverändert)
A --B (A, Leerzeichen, Minus, Minus, B) A -B (A, Leerzeichen, Halbgeviertstrich, B)

Die jeweiligen Ersetzungen finden übrigens erst statt, wenn Sie hinter dem B [Leerzeichen] oder [Tab] eingeben.

Möchten Sie nicht, dass der Bindestrich allein am Ende einer Zeile erscheint, verwenden Sie einen so genannten geschützten Bindestrich. Beispiele für diesen finden Sie in Ausdrücken wie A-Z, O-Ton oder in Telefonnummern (1234-567) sowie Doppelnamen (Hans-Georg). Um einen geschützten Bindestrich einzufügen, drücken Sie [Umschalt]+[Strg]. Weitere Informationen dazu, wann Sie welchen Bindestrich korrekt einsetzen, bietet die Wikipedia [1].

Tipp: Writer: Erfolgreiche Fehlersuche

Ein typisches Problem: In einem längeren Dokument, das viele Namen enthält, taucht eine Person namens Meier auf. Leider wurde ihr Name mehrfach falsch geschrieben. Als alternative Schreibweisen kommen Meyer, Maier, Mayer aber auch Mayr zum Einsatz. Wie finden Sie nun alle falsch oder ähnlich geschriebenen Worte, ohne sich mühsam und per Hand durch die Seiten zu wühlen?

Beim Lösen dieses Problems hilft ein Spezialwerkzeug. Das rufen Sie über Bearbeiten / Suchen & Ersetzen auf. Im sich nun öffnenden Dialogfenster schreiben Sie in das Feld Suchen nach den gesuchten Begriff. Klicken Sie auf die Schaltfläche: Mehr Optionen und setzen Sie in der erweiterten Dialogbox ein Häkchen vor Ähnlichkeitssuche (Abbildung 4).

Abbildung 4: Das Optionsfeld "Suchen und Ersetzen" sehen Sie hier in seiner erweiterten Ansicht.

Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben dem Optionsfeld, um die Suchoptionen festzulegen, was die Dialogbox Ähnlichkeitssuche (Abbildung 5) aufruft.

Abbildung 5: Über dieses eher kleine Dialogfeld legen Sie die Suchkriterien für die Ähnlichkeitssuche fest.

Sie definieren drei Ähnlichkeitskriterien: Die Standardeinstellung für alle drei Werte lautet 2. Stellen Sie einen dieser Werte auf 0, deaktivieren Sie diesen. Über die Option Zeichen tauschen legen Sie fest, wie viele vertauschte Zeichen Sie im Suchbegriff dulden. So findet Writer in den Grundeinstellungen neben "Meier" auch "Moser", weil sich die Namen nur in den zwei Buchstaben "ei" und "os" unterscheiden.

In den meisten Fällen genügt es vollkommen, den Wert auf 1 zu stellen. Über den Parameter Zeichen hinzufügen bestimmen Sie, um wie viele Zeichen das Wort maximal länger sein darf, als der gesuchte Begriff. Über Zeichen entfernen legen Sie hingegen fest, um wie viele Zeichen ein Wort kürzer sein darf, als der Suchbegriff. Aktivieren Sie das Optionsfeld Kombinieren, damit Writer sämtliche Kriterien gemeinsam anwendet. Ein Klick auf OK bringt Sie wieder in die Dialogbox Suchen & Ersetzen zurück.

Um die Suche zu starten, klicken Sie auf Suche alle: Writer markiert nun sämtliche gefundenen Begriffe. Das ist der passende Zeitpunkt, um im Feld Ersetzen durch den richtig geschriebenen Begriff zu platzieren. Mit einem Klick auf Ersetze alle bewegen Sie Writer dazu, die gefundenen Suchbegriffe durch ihre richtig geschriebenen Gegenstücke zu ersetzen. Misstrauen Sie der automatischen Ersetze alle-Funktion, hüpfen Sie mit Hilfe der Schaltflächen Suchen und Ersetzen von einem gefundenen Suchbegriff zum nächsten, um die gefundenen Wörter einzeln zu überprüfen und gegebenenfalls zu ersetzen.

Tipp: Writer/Calc: Datum oder Formel als Festwert

Das aktuelle Datum übernehmen Sie in LibreOffice Writer entweder als fixes (unveränderbares) oder variables (dem jeweils aktuellen Datum angepasstes) Feld in das Dokument. Auch ein nachträglicher Wechsel zwischen diesen beiden Möglichkeiten funktioniert problemlos. Dazu klicken Sie doppelt auf das Datumsfeld, das Sie entweder über Einfügen / Feldbefehl / Datum oder über die Schaltfläche Datum in das Dokument integrieren. Es öffnet sich das zutreffende Dialogfeld, in dem Sie zwischen den beiden erläuterten Möglichkeiten wählen.

LibreOffice Calc stellt Ihnen diese Möglichkeit hingegen nicht zur Verfügung. Die vergleichbare Funktion =HEUTE() fügt das aktuelle Datum stets als variables Datum ein und aktualisiert es beim späteren Öffnen der Datei sofort auf das aktuelle Datum.

Möchten Sie dies verhindern, verwenden Sie dafür einen einfachen, aber effektiven Trick. Tragen Sie in die betreffende Zelle die erwähnte Funktion =HEUTE() ein. Schließen Sie die Eingabe jedoch nicht ab, sondern drücken Sie [F9]: Das verwandelt die Formel in ihren aktuellen Wert, was auch ein kleines Infofeld signalisiert. Erst jetzt beenden Sie die Eingabe über [Eingabe]. Die Formel löst sich in Luft auf, und übrig bleibt eine Zelle mit dem aktuellen Datum als fixem Wert.

Haben Sie die Formel bei der Eingabe einmal voreilig abgeschlossen, macht das auch nichts. Wechseln Sie über [F2] in den Bearbeitungsmodus (oder klicken Sie in die Eingabezeile), drücken Sie [F9] und dann wieder [Eingabe]. Auch auf diesem Weg nageln Sie die Formel auf ihren fixen Wert fest.

Dieses Vorgehen funktioniert übrigens bei allen Formeln, die Sie in einen Festwert verwandeln wollen – sogar bei Teilformeln. Um nur einen Teil der Formel in einen Festwert zu überführen, wechseln Sie mit [F2] in den Bearbeitungsmodus, markieren den Formelteil, drücken [F9] und dann zweimal [Eingabe]. Beim ersten Drücken von [Eingabe] verwandelt Calc den markierten Formelteil in einen Festwert, beim zweiten schließt es die Formel ab (Abbildung 6).

Abbildung 6: Eine Teilformel lässt sich recht einfach in einen festen Wert umwandeln.

Tipp: Calc: Fünf gerade sein lassen

Sie möchten sämtliche Rechenergebnisse einer Zahlenreihe als gerade Zahlen ausweisen und suchen nun eine passende Formel, die das elegant erledigt? Kein Problem – hier kommt die Lösung. Wir nehmen an, dass sich die Zahlenwerte im Bereich A4:A15 befinden. In der Spalte B wollen Sie nun die Werte der Spalte A auf die nächstmögliche gerade Ganzzahl aufrunden. Dazu schreiben Sie in die Zelle B4 die Funktion:

=GERADE(A4)

und ziehen dann die Formel hinunter bis zur Zelle B15. Die Ergebnisse dieser Aktion sehen Sie in Abbildung 7.

Abbildung 7: Dank der richtigen Rundungsformel erhalten Sie in Calc für eine Zahlenreihe stets die passenden geraden und ungeraden Ergebnisse.

Wollen Sie nun die Ergebnisse in der Spalte D auf die nächste ungerade Zahl aufrunden, verwenden Sie stattdessen die Funktion:

=UNGERADE(A4)

Wie Sie diese am besten in eine Formel einbauen, zeigt ebenfalls Abbildung 7.

In Zeile 16 berechnet LibreOffice Calc anschließend den geraden sowie den ungeraden Mittelwert für den gesamten Bereich A4:A15:

=GERADE(MITTELWERT(A4:A15))

Die Funktion GERADE() umschließt die Funktion MITTELWERT() und liefert das gesuchte Ergebnis. Für ungerade Zahlen schreiben Sie entsprechend die Funktion UNGERADE() an den Anfang der Formel.

Tipp: Calc: Zeilen inhaltsbedingt einfärben

Als kleine Lesehilfe möchten Sie jede zweite Zeile eines Bereichs grau einfärben. Diese Formatierung soll auch dann weiter bestehen, wenn Sie die Daten neu sortieren und wenn Sie Inhalte in neue Zeilen schreiben. Füllen Sie hingegen keine weitere Zeile aus, sollen die Hintergründe weiß bleiben.

Um das zu erreichen, markieren Sie den Bereich, dessen Zeilen Sie formatieren wollen, beispielsweise den Bereich B3 bis F100. Über Format / Bedingte Formatierung / Bedingte Formatierung (Kubuntu 12.10) bzw. Format / Bedingt Formatierung (OpenSuse) erstellen Sie eine Formatvorlage. Ein Klick auf Hinzufügen legt unter Kubuntu 12.10 eine neue Bedingung 1 an, unter OpenSuse wartet die Eingabemaske bereits. Wählen Sie auf beiden Systemen Formel ist aus dem ersten Aufklappmenü und tragen Sie in die dazugehörige Eingabezeile die Bedingung

UND(REST(ZEILE();2)=1;$B3<>"")

ein. Als Zellvorlage weisen Sie entweder eine vorhandene Zellvorlage zu oder klicken auf die Schaltfläche Neue Vorlage, um eine Zellvorlage mit grauem Hintergrund zu erstellen (Abbildung 8).

Mit der hier gezeigten Formel prüfen Sie zunächst mit Hilfe der verschachtelten Funktionen UND(), REST() und ZEILE(), ob für die Zelle die folgenden Bedingungen zutreffen: Die Zeilennummer muss ohne Rest durch zwei teilbar sein, und die Zelle der Spalte B darf nicht leer sein.

Abbildung 8: Dank dieser Formatierung färbt Calc jede zweite Zeile grau ein, aber nur dann, wenn die Zeile auch Daten enthält.

Tipp: Calc: Anzeigeformate beibehalten

Geben Sie Zahlenwerte in eine Tabelle ein, sollen die Werte normalerweise so erscheinen, wie Sie diese eintippen. Calc entfernt jedoch eigenmächtig führende Nullen oder Pluszeichen (beispielsweise bei internationalen Telefonnummern). Aus 000123456789 wird dann zum Beispiel 123456789, aus +499621234567 macht es gar die Exponentialzahl 4,996E+011. Soll Calc die Zahlenwerte also nicht automatisch verhunzen, müssen Sie die Werte als Text formatieren.

Eine Textformatierung erzwingen Sie, indem Sie die Eingabe Ihres Zahlenwertes mit einem einfachen Hochkomma ( ' ) beginnen. Damit Calc eine Telefonnummer mit vorangestelltem Pluszeichen in eine Tabellenzelle einträgt, geben Sie folgendes ein:

'+499621234567

Alternativ formatieren Sie die Zellen, die Zahlen im Textformat anzeigen sollen, auch von vornherein als Text. Dazu markieren Sie den gewünschten Zellenbereich und rufen in Calc den Menüpunkt Format / Zellen auf, was Sie zum Dialogfeld Zellen formatieren befördert. Im Reiter Zahlen wählen Sie Text als Format aus. Erscheint nun ein @ als Formatcode, hat alles seine Richtigkeit und Sie beenden den Vorgang über Ok.

Der Vorteil der ersten Form des Konvertierens besteht übrigens darin, dass dieses Verfahren auch beim Kopieren und Einfügen von Werten funktioniert.

Tipp: Calc: Drei größte und kleinste Werte hervorheben

Folgende Situation: In einer Calc-Tabelle haben Sie einen stattlichen Bereich mit Werten gefüllt und möchten nun die drei größten und die drei kleinsten farblich hervorheben. Eine bedingte Formatierung mit den Funktionen MAX() und MIN() hilft hier nicht weiter, weil sie nur den größten und kleinsten Wert markiert, aber nicht die zweit- und drittgrößten beziehungsweise die zweit- und drittkleinsten Werte.

Mit den bedingten Formatierungen sind Sie dennoch auf dem richtigen Weg, aber anstelle der Funktionen MAX(Zahl 1; Zahl 2; [...]Zahl 30) und MIN(Zahl 1; Zahl 2; [...]Zahl 30) sollten Sie die unbekannteren Kandidaten KGRÖSSTE(Daten; Rang) und KKLEINSTE(Daten; Rang) verwenden. Stehen die hervorzuhebenden Werte zum Beispiel im Zellbereich C5:H100, heben Sie die drei größten und kleinsten Werte mit folgenden Schritten hervor:

  1. Sie formatieren eine beliebige Zelle in der Farbe / in dem Format, mit denen Sie die drei größten Werte hervorheben möchten.
  2. Die so markierte Zelle wählen Sie aus und rufen über Format / Formatvorlagen oder über [F11] den Formatvorlagenkatalog auf. Sie klicken hier auf Neue Vorlage aus Selektion, verpassen ihr einen Namen (im Beispiel Größte) und schon landet das erstellte Format im Katalog. Gleich danach basteln Sie eine weitere Formatvorlage mit einer anderen Farbe für die drei kleinsten Werte.
  3. Nun markieren Sie den gesamten Wertebereich – hier also C5:H100 und wählen Format / Bedingte Formatierung / Bedingte Formatierung (Kubuntu) oder Format / Bedingt Formatierung (OpenSuse).
  4. Im Drop-down-Menü unter Bedingung 1 aktivieren Sie den Eintrag Formel ist. Rechts daneben geben Sie die folgende Formel ein, welche die drei größten Werte ermittelt: =C5>=KGRÖSSTE($C$5:$H$100;3).
  5. Darunter erblicken Sie das Listenfeld Zellvorlage und wählen hier die in Schritt 2 erstellte Vorlage mit dem Namen Größte aus. Eine Vorschau auf das zugewiesene Format erscheint rechts daneben.
  6. Aktivieren Sie nun im Dialogfenster der bedingten Formatierung mit einem Häkchen die Option Bedingung 2 und wiederholen Sie einfach die Schritte 1 bis 5. Als Formelwert für die drei kleinsten Werte geben Sie einfach folgendes ein: =C5<=KKLEINSTE($C$5:$H$100;3).
  7. Nachdem Sie abschließend definiert haben, wie Calc die Bedingung hervorhebt, bestätigen Sie die Formeln zur bedingten Formatierung mit Ok.

Fertig ist die Laube. Calc kennzeichnet jetzt automatisch die drei größten und die drei kleinsten Werte. Beachten Sie bei den Formeln der bedingten Formatierung jedoch, dass Sie die Vergleichszelle als relative Adresse und den von KGRÖSSTE() beziehungsweise KKLEINSTE() durchsuchten Bereich als absolute Adresse angeben müssen. Nur so stellt Calc jede einzelne Zelle in Relation zum gesamten Wertebereich (Abbildung 9). Übrigens: Verändern Sie das zweite Argument der Funktionen, heben Sie natürlich auch die vier oder fünf größten beziehungsweise kleinsten Werte hervor.

Abbildung 9: Eine bedingte Formatierung zur Anzeige der drei größten und kleinsten Werte.

Tipp: Calc: Werktage blitzschnell einfügen

Für viele Tabellen benötigen Sie eine Datumsreihe, die ausschließlich aus Werktagen besteht, die also Samstage und Sonntage ausschließt. Mit der folgenden Technik kommen Sie besonders schnell ans Ziel.

Wählen Sie zuerst den Bereich in der Tabelle aus, den Sie mit Werten füllen wollen. Rufen Sie anschließend den Menüpunkt Bearbeiten / Ausfüllen / Reihe auf und aktivieren Sie in dem zugehörigen Dialogfenster im Abschnitt Richtung die Option Unten. Als Reihentyp wählen Sie Datum. Bei Zeiteinheit klicken Sie den gewünschten Reihentyp an, hier Wochentag.

Nun genügt es, das Startdatum bei Startwert einzutragen (etwa als 10.09.2012) und ein weiteres Datum im Bereich Endwert. Calc füllt nun die Reihe bis zu diesem Datum (ansonsten bis zum Ende des markierten Bereichs ) und errechnet sämtliche Werktage auf dem Weg. Als Inkrement (Schrittweite) tragen Sie den Wert 1 ein, damit die Reihe auch sämtliche Werktage enthält (Abbildung 10). Tragen Sie hier den Wert 2 ein, enthält die Reihe lediglich die Werktage Montag, Mittwoch und Freitag. Zum finalen Erstellen der Reihe klicken Sie auf OK. Damit diese Werte wie in der Abbildung auch als Datum erscheinen, wählen Sie unter Format / Zellen den Eintrag Datum als Kategorie und rechts daneben das oberste Format.

Abbildung 10: Mit ein paar Handgriffen fügen Sie in eine Spalte eine Datumsreihe aus Werktagen ein.

Infos

[1] Wikipedia-Eintrag zu Bindestrichen: https://de.wikipedia.org/wiki/Viertelgeviertstrich

Diesen Artikel als PDF kaufen

Express-Kauf als PDF

Umfang: 4 Heftseiten

Preis € 0,99
(inkl. 19% MwSt.)

LinuxCommunity kaufen

Einzelne Ausgabe
 
Abonnements
 

Ähnliche Artikel

Kommentare