Tipp: Calc: Anzeigeformate beibehalten

Geben Sie Zahlenwerte in eine Tabelle ein, sollen die Werte normalerweise so erscheinen, wie Sie diese eintippen. Calc entfernt jedoch eigenmächtig führende Nullen oder Pluszeichen (beispielsweise bei internationalen Telefonnummern). Aus 000123456789 wird dann zum Beispiel 123456789, aus +499621234567 macht es gar die Exponentialzahl 4,996E+011. Soll Calc die Zahlenwerte also nicht automatisch verhunzen, müssen Sie die Werte als Text formatieren.

Eine Textformatierung erzwingen Sie, indem Sie die Eingabe Ihres Zahlenwertes mit einem einfachen Hochkomma ( ' ) beginnen. Damit Calc eine Telefonnummer mit vorangestelltem Pluszeichen in eine Tabellenzelle einträgt, geben Sie folgendes ein:

'+499621234567

Alternativ formatieren Sie die Zellen, die Zahlen im Textformat anzeigen sollen, auch von vornherein als Text. Dazu markieren Sie den gewünschten Zellenbereich und rufen in Calc den Menüpunkt Format / Zellen auf, was Sie zum Dialogfeld Zellen formatieren befördert. Im Reiter Zahlen wählen Sie Text als Format aus. Erscheint nun ein @ als Formatcode, hat alles seine Richtigkeit und Sie beenden den Vorgang über Ok.

Der Vorteil der ersten Form des Konvertierens besteht übrigens darin, dass dieses Verfahren auch beim Kopieren und Einfügen von Werten funktioniert.

Tipp: Calc: Drei größte und kleinste Werte hervorheben

Folgende Situation: In einer Calc-Tabelle haben Sie einen stattlichen Bereich mit Werten gefüllt und möchten nun die drei größten und die drei kleinsten farblich hervorheben. Eine bedingte Formatierung mit den Funktionen MAX() und MIN() hilft hier nicht weiter, weil sie nur den größten und kleinsten Wert markiert, aber nicht die zweit- und drittgrößten beziehungsweise die zweit- und drittkleinsten Werte.

Mit den bedingten Formatierungen sind Sie dennoch auf dem richtigen Weg, aber anstelle der Funktionen MAX(Zahl 1; Zahl 2; [...]Zahl 30) und MIN(Zahl 1; Zahl 2; [...]Zahl 30) sollten Sie die unbekannteren Kandidaten KGRÖSSTE(Daten; Rang) und KKLEINSTE(Daten; Rang) verwenden. Stehen die hervorzuhebenden Werte zum Beispiel im Zellbereich C5:H100, heben Sie die drei größten und kleinsten Werte mit folgenden Schritten hervor:

  1. Sie formatieren eine beliebige Zelle in der Farbe / in dem Format, mit denen Sie die drei größten Werte hervorheben möchten.
  2. Die so markierte Zelle wählen Sie aus und rufen über Format / Formatvorlagen oder über [F11] den Formatvorlagenkatalog auf. Sie klicken hier auf Neue Vorlage aus Selektion, verpassen ihr einen Namen (im Beispiel Größte) und schon landet das erstellte Format im Katalog. Gleich danach basteln Sie eine weitere Formatvorlage mit einer anderen Farbe für die drei kleinsten Werte.
  3. Nun markieren Sie den gesamten Wertebereich – hier also C5:H100 und wählen Format / Bedingte Formatierung / Bedingte Formatierung (Kubuntu) oder Format / Bedingt Formatierung (OpenSuse).
  4. Im Drop-down-Menü unter Bedingung 1 aktivieren Sie den Eintrag Formel ist. Rechts daneben geben Sie die folgende Formel ein, welche die drei größten Werte ermittelt: =C5>=KGRÖSSTE($C$5:$H$100;3).
  5. Darunter erblicken Sie das Listenfeld Zellvorlage und wählen hier die in Schritt 2 erstellte Vorlage mit dem Namen Größte aus. Eine Vorschau auf das zugewiesene Format erscheint rechts daneben.
  6. Aktivieren Sie nun im Dialogfenster der bedingten Formatierung mit einem Häkchen die Option Bedingung 2 und wiederholen Sie einfach die Schritte 1 bis 5. Als Formelwert für die drei kleinsten Werte geben Sie einfach folgendes ein: =C5<=KKLEINSTE($C$5:$H$100;3).
  7. Nachdem Sie abschließend definiert haben, wie Calc die Bedingung hervorhebt, bestätigen Sie die Formeln zur bedingten Formatierung mit Ok.

Fertig ist die Laube. Calc kennzeichnet jetzt automatisch die drei größten und die drei kleinsten Werte. Beachten Sie bei den Formeln der bedingten Formatierung jedoch, dass Sie die Vergleichszelle als relative Adresse und den von KGRÖSSTE() beziehungsweise KKLEINSTE() durchsuchten Bereich als absolute Adresse angeben müssen. Nur so stellt Calc jede einzelne Zelle in Relation zum gesamten Wertebereich (Abbildung 9). Übrigens: Verändern Sie das zweite Argument der Funktionen, heben Sie natürlich auch die vier oder fünf größten beziehungsweise kleinsten Werte hervor.

Abbildung 9: Eine bedingte Formatierung zur Anzeige der drei größten und kleinsten Werte.

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