LibreOffice-Tipps

Besser arbeiten mit LibreOffice

Wie zerlegen Sie in Calc falsch eingetragene Straßennamen und Hausnummern in ihre Bestandteile? Wie verschieben Sie schnell Absätze in Writer? Die LibreOffice-Tipps erklären es.

Bevor Sie sich die Tipps zu Gemüte führen, ein kleiner Hinweis: Unter Kubuntu 11.10 funktionieren aktuell die deutschsprachigen Funktionsnamen nicht mehr. Sie müssen Ihr LibreOffice über eine externe Paketquelle auf Version 3.4.5 aktualisieren, um die hier vorgestellten Tipps erfolgreich einzusetzen. Dazu installieren Sie LibreOffice 3.4.5 aus der Paketquelle auf unserer Heft-DVD.

Tipp: Calc: Formeln teilweise berechnen

Ergibt eine Formel ein falsches Ergebnis und kommt Ihnen ein errechnetes Ergebnis verdächtig vor, greifen Sie gewöhnlich zunächst zu einer Syntaxprüfung. Kommen Sie dem Fehler jedoch auch durch diese nicht auf die Schliche, gibt es eine wenig bekannte, aber sehr effektive Methode, um Formelfehler zu entdecken.

Haben Sie die Formeleingabe bereits über [Eingabe] abgeschlossen, setzen Sie den Cursor per Doppelklick in die Zelle mit dem Ergebnis und wechseln Sie mit [F2] in den Bearbeitungsmodus. Jetzt berechnen Sie ganz gezielt nur bestimmte Formelteile und finden so heraus, an welcher Stelle sich ein Fehlerwert einschleicht und wo die Formel ein falsches Ergebnis liefert.

Dazu markieren Sie den entsprechenden Formelteil einfach und drücken anschließend [F9]. Dabei bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie den Formelteil in der Ergebniszelle oder in der Eingabezeile markieren. Calc berechnet diesen Teil und zeigt Ihnen das Ergebnis in einem Quickinfo-Fenster an, das über dem markierten Formelteil erscheint (Abbildung 1). Auf dieselbe Weise markieren Sie jederzeit weitere Teile der Formel und lassen Calc diese berechnen, indem Sie [F9] drücken.

Wichtig ist dabei aber, dass Sie den Vorgang auf jeden Fall mit [Esc] und nicht mit [Eingabe] abschließen. Andernfalls übernimmt Calc den berechneten Wert in die Formel selbst und überschreibt den markierten Formelteil mit dem errechneten Wert – was Sie nicht wollen. Und noch etwas: [Esc] müssen Sie stets zweimal drücken. Das erste Drücken beendet nur die Berechnung des markierten Formelteils, erst das zweite Drücken schließt auch den Bearbeitungsmodus!

Befinden Sie sich noch im Bearbeitungsmodus (haben Sie die Formel also noch nicht mit [Eingabe] abgeschlossen), überprüfen Sie bereits bei der Formeleingabe die Ergebnisse der eingegebenen Formelteile auf die oben beschriebene Weise. Wichtig ist auch hier, dass Sie den Prüfungsvorgang auf jeden Fall mit [Esc] abschließen und beenden.

Abbildung 1: Über einen kleinen Trick rechnen Sie die einzelnen Teile einer Formel durch und prüfen die Teilergebnisse schon im Vorfeld auf ihre Richtigkeit.

Tipp: Calc: Straßennamen und Nummern aufteilen

Befinden sich in einer importierten Adressdatei die Straßennamen und Hausnummern in derselben Zelle, stellt das meist ein Problem dar. Üblicherweise wollen Sie diese Daten in einer Datenbank speichern und diese beiden Bestandteile trennen. Befindet sich also in der Zelle A2 eine Straßenbezeichnung mitsamt Hausnummer (beispielsweise Distelweg 7), verschieben Sie den Straßennamen mit Hilfe einer einfachen Formel, die Sie in die Zelle B2 eintragen:

=LINKS(A2;FINDEN(" ";A2)-1)

Achten Sie auf das Leerzeichen zwischen den Anführungsstrichen. Die Hausnummer 7 landet hingegen in der Zelle C2 (Abbildung 2), wenn Sie dort die folgende Formel einsetzen:

=RECHTS(A2;LÄNGE(A2)-FINDEN(" ";A2))

Beide Formeln funktionieren allerdings nur, wenn auch eine Hausnummer existiert. Ohne Hausnummer erhalten Sie den Fehlerwert #Wert. Um diesen Fehler abzufangen, benutzen Sie die Funktion ISTFEHLER(Wert) in einer WENN()-Funktion. In Abbildung 2 tragen wir die so erweiterte Formel zum Extrahieren des Straßennamens aus Zelle A6 in die Zelle B6 ein:

=WENN(ISTFEHLER(LINKS(A6;FINDEN(" ";A6)-1));A6;LINKS(A6;FINDEN(" ";A6)-1)).

Um nun die Hausnummer oder eine Leerzelle ohne Fehlerwert zu erhalten, bietet sich die erweiterte Formel an, die Sie in das Feld C6 eintragen:

=WENN(ISTFEHLER(RECHTS(A6;LÄNGE(A6)-FINDEN(" ";A6)));" ";RECHTS(A6;LÄNGE(A6)-FINDEN(" ";A6)))

Selbst Hausnummern wie 22a, 33 a, 3-5 oder 3 -- 5 identifiziert diese Formel korrekt und ordnet sie richtig zu. Achten Sie auch hier wieder auf die Leerzeichen zwischen den Anführungsstrichen.

Abbildung 2: Wollen Sie Straßennamen und die dazugehörigen Hausnummern in getrennten Zellen unterbringen, setzen Sie eine entsprechende Formel ein.

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