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Besser arbeiten mit LibreOffice

LibreOffice-Tipps

29.06.2011
Die Bürosuite LibreOffice entpuppt sich immer wieder als nützlicher Helfer im Büro. Wir zeigen, welche Tricks die freie Software beherrscht.

OpenOffice heißt in den aktuell erscheinenden Linux-Distributionen LibreOffice. Die Distributionen setzen auf den von der Community unterstützten OpenOffice-Fork, aber umlernen müssen Sie deshalb nicht. Beide Bürosuiten gleichen sich bisher fast aufs Haar. Wir zeigen einige Tricks im Umgang mit den Komponenten Calc, Writer und Draw.

Tipp: Calc: Daten in verbundene Zellen

Angenommen, Sie möchten ein Kalkulationsblatt erstellen, das für jeden Tag zwei Spalten reserviert. Das Datum soll in der 1. Zeile stehen, wobei immer zwei Zellen (beispielsweise A1 und B1) verbunden sind (Abbildung 1). Die erste verbundene Zelle enthält das Datum 01.07.2011, die zweite besteht aus den Zellen C1 und D1 und soll den Eintrag 02.07.2011 enthalten.

Abbildung 1: Mit einem kleinen Trick sorgen Sie dafür, dass LibreOffice Calc auch die Daten in verbundenen Zellen automatisch einträgt.

Leider ist es mit LibreOffice Calc nicht möglich, verbundene Zellen einfach nach rechts aufzuziehen, ohne zugleich die Formatierung zu zerstören. Auch das Kopieren der Zelle A1 in die übrigen Überschriftenzellen bringt nicht den gewünschten Erfolg. Sie erhalten in allen Zellen immer den Wert der Zelle A1. Um nicht alle Zellen mühselig miteinander verbinden, formatieren und beschriften zu müssen, greifen Sie zu folgendem Trick:

  1. Verbinden Sie die Zellen A1 und B1 über den Menüeintrag Format | Zellen zusammenfassen | Zellen verbinden oder über die entsprechende Symbolschaltfläche. Formatieren Sie die verbundene Zelle nun nach Wunsch.
  2. Im nächsten Schritt kopieren Sie den Inhalt der verbundenen Zelle mit Hilfe von [Strg]+[C].
  3. Klicken Sie in die Zelle C1 und drücken Sie [Strg]+[V], um eine zweite verbundene und formatierte Zelle zu erhalten.
  4. Nun tragen Sie in die verbundene Zelle A1 das erste Datum ein: 01.07.2011
  5. In die verbundene Zelle C1 schreiben Sie die Formel =A1+TAG(2) und drücken abschließend [Eingabe].
  6. Kopieren Sie die verbundene Zelle C1 mitsamt der Formel über das Tastenkürzel [Strg]+[C].
  7. Markieren Sie nun die Zellen E1 bis BJ1 und fügen Sie über [Strg]+[V] den Inhalt der Zwischenablage in die Zellen ein. Fertig ist die optimale Überschriftenzeile für den Monat Januar inklusive sämtlicher Tage. Selbstverständlich setzen Sie auf diese Weise auch eine Überschriftenzeile mit drei oder mehr verbundenen Zellen um.

Das richtige Datum liefert die Funktion TAG(Zahl), die zum gegebenen Datum die mit dem Parameter Zahl festgelegte Tageszahl hinzu addiert. Die möglichen Werte liegen zwischen 1 und 31. Beachten Sie jedoch, dass TAG(1) als Zahl die 31 liefert. Um den nächsten Tag zu erhalten, müssen Sie als Parameter den Wert 2einsetzen.

Sollen als Spaltenüberschrift die Monate Januar bis Dezember erscheinen, tragen Sie in die verbundene Zelle A1 den Wert 01.07.2011 ein und wählen aus dem Kontextmenü, das Sie über einen Rechtsklick auf die Zelle erhalten, den Eintrag Zellen formatieren. Dann wählen Sie MMMM, um den Eintrag Juli zu erhalten. In die ebenfalls mit MMMM formatierte Verbundzelle C1 tragen Sie die Formel:

=A1+TAG(1)

oder

=A1+TAG(32)

ein und kopieren die verbundene Zelle C1 wie oben beschrieben in die Zellen E1 bis W1. In den Zellen stehen nun alle Monate des Jahres mit ihren Namen, beginnend mit dem Monat Juli.

Tipp: Calc: Ein Umschaltsymbol für den Autofilter

Arbeiten Sie in Ihren Calc-Tabellen häufig mit der Funktion Autofilter, müssen Sie diese Funktion immer wieder neu über Daten / Filter / AutoFilter ein- und ausschalten, weil es standardmäßig keine Symbolschaltfläche dafür gibt.

Dieses Manko lässt sich jedoch relativ leicht beheben. Wählen Sie Ansicht / Symbolleisten / Anpassen. In der Dialogbox Anpassen wählen Sie im Listenfeld diejenige Symbolleiste (etwa Standard ), die das Symbol erhalten soll. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen. In der nun erscheinenden Auswahlbox Befehle hinzufügen wählen Sie unter Bereich die Kategorie Daten und markieren dann rechts unterhalb von Befehle das Kommando AutoFilter. Ein Klick auf Hinzufügen verfrachtet die Schaltfläche in die anfangs ausgewählte Symbolleiste und Sie schließen das Dialogfeld.

Sie schieben nun im Reiter Symbolleisten des Dialogfensters Anpassen das Symbol mit Hilfe der beiden Pfeilschaltflächen an die gewünschte Stelle und beenden den Vorgang über einen Klick auf OK. Ab sofort wartet eine Umschaltfläche für den Autofilter auf Sie.

Tipp

Verwenden Sie in der Dialogbox Befehle hinzufügen nicht den gleichnamigen Befehl AutoFilter des Bereichs Tabelle . Dieser filtert die Datensätze nämlich lediglich nach dem Inhalt des aktuellen Datenfeldes und bleibt als AutoFilter-Schaltfläche inaktiv. Beide Befehle verwenden zwar das gleiche Symbol, aber nur das Kommando AutoFilter aus dem Bereich Daten führt zum gewünschten Erfolg.

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