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Rechnen mit OpenOffice-Calc-Funktionen

Number Crunching

Lange Kolonnen von Euro-Beträgen wollen summiert werden, eine Liste mit Prüfungsnoten wird aussagekräftiger, wenn eine Durchschnittsnote und die Verteilung der Noten sichtbar werden. Beides ist mit Calc kein Problem.

In der letzten Ausgabe haben wir die Grundfunktionen der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc vorgestellt [1] – da ging es ums Ausfüllen der Tabellenzellen, kleine Formatierungen und ganz einfache Formeln, mit denen Sie z. B. die Summe zweier Zellen berechnen können. Was für OpenOffice [2] gilt, können Sie übrigens auch direkt im neuen LibreOffice [3] nutzen: Das neue Office-Paket, das u. a. die neue OpenSuse-Version 11.4 ausliefert, hat nur einen neuen Namen (und eine andere Struktur, was Verwaltung und Entwicklung angeht), die Features sind aber die gleichen geblieben.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf Funktionen, mit denen Sie komplexere Berechnungen erledigen können. Wir fangen mit den einfachsten Funktionen zum Addieren und Mittelwertbilden an und arbeiten uns dann zu den anspruchsvolleren Aufgaben vor.

Summe und Durchschnitt

Für die folgenden Beispiele gehen wir davon aus, dass Sie ein Tabellendokument in Calc erstellt und darin die erste Spalte A mit Werten gefüllt haben.

Setzen Sie nun mit der Maus den Cursor in das leere Feld unter all den Werten und geben Sie dort zunächst =SUMME( (mit einem Gleichheitszeichen am Anfang und einer geöffneten Klammer am Ende) ein. Dann klicken Sie mit der Maus in die erste Zelle mit Inhalt, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Maus in die letzte Inhaltszelle. Jetzt ist der ganze Wertebereich markiert. Lassen Sie die Maus los, landet in der aktuellen Zelle hinter =SUMME( ein Ausdruck der Form A1:A20 – geben Sie noch eine schließende Klammer ein, so dass in der Zelle nun =SUMME(A1:A20) steht. Drücken Sie die Eingabetaste, verschwindet diese Formel, und stattdessen erscheint dort die Summe der vorher ausgewählten Werte.

Das geht sogar noch einfacher, denn Calc ist auf das Berechnen von Summen als häufigste Anwendung vorbereitet: Löschen Sie die Summenzelle wieder, indem Sie dort hinein klicken und [Rückschritt] drücken. Platzieren Sie den Cursor erneut in dieser Zelle und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon mit dem griechischen Sigma – das ist in der Mathematik das Standardsymbol für Summenberechnungen. Das Ergebnis ist dasselbe: In der Zelle unter der Wertespalte erscheint die Summe.

Der Trick mit dem Summen-Icon funktioniert allerdings nicht, wenn sich eine leere Zelle im aufzuaddierenden Bereich befindet; dann geht die Summe nur bis zur letzten Zelle vor diesem leeren Feld. Wollen Sie über einen derart unterbrochenen Bereich summieren, können Sie trotzdem das Summensymbol verwenden: Markieren Sie dann zunächst mit der Maus den ganzen Bereich und klicken Sie dann auf das Icon – dann erscheint wieder unter den Werten die Summe.

Außer der Summe ist oft auch der Mittelwert interessant. Um diesen für eine ganze Spalte zu berechnen, gehen Sie wie oben für die Summe beschrieben vor, verwenden aber als Berechnungsfunktion nicht SUMME(), sondern MITTELWERT(). Beachten Sie hier, dass diese Funktion zwischen leeren Zellen und solchen, in denen der Wert 0 steht, unterscheidet: Der Mittelwert von 2, 0 und 4 ist (2+0+4)/3 = 2, während der Mittelwert von 2 und 4 und einer leeren Zelle als (2+4)/2 = 3 berechnet wird (Abbildung 1).

Abbildung 1: Mittelwerte berücksichtigen leere Zellen nicht. Es ist also nicht egal, ob eine Zelle leer ist oder den Wert 0 enthält.

Wollen Sie bei der Durchschnittsbildung leere Zellen als 0 interpretieren, berechnen Sie stattdessen die Summe und Teilen durch die Anzahl der Zellen; die passende Formel für das Beispiel wäre dann =SUMME(C2:C4) / 3.

Achten Sie bei der Formeleingabe immer darauf, dass am Anfang ein Gleichheitszeichen steht – wenn Sie dieses Zeichen weglassen, interpretiert Calc den eingebenen Text nicht als Formel, sondern zeigt ihn als normalen Text an.

Klausurnoten

Wir wollen nun ein komplexeres Beispiel betrachten. Das Szenario dafür ist eine Klausur, die zehn Schüler oder Studenten geschrieben haben; es gab vier Aufgaben, und die Tabelle soll die erreichten Punkte aller Klausurteilnehmer in allen Aufgaben, die Gesamtpunkte absolut und in Prozent sowie die vergebenen Noten enthalten. Um die Berechnung übersichtlich zu halten, werden nur die einfachen Schulnoten von 1 (sehr gut) bis 5 (mangelhaft) vergeben; es gibt keine Zwischennoten (1,3 etc.) und keine 6.

Der Bewertungsschlüssel soll für dieses Beispiel so gestaltet sein, dass der Prüfling ab 90% der erreichten Punkte eine 1 erhält, ab 80% eine 2, ab 65% eine 3 und ab 50% eine 4, bei weniger als 50% eine 5.

Das Ergebnis, auf das wir zusteuern, ist die in Abbildung 2 dargestellte Notentabelle.

Abbildung 2: Das ist das Ziel: Die Tabelle berechnet aus den eingegebenen Punkten in den Teilaufgaben automatisch die Gesamtpunkte und die Note.

In einem ersten Schritt geben Sie die Namen der Teilnehmer und die erreichten Punkte in den Aufgaben ein – also alles, was in den Zellen zwischen A1 und E13 steht. Tragen Sie in Zeile 15 außerdem die maximal erreichbaren Punkte für jede Aufgabe ein.

Anschließend berechnen Sie für jeden Prüfling die Gesamtpunkte. Die Summenformel erzeugen Sie dabei nur einmal für den ersten Schüler (im Beispiel Anton); klicken Sie in Zelle F4 und dann auf das Summen-Icon in der Symbolleiste: Calc schlägt dann automatisch die korrekte Formel =SUMME(B4:E4) vor. Um diese Formel automatisch für alle anderen Teilnehmer zu übernehmen, klicken Sie in die Zelle mit der Summe. Die schwarze Umrandung (welche die ausgewählte Zelle hervorhebt) hat am unteren rechten Rand ein kleines schwarzes Quadrat. Fassen Sie es mit der Maus an und ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste den Mauszeiger bis in die letzte Summenzelle (F13). Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheinen automatisch die korrekten Summen: Calc vermutet ganz richtig beim Kopieren einer Formel, dass Sie nicht in jeder Zelle denselben Wert (die Summe aus Zeile 4) sehen möchten, sondern die jeweiligen Zeileninhalte aufsummieren wollen. Die Summe der Maximalpunkte (F15) erstellen Sie auf gewohntem Weg (Klick in die Zelle und auf das Summen-Icon).

Im Beispiel haben wir auch halbe Punkte vergeben, dadurch wirken die Punktlisten etwas unordentlich, weil z. B. "8" und "8,5" nicht einheitlich ausgerichtet sind. Das Problem ist schnell behoben, indem alle Zahlen einheitlich mit einer Nachkommastelle (also "8" als "8,0") erscheinen. Markieren Sie dazu die Zellen mit Punktwerten (B4--F15) und klicken Sie mit rechts in eine der markierten Zellen. Aus dem Kontextmenü wählen Sie dann Zellen formatieren. Auf dem Reiter Zahlen wählen Sie unter Kategorie zunächst die Zahl und dann rechts daneben die Variante -1234,1 – das steht für Zahlen mit einer Nachkommastelle. Unten links im Feld Format-Code erscheint dann der Eintrag 0,0. Möchten Sie eine nicht vorgesehene Variante (wie etwa drei Nachkommastellen) erreichen, geben Sie dort direkt z. B. 0,000 ein.

Weiter geht es mit der Umrechung in Prozentwerte: Um eine Gesamtpunktzahl in Prozente umzurechnen, müssen Sie diesen Wert durch die maximal erreichbaren Punkte teilen – die stehen in der Zelle F15. Für den ersten Eintrag (von Anton) gehört darum in Zelle G4 die Formel =F4/F15 – das würde funktionieren, die übrigen Einträge in der Spalte müssten dann =F5/F15, =F6/F15 usw. lauten. Wenn Sie so vorgehen, funktioniert aber das automatische Kopieren der Formel nicht; Calc würde dann in weiter unten liegen Zellen auch F15 anpassen und nach unten schieben, also durch F16, F17 usw. teilen, was falsch ist. Sie können in der Formel aber angeben, dass F15 eine feste Adresse ist, die sich nicht verschieben soll: Dazu schreiben Sie $F$15 statt F15, setzen also jeweils ein Dollar-Zeichen vor die Zeilen- und Spaltenangaben.

Haben Sie in Zelle G4 die nun gefundene Formel =F4/$F$15 eingetragen, können Sie diese Zelle mit dem weiter oben beschriebenen Trick automatisch in die Zellen G5 bis G13 kopieren. Allerdings sehen Sie noch keine Prozentwerte, sondern Dezimalzahlen, die kleiner als 1 sind (etwa: 0,921). Das liegt daran, dass die Zellen noch als normale Zahlen formatiert sind. Markieren Sie darum die Zellen G4--G13, rufen Sie über das Kontextmenü wieder Zellen formatieren auf und wählen Sie diesmal unter Kategorie den Eintrag Prozent. Varianten ganz ohne und mit zwei Nachkommastellen gibt es bereits; wählen Sie z. B. die Variante -12,95% aus, erscheint unten der Format-Code 0,00%. Wenn Sie daraus noch eine der beiden Nullen hinter dem Komma entfernen, erreichen Sie die Darstellung aus Abbildung 2 mit nur einer Nachkommastelle (Abbildung 3).

Abbildung 3: Prozente …

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