Besser arbeiten mit OpenOffice

OpenOffice-Tipps

05.01.2011
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Tipp: Calc: Laufende Summen berechnen

In der Spalte D soll Calc automatisch neben jeder neuen Eingabe von Ihnen die bis dahin erreichte Summe ausweisen, also die laufende Summe. Die zu addierenden Zellen befinden sich in der Spalte C und beginnen ab Zeile 2. Um das Problem zu lösen, schreiben Sie in die erste Summenzelle D2 folgende Formel und drücken [Eingabe]:

=SUMME($C$2:$C2)

Markieren Sie die Zelle mit der linken Maustaste und kopieren Sie die Formel mit Hilfe des Aufziehkästchens in die darunter liegenden Zellen. Dazu ziehen Sie mit der gedrückten linken Maustaste an dem Quadrat, das rechts unten am schwarzen Rahmen klebt, der die Zelle umgibt. Wie Sie sehen, weist Calc nun neben jeder neuen Eingabe die bis dahin erreichte Summe aus.

Die Formel hat jedoch den Nachteil, dass auch Zeilen, die noch keine Inhalte enthalten, die zuletzt berechnete Summe anzeigen. Mit einer WENN()-Funktion, die bei einer fehlenden Eingabe das Berechnen der Summe unterdrückt, vermeiden Sie dies. Die modifizierte Funktion lautet:

=WENN(C2="";"";SUMME($C$2:$C2)

Maßgeblich bei der eingesetzten Summenfunktion sind die richtigen Zellbezüge. Durch die Verwendung absoluter und relativer Zellbezüge machen Sie die Formel variabel und somit in der ganzen Spalte anwendbar. Die umschließende WENN()-Funktion zeigt in der Formelzelle "nichts" an, wenn sie in der dazugehörigen Betragszelle keinen Eintrag vorfindet.

Abbildung 1: Mit ein paar Handgriffen rechnet Ihnen Calc die laufende Summe aus. Geben Sie in Spalte C einen neuen Wert ein, erscheint die Zwischensumme in Spalte D.

Tipp: Calc: Lesbare und leicht verständliche Formeln

Nicht immer sind Formeln mit abstrakten Zellbezügen intuitiv zu verstehen und nachzuvollziehen. Die Formel =B1+B2 sagt einem Dritten zunächst nicht viel. Steht in der Formelzelle aber der Ausdruck: =Warenwert+Mehrwertsteuer, weiß jeder Benutzer der Tabelle sofort, was Calc gerade berechnet: den Bruttowert einer Ware.

Um diese Klarheit zu erreichen, müssen Sie für die Spalten und Zeilen innerhalb der Tabelle Namen vergeben. Das tun die meisten Nutzer ohnehin, denn über den Spalten oder vor den Zeilen schreiben sie häufig erläuternde Texte. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass diese Erläuterungen keine Leerzeichen enthalten, sonst kommt es zu Fehlern. Am besten verwenden Sie bei mehrteiligen Begriffen immer den Unterstrich, beispielsweise Umsatz_2009 anstelle von Umsatz 2009.

Erstellen Sie die Ausgangstabelle für die "sprechenden Formeln" so, wie es Abbildung 2 zeigt. In der Spalte A finden Sie jeweils die Zeilenbeschriftungen. In der Zelle B2 steht beispielsweise der Nettowarenwert, der im Beispiel bei 1299,00 ¤ liegt. Die Zelle B3 beinhaltet, auf Grundlage des in der Zelle B6 hinterlegten Mehrwertsteuersatzes, die Mehrwertsteuer. Die Formel zu ihrer Errechnung dazu lautet in Calc schlicht =B2*B6. In Zelle B4 errechnet Calc den Bruttowarenwert, indem es die Formel =B2+B3 verwendet.

Abbildung 2: Die Ausgangstabelle muss Beschriftungen enthalten, damit die daraus generierten Formeln aus selbsterklärenden Ausdrücken bestehen.

Den Werten der Spalte B wollen Sie nun die Namen der Zeilenbeschriftung in Spalte A zuweisen, so dass beispielsweise die Zelle B2 den Namen Nettopreis trägt. Um alle Zellen des Spaltenbereichs zu benennen, markieren Sie den Bereich A1 bis B4 (Bezeichnungs- und Betragsspalte) und rufen den Menüeintrag Einfügen / Namen / Übernehmen auf. Dann erscheint die Dialogbox Namen erzeugen.

Calc erkennt die Zeilenbeschriftungen automatisch und schlägt vor, diese zu übernehmen. Setzen Sie ein Kreuzchen bei Linker Spalte, entfernen Sie das bei Oberer Spalte und bestätigen Sie die Konfiguration über OK. Die Dialogbox verschwindet und Sie landen wieder bei der scheinbar unveränderten Tabelle. Wählen Sie nun jedoch eine der benannten Zellen im Bereich B1 bis B4 aus, zeigt Calc im Aufklappmenü Namenfeld links in der Rechenleiste die ausgesuchte Bezeichnung an (Abbildung 3). Öffnen Sie die Liste, sehen Sie sämtliche vergebenen Namen.

Abbildung 3: Klappen Sie das "Namenfeld" in der Rechenleiste auf, erscheinen sämtliche in der Tabellenbeschriftung verwendeten Namen.

Sie können auch jeder einzelnen Zelle einen Namen zuweisen. So vergeben Sie beispielsweise für den Umsatzsteuersatz in der Zelle B6 den Namen MWSt_Satz. Dazu aktivieren Sie die Zelle B6 und drücken [Strg]+[F3] oder rufen den Menüeintrag Einfügen / Namen / Festlegen auf, was die Dialogbox Namen festlegen auf den Plan ruft (Abbildung 4).

Abbildung 4: Die Dialogbox "Namen festlegen" listet die bereits vergebenen Namen auf und lässt Sie neue hinzufügen.

Im zentralen Bereich listet diese alle bereits vergebenen Namen auf. Im darüber liegenden Eingabefeld blinkt die Schreibmarke zur Erfassung eines neuen Bezugsnamens. Schreiben Sie MWSt_Satz und klicken Sie auf Hinzufügen. Der neue Name reiht sich nun ebenfalls in der Liste ein.

In der Zeile Zugeordnet zu zeigt Ihnen Calc, an welche Zelle es den Namen vergibt. Hier ändern Sie die Bezüge jederzeit oder versehen weitere Zellen mit Namen. Mit einem Klick auf OK schließen Sie das Dialogfeld.

Mit den vergebenen Namen können Sie nun rechnen. Klicken Sie zum Beispiel in die Zelle B3, geben Sie als Formel =Nettopreis*MWSt_Satz ein und drücken Sie [Eingabe]. Diese Formel errechnet denselben Wert, den auch eine Multiplikation der Zellen B2 und B6 ergeben würde.

In B4 tragen Sie als Formel =Nettopreis+Umsatzsteuer ein. In der Eingabezeile steht die Formel als allgemeinverständlicher Text und im Namenfeld von Calcs Rechenleiste steht, was Sie da eigentlich berechnen – so wirkt das Ganze übersichtlicher und verständlicher.

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